This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'How to Opt out of the MATEs program'.

LEX 65729 
Decision and Statement of reasons issued under the Freedom of 
Information Act 1982  
Decision and reason for decision of Zoey (Position Number 62214764), 
Senior Information Access Officer, Information Access Unit, 
Client and Information Access Branch, Department of Veterans' Affairs 

Ms Julie Anderson 
Decision date: 

1 May 2024 
FOI reference number: 

LEX 65729 
Sent by email: 
Dear Ms Anderson, 
Freedom of Information Request: LEX 65729 
1.  The Department has undertaken a reasonable search of its records and identified twenty 
three (23) documents, totalling 46 pages, relevant to your request. The documents I have 
chosen to release in part, have been combined into one (1) document package and are set out 
in Schedule 1. 
2.  The documents that I have chosen to grant access in part are set out in Schedule 1, together 
with applicable exemption provision. Where I have decided to grant access in part, I have 
provided access to an edited copy of the documents, modified by deletions in accordance with 
section 22(2) of the Freedom of Information Act 1982 (Cth) (FOI Act).  
Authority to make decision
3.  I, Zoey (Position Number 62214764), Senior Information Access Officer, Information Access 
Unit, Client and Information Access Branch, am an officer authorised by the Secretary of the 

Department to make decisions about access to documents in the possession of the 
Department in accordance with section 23(1) of the FOI Act.  
4.  On 3 March 2024 you made a request for access to documents in the possession of the 
Department. Your request sought access to: 
'...i'm requesting a copy of all the information given to DVA clients that give them 
details on how to Opt out of the MATEs program. 
This includes website updates ( DATES of information added) All mailouts that have 
information that specifically tells clients how to opt out. 
All emails advising of opt out information regarding the mates program. .' 

5.  On 5 March 2024, the Department acknowledged your request via email. 
6.  As no extensions of time have been applied to process your request, a decision on your 
request was due by 2 Apr 2024. 
7.  In accordance with section 15AC of the FOI Act, the principal officer of the Department is 
taken to have made a decision personal y refusing to give access to the documents on the last 
day of the initial decision period. Even where a decision has not been issued within the 
prescribed timeframe, the Department retains an obligation to process and finalise the FOI 
request. I would like to apologise for the delay in issuing this decision to you and any 
inconvenience it may have caused. 
8.  As a decision on your request was not made within the timeframe as prescribed in section 
15(5)(b) of the FOI Act, Regulation 7(2) of the Freedom of Information (Charges) Regulations 
 prescribed that no charge is payable. 
Material taken into account  
9.  In accordance with section 26(1)(a) of the FOI Act, my findings on any material question of 
fact, the material on which those findings were based and the reasons for my decision to 
grant partial access to the documents fol ows.   
10.  I have taken the following material into account in making my decision: 
•  the terms of your request on 03 March 2024; 

•  the types of information and documents that are in the Department's possession; 
•  the content of the document that fal  within the scope of your request; 
•  Sections 3, 11 and 11A of the FOI Act which give the Australian community a legally 
enforceable right to obtain access to information held by the Government of the 
Commonwealth. I also considered the following provisions of the FOI Act relevant to my 
-  Section 11B  Public interest exemption - factors 
-  Section 22     Access to edited copies with exempt or irrelevant material deleted 
-  Section 47F    Public interest conditional exemptions-personal privacy 
•  the Guidelines issued by the Australian Information Commissioner under section 93A of 
the FOI Act (FOI Guidelines);  
11.  A full extract of all FOI Act provisions used to make my decision are provided in Schedule 2.  
Reasons for decision 

12.  I have decided to grant access to the documents within the scope of your request, subject to 
the fol owing exemptions in accordance with the FOI Act: 
Public interest conditional exemptions--personal privacy (section 47F) 
13.  Section 47F of the FOI Act provides that a document is conditional y exempt if its disclosure 
would involve the unreasonable disclosure of personal information about any person 
(including a deceased person). 
14.  Section 4 of the FOI Act provides that personal information has the same meaning as in the 
Privacy Act 1988 (Privacy Act). Personal information is defined in section 6 of the Privacy Act 
. information or an opinion about an identified individual, or an individual who is 
reasonably identifiable: 
whether the information or opinion is true or not; 
whether the information or opinion is recorded in a material form or not. 

15.  The elements of 'personal information' are: 
it relates only to a natural person (not, for example, a company); 
it says something about the individual; 
 it may be in the form of an opinion, it may be true or untrue, and it may form 
part of a database; 
the individual's identity is known or is reasonably ascertainable using the 
information in the document. 
16.  If information is personal information, it will be conditionally exempt if disclosure would be 
'unreasonable'.  In considering whether disclosure would be unreasonable, section 47F(2) of 
the FOI Act requires me to take into account: 
the extent to which the information is wel  known; 
whether the person to whom the information relates is known to be (or to have 
been) associated with the matters dealt with in the document; 
the availability of the information from publicly accessible sources; and 
any other matter I consider relevant. 
17.  The documents outlined in Schedule 1 contain the signature of staff of the Department. 
Contact details of an individual staff member, such as their signature is personal information 
about that person. 
18.  The Department has policies and procedures to support staff within its operating environment 
and to meet its obligations as an employer to provide a safe working environment. Some 
policies restrict the amount of identifying information general y provided by individual staff 
members to clients. As outlined above, staff are general y required to identify themselves in 
correspondence with clients by a given name and position number. This reduces the likelihood 
that individuals are reasonably identifiable in a different context. For example, it reduces the 
likelihood that a private social media profile can be linked with an individual who is a staff 
member of the Department. 

19.  I consider that disclosure of personal information of individual staff members in the document 
would be unreasonable because it would be inconsistent with Departmental policies and 
procedures designed to support a safe and efficient working environment. Additional y, it 
would be unreasonable because it would be contrary to the expectations of those individual 
staff members, who may rely on those Departmental policies and procedures for assurance of 
their personal privacy. 
20.  Accordingly, I have decided that the parts of documents which are listed as exempt in 
accordance with this provision in Schedule 1, meet the criteria for conditional exemption. 
Where a document is assessed as conditional y exempt, access must be given subject to the 
public interest test in accordance with section 11A(5). 
Application of the public interest test - sections 47F 
21.  Section 11A(5) provides that an agency must give the person access to the document if it is 
conditional y exempt at a particular time unless (in the circumstances) access to the 
document would, on balance, be contrary to the public interest.   
22.  In order to assess whether release of the exempt material would be contrary to the public 
interest, I considered the fol owing factor which favours disclosure: 
disclosure would promote the objects of the FOI Act by providing access to 
government held information; 
23.  I also considered the fol owing factors which do not favour disclosure: 
disclosure could be expected to adversely affect the delivery of services by the 
Department in accordance with its functions; 
disclosure could reasonably be expected to prejudice the protection of an individual's 
right to privacy, both in relation to the third-party individuals and staff of the 
Department and other commonwealth agencies; 
24.  I have placed greater weight on these factors. I consider that disruption of established 
channels for communication and delivery of services would be likely to fol ow disclosure of 
contact information about individual staff members. I consider that impairment of the 
Department's ability to efficiently deliver services to veterans and their families could 
reasonably be expected as a result. Further, I consider that there is little public interest in the 
disclosure of information identifying individuals who are, or have been, staff members in roles 

more junior than the Senior Executive Service. Disclosure of that information could reasonably 
be expected to result in interference with the privacy of those individuals by enabling them to 
be identified in their private lives and associated with actions for which the Department is 
25.  On balance, I consider the public interest factors against disclosure to be more persuasive 
than the public interest factors favouring disclosure. I am satisfied that the public interest is to 
withhold the exempt material. 
26.  I am satisfied that no irrelevant factor has been considered, as set out in section 11B(4) of the 
FOI Act.  
Delete exempt or irrelevant material from documents and provide access to edited copies 
(section 22) 

27.  The Department may refuse access to a document on the grounds that it is exempt. If so, the 
Department must consider whether it would be reasonably practicable to prepare an edited 
copy of the document for release, that is, a copy with relevant deletions made under 
section 22 of the FOI Act. The Department is under the same obligation to consider preparing 
an edited copy of a document by removing information that would reasonably be regarded as 
irrelevant to the request. 
28.  As explained above, some of the documents subject to your request contain 
exempt/irrelevant information. 
29.  On this basis, I have prepared the documents for release by removing the exempt and 
irrelevant material in accordance with section 22 of the FOI Act. The material that has been 
edited for release is marked within the documents as wel  as at Schedule 1
Access to documents 

30.  The document released to you in accordance with the FOI Act is enclosed. 
Information Publication Scheme 
31.  The Information Publication Scheme requires the Department to publish information released 
in response to individual requests made under the FOI Act, except in specified circumstances. 
32.  I am of the view that details of your request should be made available on the Department's 
FOI Disclosure Log. As such, details of your request wil  be published on the Department's FOI 
Disclosure Log which can be accessed at

information/foi-disclosure-log. Please note that the Department does not publish details of 
FOI applicants, it only publishes details of the FOI request and the documents released in 
response to the request. 
Your rights of review 
33.  If you are dissatisfied with my decision, you may request the Office of the Australian 
Information Commissioner (OAIC) review my decision. 
Deemed refusal 
34.  If you are dissatisfied with my decision you may apply for Information Commissioner Review 
of the decision through the Office of the Australian Information Commissioner (OAIC). In 
accordance with section 54E(b) of the FOI Act, internal review is not available as the 
Department did not finalise your FOI request within the prescribed statutory timeframe. 
OAIC review 

35.  Under section 54L of the FOI Act, you may apply to the OAIC to review my decision. An 
application for review by OAIC must be made in writing within 60 days of the date of this 
letter, and be lodged in one of the fol owing ways: 
Director of FOI Dispute Resolution 
Office of the Australian Information Commissioner 
GPO Box 5218, Sydney NSW 2001 
(02) 9284 9666 
1300 363 992 
36.  More information about your review rights under the FOI Act is available in Fact Sheet 12 
published by the OAIC:
Contact us 

37.  If you wish to discuss this decision, please do not hesitate to contact the Information Access 
Unit using the fol owing details: 

Information Access Unit 
Department of Veterans' Affairs 
GPO Box 9998, Brisbane QLD 4001 
1800 838 372 
Yours sincerely, 
Zoey (Position Number 62214764) 
Senior Information Access Officer, 
Information Access Unit, 
Client and Information Access Branch, 
Department of Veterans' Affairs 
1 May 2024 

LEX 65729 
Schedule 1 
Schedule of documents 

Ms Julie Anderson  
Decision date: 

1 May 2024 
FOI reference number: 
LEX 65729 

Date of 
Document description 
Decision  Exemption 
reference  document 

Various  LEX 65729 Combined Documents 
Part Access 
s 47F 

LEX 65729 
Schedule 2 
Schedule of relevant provisions in the FOI Act 

The objects of this Act are to give the Australian community access to information held by 
the Government of the Commonwealth or the Government of Norfolk Island, by: 
requiring agencies to publish the information; and 
providing for a right of access to documents. 
The Parliament intends, by these objects, to promote Australia's representative democracy 
by contributing towards the fol owing: 
increasing public participation in Government processes, with a view to promoting 
better informed decision-making; 
increasing scrutiny, discussion, comment and review of the Government's 
The Parliament also intends, by these objects, to increase recognition that information held 
by the Government is to be managed for public purposes, and is a national resource. 
The Parliament also intends that functions and powers given by this Act are to be 
performed and exercised, as far as possible, to facilitate and promote public access to 
information, promptly and at the lowest reasonable cost. 
Right of access 
Subject to this Act, every person has a legally enforceable right to obtain access in 
accordance with this Act to: 
a document of an agency, other than an exempt document; or 
an official document of a Minister, other than an exempt document. 
Subject to this Act, a person's right of access is not affected by: 
any reasons the person gives for seeking access; or 
the agency's or Minister's belief as to what are his or her reasons for seeking 
11A    Access to documents on request 
This section applies if: 
a request is made by a person, in accordance with subsection 15(2), to an agency or 
Minister for access to: 
a document of the agency; or 
an official document of the Minister; and 
any charge that, under the regulations, is required to be paid before access is given 
has been paid. 
This section applies subject to this Act. 
Other provisions of this Act are relevant to decisions about access to documents, for example the fol owing: 
section 12 (documents otherwise available); 
section 13 (documents in national institutions); 
section 15A (personnel records); 
section 22 (access to edited copies with exempt or irrelevant matter deleted). 

Mandatory access-general rule 
The agency or Minister must give the person access to the document in accordance with 
this Act, subject to this section. 
Exemptions and conditional exemptions 
The agency or Minister is not required by this Act to give the person access to the 
document at a particular time if, at that time, the document is an exempt document. 
Access may be given to an exempt document apart from under this Act, whether or not in response to a request 
(see section 3A (objects-information or documents otherwise accessible)). 
The agency or Minister must give the person access to the document if it is conditionally 
exempt at a particular time unless (in the circumstances) access to the document at that 
time would, on balance, be contrary to the public interest. 
Note 1:  Division 3 of Part IV provides for when a document is conditionally exempt. 
Note 2:  A conditionally exempt document is an exempt document if access to the document would, on balance, be 
contrary to the public interest (see section 31B (exempt documents for the purposes of Part IV)). 
Note 3:  Section 11B deals with when it is contrary to the public interest to give a person access to the document. 
Despite subsection (5), the agency or Minister is not required to give access to the 
document at a particular time if, at that time, the document is both: 
a conditional y exempt document; and 
an exempt document: 
under Division 2 of Part IV (exemptions); or 
within the meaning of paragraph (b) or (c) of the definition of exempt 
document in subsection 4(1). 
11B    Public interest exemptions - factors 
This section applies for the purposes of working out whether access to a conditional y 
exempt document would, on balance, be contrary to the public interest under 
subsection 11A(5). 
This section does not limit subsection 11A(5). 
Factors favouring access 
Factors favouring access to the document in the public interest include whether access to 
the document would do any of the fol owing: 
promote the objects of this Act (including al  the matters set out in sections 3 and 
Inform debate on a matter of public importance; 
promote effective oversight of public expenditure; 
al ow a person to access his or her own personal information.  
Irrelevant factors 
The following factors must not be taken into account in deciding whether access to the 
document would, on balance, be contrary to the public interest: 
access to the document could result in embarrassment to the Commonwealth 
Government, or cause a loss of confidence in the Commonwealth Government; 
access to the document could result in any person misinterpreting or 
misunderstanding the document; 
the author of the document was (or is) of high seniority in the agency to which the 
request for access to the document was made; 
access to the document could result in confusion or unnecessary debate. 

In working out whether access to the document would, on balance, be contrary to the 
public interest, an agency or Minister must have regard to any guidelines issued by the 
Information Commissioner for the purposes of this subsection under section 93A. 

Requests for access (as related to the requirements for requests) 
Persons may request access 
 (1)    Subject to section 15A, a person who wishes to obtain access to a document of an agency 
or an official document of a Minister may request access to the document. 
Requirements for request 
The request must: 
be in writing; and 
(aa)    state that the request is an application for the purposes of this Act; and 
provide such information concerning the document as is reasonably necessary to 
enable a responsible officer of the agency, or the Minister, to identify it; and  
give details of how notices under this Act may be sent to the applicant (for 
example, by providing an electronic address to which notices may be sent by 
electronic communication). 
(2A)    The request must be sent to the agency or Minister. The request may be sent in any of the 
following ways:  
delivery to an officer of the agency, or a member of the staff of the Minister, at the 
address of any central or regional office of the agency or Minister specified in a 
current telephone directory;  
postage by pre-paid post to an address mentioned in paragraph (a); 
sending by electronic communication to an electronic address specified by the 
agency or Minister. 

Access to edited copies with exempt or irrelevant matter deleted 
This section applies if: 
an agency or Minister decides: 
to refuse to give access to an exempt document; or 
that to give access to a document would disclose information that would 
reasonably be regarded as irrelevant to the request for access; and 
it is possible for the agency or Minister to prepare a copy (an edited copy) of the 
document, modified by deletions, ensuring that: 
access to the edited copy would be required to be given under section 11A 
(access to documents on request); and 
the edited copy would not disclose any information that would reasonably 
be regarded as irrelevant to the request; and 
it is reasonably practicable for the agency or Minister to prepare the edited copy, 
having regard to: 
the nature and extent of the modification; and 
the resources available to modify the document; and 
it is not apparent (from the request or from consultation with the applicant) that 
the applicant would decline access to the edited copy. 
Access to edited copy 
The agency or Minister must: 
prepare the edited copy as mentioned in paragraph (1)(b); and 
give the applicant access to the edited copy. 

Notice to applicant 
The agency or Minister must give the applicant notice in writing: 
that the edited copy has been prepared; and 
of the grounds for the deletions; and 
if any matter deleted is exempt matter-that the matter deleted is exempt matter 
because of a specified provision of this Act. 
Section 26 (reasons for decision) does not apply to the decision to refuse access to the 
whole document unless the applicant requests the agency or Minister to give the applicant 
a notice in writing in accordance with that section. 
Decisions to be made by authorised persons 
Subject to subsection (2), a decision in respect of a request made to an agency may be 
made, on behalf of the agency, by the responsible Minister or the principal officer of the 
agency or, subject to the regulations, by an officer of the agency acting within the scope of 
authority exercisable by him or her in accordance with arrangements approved by the 
responsible Minister or the principal officer of the agency. 
A decision in respect of a request made to a court, or made to a tribunal, authority or body 
that is specified in Schedule 1, may be made on behalf of that court, tribunal, authority or 
body by the principal officer of that court, tribunal, authority or body or, subject to the 
regulations, by an officer of that court, tribunal, authority or body acting within the scope 
of authority exercisable by him or her in accordance with arrangements approved by the 
principal officer of that court, tribunal, authority or body. 

Reasons and other particulars of decisions to be given 
Where, in relation to a request, a decision is made relating to a refusal to grant access to a 
document in accordance with the request or deferring provision of access to a document, 
the decision-maker shal  cause the applicant to be given notice in writing of the decision, 
and the notice shall: 
state the findings on any material questions of fact, referring to the material on 
which those findings were based, and state the reasons for the decision; and 
in the case of a decision to refuse to give access to a conditionally exempt 
document-include in those reasons the public interest factors taken into account in 
making the decision; and 
Access must generally be given to a conditionally exempt document unless it would be contrary to the public 
interest (see section 11A). 
where the decision relates to a document of an agency, state the name and 
designation of the person giving the decision; and 
give to the applicant appropriate information concerning: 
his or her rights with respect to review of the decision; 
his or her rights to make a complaint to the Information Commissioner in 
relation to the decision; and 
the procedure for the exercise of the rights referred to in subparagraphs (i) 
and (ii); including (where applicable) particulars of the manner in which an 
application for internal review (Part VI) and IC review (Part VII) may be 
Section 13 of the Administrative Decisions (Judicial Review) Act 1977 does not apply to a 
decision referred to in subsection (1). 
A notice under this section is not required to contain any matter that is of such a nature 
that its inclusion in a document of an agency would cause that document to be an exempt 
(see section 11A). 
Public interest conditional exemptions-personal privacy 
General rule 

A document is conditionally exempt if its disclosure under this Act would involve the 
unreasonable disclosure of personal information about any person (including a deceased 
In determining whether the disclosure of the document would involve the unreasonable 
disclosure of personal information, an agency or Minister must have regard to the fol owing 
the extent to which the information is well known; 
whether the person to whom the information relates is known to be (or to have 
been) associated with the matters dealt with in the document; 
the availability of the information from publicly accessible sources; 
any other matters that the agency or Minister considers relevant. 
Subject to subsection (5), subsection (1) does not have effect in relation to a request by a 
person for access to a document by reason only of the inclusion in the document of matter 
relating to that person. 
Access given to qualified person instead 
Subsection (5) applies if: 
a request is made to an agency or Minister for access to a document of the agency, 
or an official document of the Minister, that contains information concerning the 
applicant, being information that was provided by a qualified person acting in his or 
her capacity as a qualified person; and 
it appears to the principal officer of the agency or to the Minister (as the case may 
be) that the disclosure of the information to the applicant might be detrimental to 
the applicant's physical or mental health, or well-being.  
The principal officer or Minister may, if access to the document would otherwise be given 
to the applicant, direct that access to the document, so far as it contains that information, 
is not to be given to the applicant but is to be given instead to a qualified person who: 
carries on the same occupation, of a kind mentioned in the definition of qualified 
person in subsection (7), as the first-mentioned qualified person; and 
is to be nominated by the applicant. 
The powers and functions of the principal officer of an agency under this section may be 
exercised by an officer of the agency acting within his or her scope of authority in 
accordance with arrangements referred to in section 23. 
In this section: 
qualified person means a person who carries on, and is entitled to carry on, an occupation 
that involves the provision of care for the physical or mental health of people or for their 
well-being, and, without limiting the generality of the foregoing, includes any of the 
a medical practitioner; 
a psychiatrist; 
a psychologist; 
a counsellor; 
a social worker. 
Note: Access must generally be given to a conditionally exempt document unless it would be contrary to the public 
interest (see section 11A). 

Document Outline