Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'C-POS and PACE Program'.



 
Our reference: FOI 24/25-2144 (LEXD 733) 
 
 
GPO Box 700 
 
Canberra   ACT   2601 
1800 800 110 
ndis.gov.au 
10 October 2025 
 
Mark Pietsch 
 
By email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
 
Dear Mark Pietsch 
 
Freedom of Information request — Request consultation process 
 
Thank you for your correspondence of 31 May 2025, in which you requested access under 
the Freedom of Information Act 1982 (FOI Act) to documents held by the National Disability 
Insurance Agency (NDIA). 
 
Scope of your request 
You have requested access to the following documents: 
  1.  Internal Briefings, Rogers’s Reports and Documentation 
•  Any internal briefing papers, presentations, reports, or executive summaries 
relating to: 
°  The NDIS PACE system implementation 
°  The “Point of Support” claims processing 
°  Any documents relating to eInvoicing pilot programs, the c-pos 
program and PACE procurement. 
Date range: 1 January 2019 to the date of this request. 
 
2.  Costs and Expenditure 
•  Documents outlining: 
°  Budgets, expenditures, or financial reports associated with the 
implementation or trial of the PACE system, Point of Support claims, 
and Einvoicing mechanisms 
°  Any procurement contracts, service agreements, or invoices issued to 
external vendors relating to these systems or pilots. 
Date range: 1 January 2018 to the date of this request. 
 
3.  Correspondence involving Alex Stewart or Andrew Colvin 
•  Any correspondence, meeting notes, or memos: 
°  To, from or mentioning either Alex Stewart, Garth O’Brien or Andrew 
Colvin relating to technical errors, system concerns, or operational 
issues associated with the PACE program 3P, C-pos or any other 
system-related changes within the NDIS to senior government officials 
internal and external 
This includes (but is not limited to): 
•  Discussions of technical faults 
•  Issues affecting participants or providers 
 
1 
 
 
•  Escalated complaints or concerns received internally or from external 
stakeholders. 
Date range: 1 January 2022 to the date of this request. 
 
Practical refusal 
I am authorised to make decisions under section 23(1) of the FOI Act. 
 
I am writing to advise that I intend to refuse your request under section 24AA of the FOI Act. 
This section relevantly provides: 
  (1) For the purposes of section 24, a practical refusal reason exists in relation to a 
request for a document if either (or both) of the following applies: 
 
(a) the work involved in processing the request: 
 
(i) 
In the case of an agency – would substantially and unreasonably divert 
the resources of the agency from its other operations; .. 
(ii) 
… 
 
(b) the request does not satisfy the requirements in paragraph 15(2)(b) (identification 
of documents). 
 
Section 15(2)(b) provides that a request under the FOI Act must provide such information 
concerning the document as is reasonably necessary to enable a responsible officer of the 
agency to identify it. 
 
I intend to refuse your request on the basis of both subsections (1)(a) and (1)(b) of section 
24AA. However, before I make a final decision, I am writing to provide you with an 
opportunity to revise your request. This is called a ‘request consultation process’ as set out 
in section 24AB of the FOI Act. You have 14 days to respond to this notice in one of the 
ways set out below. 
 
Why I intend to refuse your request 
Section 24(1)(b): 
 
Part 3 of your request is not clear to me. It is headed “Correspondence involving Alex 
Stewart or Andrew Colvin” (my emphasis), which suggests you are seeking correspondence 
to or from either of those persons. However, the request then broadens from 
“correspondence” to “correspondence, meeting notes, or memos”, which suggests you are 
seeking correspondence, meeting notes, or memos about as well as involving the named 
persons.  
 
You then broaden this part of the request again stating that you are seeking “Any 
correspondence, meeting notes, or memos to, from, or mentioning either Alex Stewart, Garth 
O’Brien or Andrew Colvin relating to technical errors, system concerns, or operational issues 
associated with the PACE program 3P, C-pos or any other system-related changes within 
the NDIS to senior government officials internal and external”. Rather than particularising 
Part 3 of the request, this paragraph suggests you are seeking access to correspondence, 
meeting notes and memos created between 1 January 2022 and 31 May 2025, that: 
•  are from Alex Stewart to senior government officials (both within and outside the 
NDIS) that are about technical errors, system concerns or operational issues 
associated with the PACE program, C-pos or any other system-related changes 
within the NDIS 
•  are to Alex Stewart from senior government officials within that date range about 
those topics 
 
2 
 
 
•  mention Alex Stewart  
•  are from Garth O’Brien to senior government officials (both within and outside the 
NDIS) that are about technical errors, system concerns or operational issues 
associated with the PACE program, C-pos or any other system-related changes 
within the NDIS 
•  are to Garth O’Brien from senior government of icials within that date range about 
those topics 
•  mention Garth O'Brien 
•  are from Andrew Colvin to senior government officials (both within and outside the 
NDIS) that are about technical errors, system concerns or operational issues 
associated with the PACE program, C-pos or any other system-related changes 
within the NDIS 
•  are to Andrew Colvin from senior government of icials within that date range about 
those topics 
•  mention Andrew Colvin. 
 
On 19 August 2025, I initiated preliminary consultations with several NDIA business areas to 
seek their views about whether your request could be processed in its current form. Advice 
from the Executive Officer to the General Manager, Technology Services Division, was that 
the scope of the request was not clear enough to run searches to identify documents. 
 
On 1 September 2025, I emailed you foreshadowing that a request consultation process 
would be necessary. I informed you that I had received advice from the Branch Manager, 
Procurement, that the scope of your request was insufficiently clear to enable the team to 
search for documents. In particular, clarification would be required about the terms 
“procurement contracts, service agreements, or invoices issued to external vendors”; there 
were various projects and procurements undertaken that could be considered as relating to 
e-invoicing, C-POS and PACE. 
 
In view of the terms of the request and the advice referred to, I am not satisfied that Part 3 of 
the request provides such information concerning the documents you are seeking to enable 
such documents to be to be identified and retrieved. 
 
Section 24(1)(a): 
 
 
In my email of 1 September 2025, I informed you that I had asked NDIA’s Cyber Security 
and Resilience Branch to search the Agency’s data storage system for emails falling within 
the scope of Part 3 of your request. I made that request to enable me to understand how 
many documents would fall within the scope of that part of your request. Advice from Cyber 
Security was that they were unable to search the system without relevant email addresses of 
both the sender and recipient.  
 
It was also observed that both Alex Stewart and Garth O’Brien were formerly employed as 
NDIA General Managers. Even if searches for emails were able to be carried out, the 
number of emails from, to or mentioning them that concern system-related changes within 
the NDIA over a 2.5 year would be unmanageable. 
 
Neither Alex Stuart nor Garth O’Brien are currently employed by the Agency. It is not 
therefore possible to obtain guidance from them as to documents that might fall within scope 
of Part 3. I understand that Andrew Colvin was never employed by the Agency. 
 
The NDIA began to design and build PACE in June 2021. User acceptance testing began in 
June 2022 with formal staff consultation undertaken in September that year. Real time 
 
3 
 
 
testing began in November 2022, with Tasmanian NDIA staff and partners in the community 
using the system for new NDIS access requests. From January 2023, a process of PACE 
enhancement began, when improvements to initial features and processes were introduced 
into the system and the test environment. Towards the end of 2023, PACE became 
operational across the NDIA and existing participants’ plans began to be transferred from the 
previous customer relationship management (CRM) database to PACE. To date, CRM 
remains in place for legacy purposes. 
 
Given this brief history, you may appreciate that Parts 1 and 2 of your request as they relate 
to PACE are likely to encompass many hundreds of documents, if not more. This is putting 
aside Part 3 of your request and those parts of 1 and 2 that relate to a completely dif erent 
project: C-POS. I am satisfied that processing your request in its current form would 
substantially and unreasonably divert the NDIA’s resources from its other functions. 
 
Request consultation process 
You now have an opportunity to revise your request to enable it to proceed. 
 
You may wish to consider: 
•  confining the scope of your request to a single project or procurement entered into by 
the NDIA 
•  confining the scope to a particular type of document e.g. internal presentations about 
the implementation of PACE 
•  narrowing the date range of your request 
•  more clearly articulating the documents you seek access to e.g. briefings prepared 
for the NDIA’s CEO regarding a particular topic. 
 
You have 14 days from the date you receive this letter to contact me and do one of the 
following: 
a.  withdraw your request 
b.  make a revised request 
c.  indicate that you do not wish to revise the request. 
 
During this period, you are welcome to seek assistance to revise your request. If you revise 
your request in a way that adequately addresses the practical refusal reason outlined above, 
we wil  recommence processing it. If you would like to discuss the request, please provide 
me with your best number and some suitable dates and times during which I can call you. 
 
You can contact me by email at xxx@xxxx.xxx.xx. 
 
If you do not contact me within this period, that is by 24 October 2025, I will make a decision 
on the current scope of your request, which may be to refuse to deal with it any further. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
4 
 

 
Please do not hesitate to contact me if you have any questions. 
 
Yours sincerely 
 
 
 
 
Helen [HIL533] 
Senior Freedom of Information Officer 
Information Release, Privacy and Legal Operations Branch 
Reviews and Information Release Division 
 
 
5