This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Retention period'.

24 February 2017 
via email: 
Dear Jonathan 
RE: Application for documents under the Commonwealth Freedom of Information Act 1982 
I refer to your Freedom of Information request received on 10 February 2017 in which you seek 
access to documents under the Freedom of Information Act 1982 (“FOI Act”).  You have requested 
the fol owing from Australia Post: 
  “….documents relating to the retention period as well as retention period of any archived copies of 
surveillance footage of Australia Post outlets, max retention times, in of an event or otherwise….” 
Pursuant to Section 37(2) of the FOI Act, your request for documents has been refused. 
Australia Post has prepared and maintains Security Standards for al  of its offices and facilities.    
Those standards contain material which Australia Post believes would be exempt from disclosure 
under Section 37 (2) (b) of the FOI Act, which: 
…disclose lawful methods or procedures for preventing, detecting, investigating, or dealing with 
matters arising out of, breaches or evasions of the law the disclosure of which would, or would be 
reasonably likely to, prejudice the effectiveness of those methods or procedures;”
Accordingly, your request for documents has been refused. 
Rights of Review 
If you are unhappy with this decision you have the right to seek either; 
An internal review by writing within 30 days of receiving this letter to Australia Post, 
FOI Review Officer, Legal Services Group, GPO Box 1777, Melbourne VIC 3001,; o
A review of this decision by writing within 60 days of receiving this letter to the 
Information Commissioner, GPO Box 2999, Canberra ACT 2601, Fax: 02 9284 9666,  
Administrative Approach 
The fol owing information is provided “administratively” – outside the FOI Act and does not give rise 
to a right of review. 
Australia Post can state that – as a general rule – the Australia Post Security Standards cal  for 
instal ation of CCTV equipment which has the fol owing minimum features: 
Surveil ance options shal  include:   
Legal Group 
Level 11, 111 Bourke St Melbourne VIC 3000 
GPO Box 1777 MELBOURNE VIC 3001 

a.  Control and recording equipment secured against tampering, unauthorised use, 
disconnection and switching off and password protected 
b.  Digital Video Recording 
c.  Recording period of 30 days before overwriting 
d.  Network connection for remote viewing 
e.  Maintenance checks for correct operation at last annual y 
f.  Adequate observation of work practices al  work areas 
g.  Colour Pan Tilt Zoom and Fixed cameras instal ed 
Additional points: 
1. Australia Post cannot state that each and every Australia Post facility has yet instal ed CCTV 
equipment which meets these minimum standards.  In some cases legacy equipment remains 
instal ed, and minimum retention periods may not yet meet the 30 day minimum prescription. 
2. Facilities which are leased by Australia Post, or which operate as Licensed or Franchised retail 
outlets, are likely not to have Australia Post CCTV equipment instal ed.  In such cases CCTV 
instal ation is the responsibility of the property owner or Licensee, and Australia Post may be 
unable to control al  CCTV system specifications and features. 
Yours sincerely, 
Anna Oliver 
FOI Officer 
Australia Post 
Legal Group 
Level 11, 111 Bourke St Melbourne VIC 3000