This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Documents relating to flood/weather damage at Alexandria Landfill, St Peters in April 2015'.

Third party consultation 
Fact sheet 
June 2014 
This fact sheet aims to explain to individuals 
What is the process?  
and organisations why they are being 
An agency is generally required to give access to 
consulted by government agency and what 
information that it holds that is not subject to an 
their rights are under the Government 
“overriding public interest against disclosure”. When 
Information (Public Access) Act 2009  
access to information is refused under the GIPA Act,  
the applicant must be advised of the reasons why. 
You have received this fact sheet because an agency 
To decide whether information should be released, an 
has received an application under the GIPA Act that may 
agency must apply the public interest test. This is done 
involve your personal information, business  
by balancing any public interest consideration in favour 
or research interests.  
of disclosure with any public interest consideration 
against disclosure. For more information about this see 
Your views are required to help agencies make the best 
our Fact sheet: What is in the public interest? 
decision possible about whether or not to release all or 
part of the information that has been requested.  
Section 14 of the GIPA Act provides a list of public 
interest considerations that may be taken into account 
This fact sheet is not legal advice and should not be 
as considerations against disclosure when applying the 
taken as such or relied upon as legal advice. You should 
public interest test. These include: 
always consult a solicitor in the event of needing legal 
advice on the GIPA Act
Individual rights, judicial processes and  
natural justice 

What is the GIPA Act? 
There is a public interest consideration against 
The GIPA Act commenced on 1 July 2010 and gives 
disclosure of information if disclosure of the information 
individuals a right of access to information held by  
could reasonably be expected to have one or more of 
NSW State Government “agencies”, e.g. departments, 
the following effects: 
authorities and local councils.  The new system is 
reveal an individual’s personal information; 
focused on making government information more  
readily available.  
contravene an Information Protection Principle 
(IPP) under the Privacy and Personal Information 
The GIPA Act does not, however, allow access to all 
Protection Act 1998 (PPIP Act) or a Health 
information at all times. An agency may refuse access to 
Privacy Principle (HPP) under the Health Records 
information if there is “overriding public interest against 
and Information Privacy Act 2002 (HRIP Act);  
prejudice any court proceedings by revealing 
This is determined by seeing whether there are any 
matter prepared for the purposes of or in relation 
“public interest considerations against disclosure” and 
to current or future proceedings; 
the strength of the considerations. Some of the available 
considerations against disclosure apply to information 
prejudice the fair trial of any person, the impartial 
that is someone else’s personal information, or affects 
adjudication of any case or a person’s right to 
someone’s business or research interests.  
procedural fairness; 
reveal false or unsubstantiated allegations about a 
What are the consultation requirements? 
person that are defamatory; 
Where an application is received for access to 
expose a person to a risk of harm or of serious 
information concerning a third party (that is, someone 
harassment or serious intimidation; 
other than the applicant or the agency that received  
the application), then the agency is required to take all 
in the case of the disclosure of personal 
reasonable steps to consult with the third party to obtain 
information about a child—the disclosure of 
their views. This requirement exists so that sensitive 
information that it would not be in the best 
information of third parties is not released without  
interests of the child to have disclosed.  
proper consultation and careful consideration. 
information and privacy commission new south wales  |  1800 IPC NSW (1800 472 679) 

Third party consultation  
Fact sheet 
Business and research interests of agencies 
What should I tell the agency? 
and other persons  
The agency would appreciate your views about how 
There is a public interest consideration against 
disclosure of the information would affect your interests. 
disclosure of information if disclosure of the information 
It may be that you do not object to the information in 
could reasonably be expected to have one or more of 
question being disclosed.  If, however, you have doubts 
the following effects:  
about the release of the information in question, the 
undermine competitive neutrality in connection 
more detailed information you can provide to the 
with any functions of an agency in respect of 
agency, the better.  
which it competes with any person or otherwise 
place an agency at a competitive advantage  
What if I object to the release of 
or disadvantage in any market, 
reveal commercial-in-confidence provisions  
You will need to advise the agency in writing about: 
of a government contract, 
•  what information, if any, you are happy for the 
diminish the competitive commercial value of any 
agency to release 
information to any person, 
•  what information you are most concerned  
prejudice any person’s legitimate business, 
about releasing 
commercial, professional or financial interests, 
•  whether the information is available through  
prejudice the conduct, effectiveness or integrity of 
other means 
any research by revealing its purpose, conduct or 

results (whether or not commenced and whether 
the way disclosure would adversely affect you  
or not completed). 
or your business or your research, and 

Section 54 of the GIPA Act provides the steps to be 
any other information you believe the agency  
taken when consulting: 
should know prior to making a decision. 
1.  An agency must take such steps (if any) as are 
Does the agency have to accept my views? 
reasonably practicable to consult with a person 
before providing access to information relating  
The agency must take into account your views in making 
to the person in response to an access application if 
its final decision – but the final decision on release 
it appears that:  
remains that of the agency. 
a)  the information is of a kind that requires 
What if I object, but the agency decides to 
consultation under this section; and 
b)  the person may reasonably be expected to have 
release the information anyway? 
concerns about the disclosure of the 
If it is your view that the information should not be 
information;, and 
released, but the agency proposes to grant access 
c)  those concerns may reasonably be expected to 
despite your objections, then the agency must inform 
be relevant to the question  
you of this decision. 
of whether there is a public interest 
consideration against disclosure of  
If this is the case, you have the following review rights: 
the information. 
1. Internal Review  
2.  Information relating to a person is of a kind that 
requires consultation under this section if the 
You have 20 working days from the date of the 
decision to ask for an internal review, by the agency. 
a)  includes personal information about the person; 
The review must be carried out by an officer not less 
senior than the person who made the original decision. 
b)  concerns the person’s business, commercial, 
The review decision must be made as if it was a fresh 
professional or financial interests; or 
c)  concerns research that has been, is being, or is 
If a Minister or the principal officer of an agency made 
intended to be, carried out by or on behalf of the 
the decision, you cannot ask for an internal review, but 
person; or 
you can ask for an external review (see below).  
d)  concerns the affairs of a government of the 
Commonwealth or another State (and the 
There is a $40 fee for an internal review application.  
person is that government). 
This fee is not payable (by the person who applied for a 
review with the Information Commissioner) where an 
information and privacy commission new south wales  |  1800 IPC NSW (1800 472 679) 

Third party consultation  
Fact sheet 
internal review is recommended by the Information 
If the agency is considering publishing the information 
Commissioner under section 93(6).   
you’ve been consulted about, the agency must notify 
you in writing: 
The agency must acknowledge your application within 
five working days of receiving it. The agency must 
•  that the information will be included in the agency’s 
decide the internal review within 15 working days (this 
disclosure log and that you can object to this, 
can be extended by 10 working days if the agency has 

to consult further, or by agreement with you). 
that you have a right to request a review of the 
decision to include information in its disclosure log 
2. External review by the Information Commissioner  
despite your objection. 
If you disagree with the outcome of the internal review, you 
You would then have the same review rights as 
can ask for a review by the Information Commissioner.  
discussed above, and the agency cannot publish the 
information until the period for seeking a review has 
You must seek an internal review before applying for 
expired or any review itself is finalised.  
review by the Information Commissioner, unless an 
internal review is otherwise unavailable (for instance, if 
For more information 
the principal officer of the agency decided the 
application or if the agency is a Minister). 
Contact the Information and Privacy Commission  
You have 40 working days from the date of the 
decision of an internal review to ask for a review by the 
1800 472 679 
Information Commissioner. 
[email address] 
On reviewing the decision, the Information 
Commissioner can make recommendations about the 
decision to the agency. 
Note: You cannot ask the Information Commissioner  
to review a decision that has already been reviewed  
by the NSW Civil and Administrative Tribunal. 

3. External review by the NSW Civil and 
Administrative Tribunal (NCAT) 

If you disagree with either of the decisions listed above, 
you can ask for a review by NCAT. You do not have  
to have the decision reviewed internally, or by the 
Information Commissioner, before applying for review  
by NCAT. 
You have 40 working days from the date of the 
decision to apply to the NCAT for review. However,  
if you have applied for review by the Information 
Commissioner, you have 20 working days from the 
date you are notified that the Information Commissioner’s 
review is completed, to apply to NCAT. 
The agency cannot release the information until you 
have exhausted all your review rights. 
You should also be aware that if the agency agrees with 
you and denies access to the information, then the GIPA 
applicant has similar review rights. Fees and charges 
apply to these review processes. 
If the agency discloses the information, can 
they publish the information on their 
disclosure log? 

An agency may decide to publish information released in 
their disclosure log because it may be of interest to other 
members of the public.  
information and privacy commission new south wales  |  1800 IPC NSW (1800 472 679) 

Document Outline