This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'FOI request for contract regarding CMO039650'.














link to page 7  
ATTACHMENT A 
Relevant Legislation 
Section 45 - Document containing material obtained in confidence 
(1)  A document is an exempt document if its disclosure under this Act would found an action, by a 
person (other than an agency, the Commonwealth or Norfolk Island), for breach of confidence. 
(2)  Subsection (1) does not apply to a document to which subsection 47C(1) (deliberative 
processes) applies (or would apply, but for subsection 47C(2) or (3)), that is prepared by a 
Minister, a member of the staff of a Minister, or an officer or employee of an agency, in the 
course of his or her duties, or by a prescribed authority or Norfolk Island authority in the 
performance of its functions, for purposes relating to the affairs of an agency or a Department 
of State unless the disclosure of the document would constitute a breach of confidence owed 
to a person or body other than: 
(a)  a person in the capacity of Minister, member of the staff of a Minister or officer of an 
agency; or 
(b)  an agency, the Commonwealth or Norfolk Island. 
Section 47 - Document disclosing trade secrets or commercial y valuable information 
(1)  A document is an exempt document if its disclosure under this Act would disclose: 
(a)  trade secrets; or 
(b)  any other information having a commercial value that would be, or could reasonably be 
expected to be, destroyed or diminished if the information were disclosed. 
(2)  Subsection (1) does not have effect in relation to a request by a person for access to a 
document: 
(a)  by reason only of the inclusion in the document of information concerning that person 
in respect of his or her business or professional affairs; or 
(b)  by reason only of the inclusion in the document of information concerning the business, 
commercial or financial affairs of an undertaking where the person making the request 
is the proprietor of the undertaking or a person acting on behalf of the proprietor; or 
(c) 
by reason only of the inclusion in the document of information concerning the business, 
commercial or financial affairs of an organisation where the person making the request 
is the organisation or a person acting on behalf of the organisation. 
(3)  A reference in this section to an undertaking includes a reference to an undertaking that is 
carried on by, or by an authority of, the Commonwealth, Norfolk Island or a State or by a local 
government authority. 
Section 47E - Public interest conditional exemptions—certain operations of agencies 
A document is conditional y exempt if its disclosure under this Act would, or could reasonably be 
expected to, do any of the fol owing: 
(a)  prejudice the effectiveness of procedures or methods for the conduct of tests, 
examinations or audits by an agency; 
(b)  prejudice the attainment of the objects of particular tests, examinations or audits 
conducted or to be conducted by an agency; 
(c) 
have a substantial adverse effect on the management or assessment of personnel by the 
Commonwealth, by Norfolk Island or by an agency; 
(d)  have a substantial adverse effect on the proper and efficient conduct of the operations 
of an agency. 
A1 

link to page 7  
Section 47F - Public interest conditional exemptions—personal privacy 
(1)  A document is conditional y exempt if its disclosure under this Act would involve the 
unreasonable disclosure of personal information about any person (including a deceased 
person). 
(2)  In determining whether the disclosure of the document would involve the unreasonable 
disclosure of personal information, an agency or Minister must have regard to the fol owing 
matters: 
(a)  the extent to which the information is wel  known; 
(b)  whether the person to whom the information relates is known to be (or to have been) 
associated with the matters dealt with in the document; 
(c) 
the availability of the information from publicly accessible sources; 
(d)  any other matters that the agency or Minister considers relevant. 
(3)  Subject to subsection (5), subsection (1) does not have effect in relation to a request by a 
person for access to a document by reason only of the inclusion in the document of matter 
relating to that person. 
… 
11B - Public interest exemptions—factors 
(1)  This section applies for the purposes of working out whether access to a conditional y exempt 
document would, on balance, be contrary to the public interest under subsection 11A(5). 
(2)  This section does not limit subsection 11A(5). 
Factors favouring access 
(3)  Factors favouring access to the document in the public interest include whether access to the 
document would do any of the fol owing: 
(a)  promote the objects of this Act (including al  the matters set out in sections 3 and 3A); 
(b)  inform debate on a matter of public importance; 
(c) 
promote effective oversight of public expenditure; 
(d)  allow a person to access his or her own personal information. 
Irrelevant factors 
(4)  The fol owing factors must not be taken into account in deciding whether access to the 
document would, on balance, be contrary to the public interest: 
(a)  access to the document could result in embarrassment to the Commonwealth 
Government, or cause a loss of confidence in the Commonwealth Government; 
(aa)  access to the document could result in embarrassment to the Government of Norfolk 
Island or cause a loss of confidence in the Government of Norfolk Island; 
(b)  access to the document could result in any person misinterpreting or misunderstanding 
the document; 
(c) 
the author of the document was (or is) of high seniority in the agency to which the 
request for access to the document was made; 
(d)  access to the document could result in confusion or unnecessary debate. 
Guidelines 
(5)  In working out whether access to the document would, on balance, be contrary to the public 
interest, an agency or Minister must have regard to any guidelines issued by the Information 
Commissioner for the purposes of this subsection under section 93A. 
A2 

link to page 9

 
ATTACHMENT B 
 
 
 
 
FOI fact sheet 12 
 
 
 
 
Freedom of information – Your review rights 
 
April 2011 
If you disagree with the decision of an Australian Government agency or minister under the Freedom of 
Information Act 1982 (the FOI Act), you can ask for the decision to be reviewed. You may want to seek 
review if you sought certain document and were not given ful  access, if someone is to be granted access to 
information that is about you, if the agency has informed you that it wil  impose a charge for processing 
your request or if your application to have your personal information amended was not accepted. There 
are two ways you can ask for review of a decision: internal review by the agency, and external review by 
the Australian Information Commissioner. 
Internal review 
or would not address your concerns (for example, 
if you were not consulted about a document 
If an agency makes an FOI decision that you 
that contains your personal information before it 
disagree with, you can ask the agency to review 
was released). For more information see FOI fact 
its decision. The review wil  be carried out by a 
sheet 13 – Freedom of information: How to make 
different agency officer, usually someone at a more 
a complaint. 
senior level. There is no charge for internal review. 
Do I have to go through the agency’s internal 
You must apply within 30 days of being notified 
review process first? 
of the decision, unless the agency extended the 
No. You may apply directly to the Information 
application time. You should contact the agency if 
Commissioner. However, going through the 
you wish to seek an extension. The agency must 
agency’s internal review process gives the 
make a review decision within 30 days. If it does 
agency the opportunity to reconsider its initial 
not do so, its original decision is considered to be 
decision, and your needs may be met more 
affirmed. 
quickly without undergoing an external review 
Internal review is not available if a minister or  
process. 
the chief officer of the agency made the decision 
Do I have to pay? 
personal y. 
No. The Information Commissioner’s review is 
Review by the Information Commissioner 
free. 
The Information Commissioner is an independent 
How do I apply? 
office holder who can review the  decisions of 
You must apply in writing and you can lodge your 
agencies and ministers under the FOI Act. 
application in one of the fol owing ways: 
Is a review the same as a complaint? 
online:   www.oaic.gov.au 
No. The Information Commissioner also investigates 
post:   
GPO Box 2999, Canberra ACT 2601 
complaints about agency actions under the FOI Act. 
However, if you are complaining that an agency 
fax:   
+61 2 9284 9666 
decision is wrong, it wil  be treated as an application 
for a review. Your matter wil  be treated as a 
email: 
xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx 
complaint when a review would not be practical 
in person:  Level 3, 
175 Pitt Street  
Sydney NSW 2000 
FOI Fact Sheet 12 – Freedom of information: Your review rights 
B1 
 

link to page 9
 
An application form is available on the website at 
Can I withdraw my application? 
www.oaic.gov.au. Your application should include 
a copy of the notice of the decision that you are 
Yes. An application can be withdrawn at any time 
objecting to (if one was provided), and your 
before the Information Commissioner makes a 
contact details. You should also set out why you are 
decision. 
objecting to the decision. 
What happens in the review process? 
Can I get help in completing the application? 
The review process is designed to be as informal 
Yes. The Information Commissioner’s staff are 
as possible. The Information Commissioner 
 
available to help you with your application if 
may contact you or any of the other parties to 
anything is unclear. 
clarify matters and seek more information. The 
Information Commissioner may also ask the agency 
When do I have to apply? 
or minister to provide reasons for their decision if 
If you are objecting to a decision to refuse access 
the reasons given were inadequate. 
to document, impose a charge or refuse to amend a 
Most reviews wil  be made on the basis of the 
document, you must apply to the Information 
submissions and papers provided by the parties. 
Commissioner within 60 days of being given notice 
Sometimes the Information Commissioner may 
of the decision. If you are objecting to a decision 
decide to hold a hearing if one of the parties 
to grant access to another person, you must apply 
applies. Parties may participate in a hearing by 
within 30 days of being notified of that decision. 
telephone. If confidential matters are raised, the 
You can ask the Information Commissioner for an 
hearing may be held partly or whol y in private. 
extension of time to apply, and this may be granted 
Wil  there be other parties to the review? 
if the Information Commissioner considers it is 
reasonable in the circumstances. 
There may be. The Information Commissioner 
can join other parties who are affected by the 
Who wil  conduct the review? 
application. For example, if you are objecting to 
Staff of the Information Commissioner wil  conduct 
someone else being granted access to information 
the review. Only the Information Commissioner, the 
that concerns you, that person may be joined in 
FOI Commissioner or the Privacy Commissioner can 
the review. 
make a decision at the end of the review. 
Can someone else represent me? 
Does the Information Commissioner have to 
Yes, including a lawyer. However, the Information 
review my matter? 
Commissioner prefers the process to be as informal 
No. The Information Commissioner may decide 
and cost-effective as possible and does not 
not to review an application that is frivolous, 
encourage legal representation. 
misconceived or lacking in substance, or if you fail 
Wil  the Information Commissioner look at al  
to cooperate with the process or cannot be contacted 
document, including ones that are claimed to be 
after reasonable attempts. You cannot appeal 
exempt? 
against that decision. 
Yes. The Information Commissioner’s review is a 
Alternatively the Information Commissioner may 
fresh decision, so all the relevant material must be 
decide that the Administrative Appeals Tribunal 
examined, including document that the agency or 
(AAT) would be better placed to review the matter, 
minister has declined to release. Developments that 
and if so, will advise you of the procedure for 
have occurred since the original decision may also 
applying to the AAT. This wil  not be common. 
be considered. 
FOI Fact Sheet 12 – Freedom of information: Your review rights 
B2 

link to page 9
 
What powers does the Information Commissioner 
What can I do if I disagree with the Information 
have? 
Commissioner’s review decision? 
While the review process is designed to be 
You can appeal to the AAT. The Information 
informal, the Information Commissioner has formal 
Commissioner wil  not be a party to those 
powers to require anyone to produce information 
proceedings. The fee for lodging an AAT application 
or document, to compel anyone to attend to 
is $777 (at November 2010), although there are 
answer questions and to take an oath or 
exemptions for health care and pension concession 
affirmation that their answers wil  be true. 
card holders and the AAT can waive the fee on 
financial hardship grounds. 
An agency or minister can also be ordered to 
undertake further searches for document. 
FOI applications made before 1 November 
What decisions can the Information Commissioner 
2010 
make? 
The Information Commissioner can only review an 
After reviewing a decision, the Information 
agency’s or minister’s FOI decision if you made your 
Commissioner must do one of three things: 
FOI request on or after 1 November 2010. If you 
  set the decision aside and make a fresh decision 
made your FOI request before 1 November, even if 
  affirm the decision, or  
the decision was made after that date, the review 
  vary the decision. 
process is different. 
The Information Commissioner wil  give reasons for 
You must first ask the agency for internal review of 
the decision. 
the decision. You may then appeal to the AAT if you 
are not satisfied with the decision. 
Wil  the decision be made public? 
Yes. The Information Commissioner wil  publish 
The information provided in this fact sheet is of a 
decisions on the website. Exempt material (that is, 
general nature. It is not a substitute for legal advice. 
material that is not released) wil  not be included. 
 
Nor wil  the name of the review applicant, unless 
that person requests otherwise or there is a special 
For further information 
reason to publish it. 
telephone: 1300 363 992  
email: xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx 
write: GPO Box 2999, Canberra ACT 2601 
or visit our website at www.oaic.gov.au 
FOI Fact Sheet 12 – Freedom of information: Your review rights 
B3 
 

link to page 12

 
ATTACHMENT C 
 
 
 
 
FOI fact sheet 13 
 
 
 
Freedom of information – How to make a complaint 
October 2010 
You may complain to the Australian Information Commissioner if you have concerns  
about how an Australian Government agency handled a request for document under  
the  Freedom of Information Act 1982  (the FOI Act) or took any other action under that 
Act. If you are unhappy with the agency’s decision about giving or refusing access to 
document, you should ask for the decision to be reviewed, which is a separate process. 
 
 
Disagree with an FOI decision? 
If the Information Commissioner decides to 
If you disagree with an agency’s or minister’s 
investigate your complaint, the agency you have 
decision on your request under the FOI Act, you 
complained about wil  be notified in writing of 
have the right to have the decision reviewed. 
the complaint. The Information Commissioner 
You can ask an agency to review its decision 
conducts investigations of complaints in private. 
internal y. You also have the right to ask the 
Information Commissioner to review an agency’s 
Who can make a complaint? 
or minister’s decision. See FOI Fact Sheet 12 
Any person can make a complaint about the 
Freedom of information –  Your review rights 
actions of an agency in relation to an FOI activity. 
for more information about the review process. 
You do not need to have requested document 
If you are concerned about the way an agency 
under the FOI Act. 
has handled your matter, you can complain to the 
Information Commissioner. 
When should I make a complaint? 
You can complain to the Information 
What are the powers of the Information 
Commissioner at any time. If your complaint 
Commissioner? 
relates to an FOI request you can make the 
The Information Commissioner can investigate 
complaint at any stage of the process. 
a complaint about how an agency handled  
Before making a complaint to the Information 
an FOI request, or other actions the agency 
Commissioner, you should contact the agency 
took under the FOI Act. The Information 
directly to try to resolve your concerns. The 
Commissioner cannot investigate a complaint 
Information Commissioner may decide not to 
about a minister. 
investigate your complaint if you have not raised 
In conducting the investigation the Information 
your concerns first with the  agency or you have 
Commissioner has the power to: 
not given the agency a reasonable opportunity 
to deal with your complaint. 
•  make inquiries of an agency 
•  obtain information from any person 
•  take possession of, or inspect, any relevant 
document. 
FOI Fact Sheet 13 – How to make a complaint 
C1 

link to page 12
 
How do I make a complaint? 
Can the Information Commissioner decide not to 
investigate my complaint? 
Your complaint must be in writing and must 
Yes. The Information Commissioner may decide 
specify the agency you are complaining about. 
not to investigate, or may discontinue an 
You can send your complaint to us using  
investigation, if: 
the details at the end of this fact sheet. A 
complaint form is also available on our website 
•  your complaint does not concern an agency’s 
at www.oaic.gov.au. 
action under the FOI Act 
If you need help we can assist you. You can 
•  it is more appropriate for you to complain 
contact us on 1300 363 992 or by email 
to another body (such as the agency or the 
to xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx. 
Commonwealth Ombudsman) 
What information do I need to put in the 
•  it is more appropriate for you to ask for the 
complaint? 
decision to be reviewed 
To help the Information Commissioner give  
•  the agency you complained about has dealt 
the best consideration to your complaint, 
 
with your complaint, or is in the process of 
please provide as much relevant information 
dealing with it 
as possible. Be clear about the issues in your 
complaint and what action or outcome you  
•  your complaint is frivolous, lacking in 
would like to see as a result. 
substance or not made in good faith 
Is there a fee for making a complaint? 
•  you do not have sufficient interest in the 
matter. 
No. There are no costs involved in making a 
complaint to the Information Commissioner. 
If the Information Commissioner decides not to 
investigate or discontinues an investigation, the 
What will happen to my complaint? 
Commissioner wil  notify you and the agency of 
the reasons for this in writing. 
An officer of the Information Commissioner wil  
contact you to discuss your complaint and you 
How will my complaint be resolved? 
wil  be kept informed of the progress of your 
complaint along the way. 
In some cases the Information Commissioner’s 
investigation and intervention may result 
 
Before deciding whether to investigate your 
in the agency addressing the issues that 
 
complaint the Information Commissioner may 
you have complained about. In other cases  
make preliminary inquiries of the agency you 
the Information Commissioner may make 
have complained about. 
suggestions or recommendations that the 
 
If the Information Commissioner decides to 
agency should implement. You and the agency 
investigate your complaint, the Commissioner 
wil  be notified in writing of the outcome of the 
wil  write to the agency and request information 
investigation. 
to assist with the investigation. 
FOI Fact Sheet 13 – How to make a complaint 
C2 

link to page 12



 
If an agency fails to take adequate 
The Information Commissioner can also transfer 
and appropriate action to implement 
 
to the Ombudsman a complaint that could more 
any recommendations, the Information 
appropriately be investigated by the 
Commissioner may issue a formal  Ombudsman. This could occur where the FOI 
implementation notice. This notice requires 
 
complaint is only one part of a wider grievance 
the agency to explain what action it will take 
about an agency’s actions. It is unlikely that this 
to implement the recommendations. The 
will be common. You will be notified in writing if 
Information Commissioner may also provide a 
your complaint is transferred. 
written report to the minister responsible for 
 
the agency, and the report wil  be tabled  in 
Parliament. 
The information provided in this fact sheet is of a 
general nature. It is not a substitute for legal advice. 
Your name wil  not be included in the report 
 
unless there is a special reason and you were 
first consulted. 
For further information 
Investigation by the Ombudsman 
telephone: 1300 363 992 
The Commonwealth Ombudsman can also 
email: xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx 
investigate complaints about action taken by 
write: GPO Box 2999, Canberra ACT 2601 
agencies under the FOI Act. However, if the issue 
or visit our website at 
complained about either could be or has been 
www.oaic.gov.au 
investigated by the Information Commissioner, 
the Ombudsman wil  consult the Information 
Commissioner to avoid the same matter being 
investigated twice. If the Ombudsman decides 
not to investigate, the complaint and al  
 
relevant document must be transferred to the 
Information Commissioner. 
FOI Fact Sheet 13 – How to make a complaint 
C3 

Document Outline