This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Documents not available for download from your FOI disclosure log / reasoning'.



If not delivered return to PO Box 7820 Canberra BC ACT 2610 
 
 
31 January 2019 
 
 
 
Our reference:  LEX 41703 
Posty 
 
Only by email: [FOI #5195 email]  
 
 
Dear Posty 
Decision on your Freedom of Information Request 
I refer to your request, dated 1 January 2019 and received by the Department of Human 
Services (department) on the same day, for access to documents under the Freedom of 
Information Act 1982 
(FOI Act) made in the following terms: 
I request the total of the number of times any member of the public has asked for 
access to each non-website published successful documents on the FOI disclosure 
log other than the original successful applicant. 
 
My decision 
I have decided to refuse access to your request for documents under section 24A of the FOI 
Act on the basis that all reasonable steps have been taken to locate the document you have 
requested and I am satisfied that it does not exist.  
 
Furthermore, I am satisfied that the document cannot be produced under section 17 of the 
FOI Act, by using a computer system ordinarily available to the department. 
 
Please see Attachment A for the reasons behind my decision. 
 
You can ask for a review of our decision 
If you disagree with any part of the decision you can ask for a review. There are two ways 
you can do this. You can ask for an internal review from within the department, or an external 
review by the Office of the Australian Information Commissioner. You do not have to pay for 
reviews of decisions. See Attachment B for more information about how to arrange a 
review.  
Further assistance 
If you have any questions please email [email address].   
Yours sincerely 
 
Molly 
Authorised FOI Decision Maker 
Freedom of Information Team 
Employment Law and Freedom of Information Branch | Legal Services Division  
Department of Human Services 
PAGE 1 OF 6 



If not delivered return to PO Box 7820 Canberra BC ACT 2610 
 
Attachment A 
 
REASONS FOR DECISION 
What you requested 
I request the total of the number of times any member of the public has asked for 
access to each non-website published successful documents on the FOI disclosure 
log other than the original successful applicant. 
 
What I took into account 
In reaching my decision I took into account: 
•  your request dated 1 January 2019; 
•  consultations with departmental officers about: 
o  the nature of the requested document; 
o  the department's operating environment and functions; 
•  guidelines issued by the Australian Information Commissioner under section 93A of 
the FOI Act (the Guidelines); and 
•  the FOI Act.  
Reasons for my decisions 
I am authorised to make decisions under section 23(1) of the FOI Act. 
Section 24A of the FOI Act  
 
Section 24A of the FOI Act provides that: 
 
(1)  An agency or Minister may refuse a request for access to a document if:  
(a)  all reasonable steps have been taken to find the document; and  
(b)  the agency or Minister is satisfied that the document:  
(i) is in the agency's or Minister's possession but cannot be found; or  
(ii) does not exist.  
 
I consulted with the team responsible for FOI statistical reporting (Team) within the 
Employment Law & FOI Branch (Branch) regarding the document described in your request. 
The Team conducted searches of all Branch drives and mailboxes. The Team did not identify 
any documents matching the description in your request.  
 
The Team advised me that the document you have requested is not in existence. This is 
because the department does not record the data outlined in your request in a discrete 
format.  Whilst the Branch records data relating to the total number of disclosure log requests 
received by the department, this data is not connected to each specific disclosure log 
document. As such no report exists which specifies the total number of times any member of 
the public have asked for a access to each disclosure log document listed on the 
department’s website (which is not available for direct download).  
 
PAGE 2 OF 6 

As such, the department does not hold any documents which provide the total number of 
times any member of the public has asked for access to documents listed on the disclosure 
log.  
 
On the basis of these investigations and in accordance with section 24A of the FOI Act I am 
satisfied that:  
 
1. all reasonable steps have been taken to find the document you requested; and 
2. the document does not exist.  
 
Section 17 of the FOI Act  
 
Section 17 of the FOI Act provides that:  
 
(1)  Where: 
 
(a)   a request (including a request in relation to which a practical refusal reason 
exists) is made in accordance with the requirements of subsection 15(2) to an 
agency; 
 
(b)  it appears from the request that the desire of the applicant is for information 
that is not available in discrete form in written documents of the agency; and 
 
(ba) it does not appear from the request that the applicant wishes to be provided 
with a computer tape or computer disk on which the information is recorded; 
and 
 
(c)  the agency could produce a written document containing the information in 
discrete form by: 
 
(i) 
the use of a computer or other equipment that is ordinarily available to 
the agency for retrieving or collating stored information; or 
 
(ii) 
the making of a transcript from a sound recording held in the agency; 
 
the agency shall deal with the request as if it were a request for access 
to a written document so produced and containing that information and, 
for that purpose, this Act applies as if the agency had such a document 
in its possession. 
 
(2)  An agency is not required to comply with subsection (1) if compliance would 
substantially and unreasonably divert the resources of the agency from its other 
operations. 
 
Paragraph 3.207 of the Guidelines, citing the Full Federal Court’s decision in Collection Point 
Pty Ltd v Commissioner of Taxation 
[2013] FCAFC 67 (Collection Pointprovides:  
 
…the reference in s 17(1)(c)(i) to a ‘computer or other equipment that is ordinarily 
available’ means ‘a functioning computer system including software, that can produce 
the requested document without the aid of additional components which are not 
themselves ordinarily available … [T]he computer or other equipment … must be 
capable of functioning independently to collate or retrieve stored information and to 
produce the requested document.  
PAGE 3 OF 6 
 
Department of Human Services 

 
Does section 17 of the FOI Act apply? 
 
In processing your revised request, the department considered whether, pursuant to section 
17 of the FOI Act, a written document could be produced which would satisfy your request in 
a discrete form, by the use of a computer or other equipment that is ordinarily available to the 
department for retrieving or collating stored information.  
 
I consulted with the Team, which confirmed that, in this instance, the department cannot 
produce discrete written documents which satisfy your request. 
 
A new record is created on the Team’s database for each disclosure log request received by 
the department. As a single request may seek documents in relation to more than one 
disclosure log matter, the Team would be required to manually review each record and tally 
the total number of requests for each disclosure log document.  
 
As cited by in paragraph 3.207 of the Guidelines referred to above, the Full Court of the 
Federal Court in Collection Point explains, at [44] that: 
 
Section 17(1)(c)(i) is directed at ensuring that an agency will not be obliged to 
produce a document unless the effective and comprehensive means of doing so are 
ordinarily available to it for the specified purpose. In that context, the computer or 
other equipment ordinarily available for the specified purpose must be capable of 
functioning independently to collate or retrieve stored information
 and to produce the 
requested document. (Emphasis added). 
 
As the department would be required to manually tally review individual records to tally the 
number of requests made for each disclosure log document, I am satisfied that section 17 of 
the FOI Act does not apply to your request. This is because the department cannot produce 
a written document in discrete form by the use of a computer that is capable of functioning 
independently to collate the information you requested. 
PAGE 4 OF 6 
 
Department of Human Services 



If not delivered return to PO Box 7820 Canberra BC ACT 2610 
 
Attachment B 
 
 

INFORMATION ON RIGHTS OF REVIEW 
 
FREEDOM OF INFORMATION ACT 1982 
 
Asking for a full explanation of a freedom of information (FOI) decision 

Before you ask for a formal review of a FOI decision, you can contact us to discuss your 
request. We will explain the decision to you. This gives you a chance to correct 
misunderstandings.  
Asking for a formal review of an FOI decision 
If you still believe a decision is incorrect, the Freedom of Information Act 1982 (FOI Act
gives you the right to apply for a review of the decision. Under sections 54 and 54L of the 
FOI Act, you can apply for a review of an FOI decision by: 
1.  an Internal Review Officer in the Department of Human Services (the department); 
and/or 
2.  the Australian Information Commissioner. 
Note 1: There are no fees for these reviews. 
Applying for an internal review by an Internal Review Officer 
If you apply for internal review, a different decision maker to the departmental delegate who 
made the original decision will carry out the review. The Internal Review Officer will consider 
all aspects of the original decision and decide whether it should change. An application for 
internal review must be: 
•  made in writing 
•  made within 30 days of receiving this letter 
•  sent to the address at the top of the first page of this letter. 
Note 2: You do not need to fill in a form. However, it is a good idea to set out any relevant 
submissions you would like the Internal Review Officer to further consider, and your reasons 
for disagreeing with the decision.  
Applying for external review by the Australian Information Commissioner 
If you do not agree with the original decision or the internal review decision, you can ask the 
Australian Information Commissioner to review the decision.  
If you do not receive a decision from an Internal Review Officer in the department within 30 
days of applying, you can ask the Australian Information Commissioner for a review of the 
original FOI decision.  
You will have 60 days to apply in writing for a review by the Australian Information 
Commissioner.  
PAGE 5 OF 6 

You can lodge your application
Online: 
www.oaic.gov.au   
Post:    
Australian Information Commissioner 
 
 
GPO Box 5218 
SYDNEY NSW 2001  
Email:   
[email address] 
 
Note 3: The Office of the Australian Information Commissioner generally prefers FOI 
applicants to seek internal review before applying for external review by the Australian 
Information Commissioner. 
Important: 
•  If you are applying online, the application form the 'Merits Review Form' is available 
at www.oaic.gov.au.  
•  If you have one, you should include with your application a copy of the Department of 
Human Services' decision on your FOI request  
•  Include your contact details 
•  Set out your reasons for objecting to the department's decision. 
Complaints to the Australian Information Commissioner and Commonwealth 
Ombudsman  

Australian Information Commissioner 
 
You may complain to the Australian Information Commissioner concerning action taken by 
an agency in the exercise of powers or the performance of functions under the FOI Act, 
There is no fee for making a complaint. A complaint to the Australian Information 
Commissioner must be made in writing. The Australian Information Commissioner's contact 
details are: 
 
Telephone:      1300 363 992 
Website:          www.oaic.gov.au  
 
Commonwealth Ombudsman 
 
You may also complain to the Commonwealth Ombudsman concerning action taken by an 
agency in the exercise of powers or the performance of functions under the FOI Act. There is 
no fee for making a complaint. A complaint to the Commonwealth Ombudsman may be 
made in person, by telephone or in writing. The Commonwealth Ombudsman's contact 
details are: 
 
Phone:             1300 362 072 
Website:          www.ombudsman.gov.au 
 
The Commonwealth Ombudsman generally prefers applicants to seek review before 
complaining about a decision. 
 
PAGE 6 OF 6 
 
Department of Human Services 

Document Outline