Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'FOI request - documents'.

OFFICIAL 
 
Our ref: FOI-2025-80098 
24 September 2025 
Robert 
By email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx   
 
Dear Robert 
Freedom of Information request - Access decision 
1.  I refer to your request of 8 August 2025 to this Office under the Freedom of 
Information Act 1982 (FOI Act) for access to documents in the fol owing terms: 
Under the FOI Act 1982 (Cth), I request access to Penny McKay's notification of 
resignation, and any other documents setting out her reasons for resignation. 
2.  On 3 September 2025, our Office emailed you to advise that in accordance with s 
27A of the FOI Act, we identified the need to consult a third party on the basis that 
the document/s sought in your request contained personal information and we 
believed the individual may wish to contend that the requested documents are 
exempt for reasons of personal privacy.  
3.  In our email we advised that the period for processing your FOI request would be 
extended by 30 days to al ow for our Office to consult with an individual in 
accordance with s 15(6) of the FOI Act.  
Decision  
4.  This letter constitutes notice of my decision on your request for access. I am 
authorised to make decisions on behalf of our Office under section 23 of the FOI Act.  
5.  When processing an FOI request, an agency is required to ensure that al  
reasonable steps have been taken to find documents within the scope of the FOI 
request in accordance with section 24A of the FOI Act. 
Helping people, improving government 
Page 1 of 9 
1300 362 072     ombudsman.gov.au      GPO Box 442, Canberra ACT 2601 
OFFICIAL 
 
6.  Searches have been undertaken of our record management systems, using key 
words for any documents this Office may hold, that would fal  within the scope of 
your request. I have also undertaken consultation with staff within the Office with 
knowledge relating to the subject matter of your request, who would be best placed 
to identify where documents responsive to your request may be located to conduct 
searches. 
7.  Our office has identified 1 document relevant to your request. I have decided to 
grant access to this document in part. 
8.  A schedule setting out the relevant document is at Attachment A. 
Material taken into account  
9.  In making my decision I had regard to the fol owing: 
•  the terms of your request 
•  relevant provisions of the FOI Act 
•  internal consultation within the Office 
•  external consultation  
•  Guidelines issued by the Australian Information Commissioner under section 
93A of the FOI Act, available at www.oaic.gov.au (FOI Guidelines); and 
•  relevant case law and decisions. 
Reasons for decision 
 
Conditional Exemption – Personal Privacy – Section 47F 
10.  Section 47F of the FOI Act conditional y exempts a document where ‘its disclosure 
would involve the unreasonable disclosure of personal information about any 
person.’ I must give access unless access would, on balance, be contrary to the 
public interest (s 11A(5)). 
11.  Personal information’ is defined in section 4 of the FOI Act to mean: 
Helping people, improving government 
Page 2 of 9 
1300 362 072     ombudsman.gov.au      GPO Box 442, Canberra ACT 2601 
OFFICIAL 
 
information or an opinion about an identified individual, or an individual who is 
reasonably identifiable: 
(a)  whether the information or opinion is true or not; and 
(b)   whether the information or opinion is recorded in a material form or 
not. 
12.  The partial y released document contains ‘personal information’ being, Ms Penny 
McKay's signature and the ful  name of an Attorney General’s Department Staff 
member contained in an email address. 
13.  In considering whether disclosure would be unreasonable, subsection 47F(2) of the 
FOI Act requires that I take into account: 
•  the extent to which the information is wel  known 
•  whether the person to whom the information relates is known to be (or to 
have been) associated with the matters dealt with in the document, and 
•  the availability of the information from publicly accessible sources, and any 
other matter considered relevant. 
14.  With regards to the signature of Ms McKay, and the full name of an Attorney 
General’s Department staff member, this information is not wel  known, nor is it 
readily available from public sources.   
15.  I find that release of such information would involve the unreasonable disclosure of 
personal information, and the information is conditional y exempt under section 
47F(1) of the FOI Act. 
Public Interest 
16.  Section 11A(5) of the FOI Act provides that while an agency must give a person 
access to a document if it is conditional y exempt, access may be refused if the 
document’s disclosure would, on balance, be contrary to the public interest. 
17.  In deciding whether access would, on balance, be contrary to the public interest, I 
have taken into account the public interest factors favouring disclosure set out at s 
Helping people, improving government 
Page 3 of 9 
1300 362 072     ombudsman.gov.au      GPO Box 442, Canberra ACT 2601 
OFFICIAL 
 
11B(3) of the FOI Act, as wel  as the FOI Guidelines at paragraphs 6.229 –6.233. I 
confirm I have not taken into account any irrelevant factors. 
18.  Having considered factors favouring access in accordance with the FOI Act, I do not 
consider any to be relevant in this instance. 
19.  I consider the following factors weigh against disclosure: 
a.  disclosure could reasonably be expected to prejudice the protection of a 
person’s right to privacy 
b.  disclosure could prejudice the proper and efficient conduct of 
communication channels within a Commonwealth Agency, and 
c.  the fact that such information is not on the public record or otherwise 
available from publicly accessible sources 
d.  the disclosure could reasonably be expected to impede the Office’s work 
health and safety obligations under the Work Health and Safety Act 2011 
(Cth), as disclosure of names may result in unsolicited contact. 
20. I have given considerable weight to the protection of an individual's right to privacy, 
and relevant work, health, and safety obligations, and find disclosure of personal 
information would be unreasonable. 
21.  Pursuant to subsection 11A(5) of the FOI Act, I have concluded that this material is 
not required to be disclosed because disclosure at this time would be, on balance, 
contrary to the public interest. 
Conditional Exemption – Certain operations of agencies: Section 47E(d) 
22. Section 47E(d) of the FOI Act conditional y exempts a document if its disclosure 
could reasonably be expected to: 
(d) have a substantial adverse effect on the proper and efficient conduct of the 
operations of the agency. 
23. The partial y released document contains a group mailbox specifically for 
correspondence with the Governor-General’s Office, which if disclosed, could 
reasonably be expected to have a substantial adverse effect on the proper and 
Helping people, improving government 
Page 4 of 9 
1300 362 072     ombudsman.gov.au      GPO Box 442, Canberra ACT 2601 
OFFICIAL 
 
efficient conduct of the Governor-General’s Office. The Governor-General’s Office 
has established communication channels for members of the public, which have 
been out in place to ensure the effective management of communications 
received by the Governor-General’s Office. These channels include dedicated and 
external y published positional mailboxes of different business areas. This ensures 
that correspondence is effectively managed and appropriate resources al ocated 
to manage communication channels. 
24. If specific shared mailboxes email addresses were to be made publicly available, it 
would likely compromise the functionality and efficiency of these contact routes, as 
people would be able to circumvent the processes in place to channel 
communication. This would result in internal teams being diverted from their 
regular duties to refer correspondence to appropriate individuals.  
25. I consider that disclosure of the information I have conditional y exempted in 
accordance with s 47E(d) would: 
•  substantial y prejudice the Governor-General’s Office’s ability to manage 
communication channels and will likely divert the Governor-General’s staff 
resources from their expected operations, by causing staff to respond to 
unsolicited contact; 
26. Therefore, I consider that disclosing the relevant information would, or could 
reasonably be expected to, have a substantial adverse effect on the proper and 
efficient conduct of both agencies’ operations under s 47E(d) of the FOI Act. 
Public interest 
27. Section 11A(5) of the FOI Act provides an agency must give a person access to a 
document that is conditionally exempt at a particular time, unless, in the 
circumstances, disclosure would, on balance, be contrary to the public interest. 
28. In considering whether access would, on balance, be contrary to the public interest, 
I have considered the factors favouring disclosure as set out in s 11B(3) of the FOI 
Act, and the factors against disclosure in the FOI Guidelines [6.229 – 6.233]. 
29. I have not identified any particular public interest for release, apart from the bare 
provision of access to government-held information. 
Helping people, improving government 
Page 5 of 9 
1300 362 072     ombudsman.gov.au      GPO Box 442, Canberra ACT 2601 
OFFICIAL 
 
30. With regards to disclosure of specific shared mailboxes, I am of the view that the 
factors not in favour of disclosure include a decreased ability staff members of the 
Governor-General’s Office to perform their roles and the likelihood of decreased 
functionality of shared mailboxes. 
31.  I have given significant weight to the proper and efficient conduct of the Governor-
General’s Office. 
32. Pursuant to subsection 11A (5) of the FOI Act, I have therefore concluded that the 
material in the partial y released documents is not required to be disclosed. 
Disclosure Log 
33. Section 11C of the FOI Act requires our Office to publish documents released through 
an FOI request on our website (FOI disclosure log) within 10 days of release, unless 
an exception applies. 
34.  The disclosure log requirements do not apply to: 
•  personal information about any person if publication of that information 
would be 'unreasonable' 
•  information about the business, commercial, financial or professional affairs 
of any person if publication of that information would be 'unreasonable' 
•  other information covered by a determination made by the Ombudsman if 
publication of that information would be 'unreasonable' 
•  any information if it is not reasonably practicable to publish the information 
because of the extent of modifications that would need to be made to delete 
the information listed in the above dot points. 
35. Having regard to the nature of the information captured by your request, I have not 
identified an exception to publication of the material and have decided to publish 
the documents on the Office’s disclosure log. As a result, they wil  be published on 
our disclosure log within 10 days of the documents being released to you.   
 
 
 
Helping people, improving government 
Page 6 of 9 
1300 362 072     ombudsman.gov.au      GPO Box 442, Canberra ACT 2601 
OFFICIAL 
 
Review rights 
Internal review 
36.  No particular form is required to apply for review although it will assist your case to 
set out the grounds on which you believe that the original decision should be 
changed. Applications for internal review can be made: 
•  via email to xxxxxxxxxxx.xxxxxx@xxxxxxxxx.xxx.xx   
•  by mail to Commonwealth Ombudsman GPO Box 442 Canberra ACT 2601 
37. If you choose to seek an internal review, you wil  afterward have a right to apply for 
Information Commissioner review (IC review) of the internal review decision. 
Information Commissioner review or complaint 
38. You also have the right to seek IC review of this decision. For FOI applicants, an 
application for IC review must be made in writing within 60 days of the decision. For 
third parties who object to disclosure of their information, an application for IC 
review must be made in writing within 30 days of the decision. 
39. You can access information about how to apply for an Information Commissioner 
review at https://www.oaic.gov.au/freedom-of-information/your-freedom-of-
information-rights/freedom-of-information-reviews/information-commissioner-
review 
40. If you are not satisfied with the way we have handled your FOI request, you 
can lodge a complaint with the OAIC.  However, the OAIC suggests that complaints 
are made to the agency in the first instance. 
41.  While there is no particular form required to make a complaint to the OAIC, the 
complaint should be in writing and set out the reasons for why you are dissatisfied 
with the way your request was processed. It should also identify the Ombudsman’s 
Office as the agency about which you are complaining.   
42. You can access information about how to make an FOI complaint at 
https://www.oaic.gov.au/freedom-of-information/your-freedom-of-information-
rights/freedom-of-information-complaints 
Helping people, improving government 
Page 7 of 9 
1300 362 072     ombudsman.gov.au      GPO Box 442, Canberra ACT 2601 


OFFICIAL 
 
Contact 
43. You may contact me via email at xxxxxxxxxxx.xxxxxx@xxxxxxxxx.xxx.xx or via 
telephone on 1300 362 072. 
Yours sincerely 
 
Alison 
Legal Officer 
Legal Team 
 
 
Helping people, improving government 
Page 8 of 9 
1300 362 072     ombudsman.gov.au      GPO Box 442, Canberra ACT 2601 
OFFICIAL 
 
 
Attachment A 
Doc 
No 
Description of 
Total 
Decision on 
Exempt or irrelevant material  Information redacted 
document 
pages  Access  
1. 
Letter to Governor 
1 
Part access 
Section 47F – public interest 
Signature of Penny McKay 
General 
conditional exemption – 
removed, direct email address of 
personal privacy 
an Attorney General’s staff 
member removed.  
 
 
Section 47E(d) – public interest 
conditional exemption – 
Removal of Governor General 
certain operations of agencies  shared mailbox. 
Page 9 of 9