Ref: LEX-81695 
 
Simon Disc 
 
Via email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
 
Dear Simon Disc 
 
 
Your Freedom of Information request – consultation  
 
I refer to your request, dated and received by Department of Climate Change, Energy, the 
Environment and Water (department) on 20 November 2025 for access under the Freedom of 
Information Act 1982 (Cth) (FOI Act) to the following documents: 
 
‘I repeat request all documentation regarding the preparation for, budgeting and funding 
for a bid for and hosting the COP31 conference. This should include but not limited to 
communication between the department and the Minister and/or his office and any 
related briefs from 1July 2024 - 20 November 2025.’ 
 
Your request involves significant resources for the department  
 
Due to the amount of work involved for the department, under sections 24AA(1)(a)(i), 24 and 
24AA(2) of the FOI Act, the department intends to refuse your FOI request as a 'practical refusal 
reason' exists. Under the Act, the practical refusal reason is that processing your request 'would 
substantially and unreasonably divert the resources' of this agency.  
We note that your request is currently quite broad and as such the department would have to do 
extensive searches to find and process the documents you asked for. The relevant area has 
undertaken preliminary searches using key words from your request.  Preliminary results 
indicate the department holds thousands of possibly relevant documents. 
Whilst we acknowledge there will be duplication in these results and possibly irrelevant 
documents, the work required to access and analyse this material would constitute an 
unreasonable diversion of resources.  
Before a final decision is made on your request, you can submit a revised request. 
 
If you decide not to make any revisions to your request, the department may refuse your FOI 
request as a ‘practical refusal reason’ exists. 
 
How to send us a ‘revised request’ 
 
Within the next 14 days (consultation period) you must do one of the following in writing: 
 
•  withdraw the request; 
 
•  make a revised request; or 
 
•  tell us that you do not want to revise your request. 
 
T +61 2 6274 1111 
John Gorton Building 
GPO Box 3090 
dcceew.gov.au 
F +61 2 9094 2221 
King Edward Terrace 
Canberra ACT 2601 
ABN 63 573 932 849 
Parkes ACT 2600 
 

---

 
If you do not contact us during the consultation period, your request will be taken as having 
been withdrawn.   
 
If you would like to make a revised request, you could consider narrowing the scope of the 
documents sought, such as: 
 
•  Limiting the scope of the request to a specific type of document such as final briefings;  
•  Reducing the time range of the request; and 
•  Requesting specific documents such as Economic Impact Assessments or Cost Benefit 
analysis 
 
Please note due to the subject matter of your request, relevant documents may contain sensitive 
and possibly Cabinet related material that could be exempt under the FOI Act.  
 
Contact officer 
 
During the consultation period, you are welcome to contact the department to ask for help in 
revising your request. The contact officer’s details are as follows: 
 
Chrissie 
Assistant Director FOI Operations 
 
xxx@xxxxxx.xxx.xx. 
 
Further assistance 
 
If you have any questions, please email xxx@xxxxxx.xxx.xx. 
 
 
Yours sincerely 
 
 
Aaron Kirby 
Branch Head 
Enabling Operations 
COP 31 Operations  
 
27 November 2025 
2 

---