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LEX 39013
 
Circumstances affecting capacity to comply with 
compulsory requirement 001-10050000 
Currently published version valid from 22/08/2018 11:00 am 
Background 
This document outlines how Service Officers identify and capture circumstances affecting capacity to comply 
with compulsory requirements for job seekers or ParentsNext participants. 
On this Page: 
Personal responsibility 
A key principle underpinning the job seeker compliance system is that job seekers and ParentsNext 
participants take personal responsibility managing and ensuring they can meet their requirements. 
This includes: 
  talking with their Employment Services Provider or ParentsNext provider about circumstances that 
may be affecting their ability to participate so the activities in their Job/Participation Plan are 
appropriate and achievable 
  recording Personal Events in the online dashboard Calendar to ensure their provider is aware of 
specific periods of time when they have personal commitments they want their provider to be aware 
of when scheduling requirements 
  letting their provider know beforehand if unable to attend on a day, and 
  recording their own attendance at compulsory requirements 
Circumstances that are likely to have ongoing impacts 
If job seekers, including ParentsNext participants, have personal circumstances that are likely to have an 
ongoing impact on their capacity to comply, the Department of Human Services and providers flag these to 
ensure they are given appropriate consideration when negotiating compulsory requirements or if non-
compliance occurs. 
Providers have responsibility for identifying appropriate interventions or services to address recognised 
circumstances impacting compliance, and may also re-negotiate compulsory requirements when 
appropriate. 
 
 
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Department of Human Services responsibilities 
All Service Officers have responsibility for identifying, recording and reviewing job seeker circumstances that 
are ongoing in nature and are likely to have an impact on the job seeker’s capacity to comply with 
requirements on an ongoing basis. 
When job seeker circumstances are recorded or reviewed, Human Services is expected to reinforce key 
messages to job seekers about their personal responsibilities. 
Key messages include: 
  talk with your provider as soon as possible about any personal circumstances that are likely to 
impact your ability to comply with compulsory requirements 
  job seekers on income support have mutual obligations and you are expected to fully participate in 
employment services and other activities outlined in your Job Plan/Participation Plan 
  keep the personal events in the Job Seeker Account calendar up to date to make sure your provider 
is aware of personal commitments, such as school pick up times or work, when scheduling 
requirements 
Recording circumstances affecting capacity to comply with compulsory requirements 
The Circumstances Impacting Compliance screen displays all identified circumstances that have been 
flagged as potentially affecting the job seeker’s capacity to comply with compulsory requirements. 
The Human Services system will automatically flag job seeker circumstances on this screen when: 
  providers record circumstances in the Capability Management Tool in the Employment Services 
System (ESS) 
  Homelessness Indicators have been recorded 
  Vulnerability Indicators and Comprehensive Compliance Assessment (CCA) barriers were recorded 
prior to 1 July 2018 
  an Employment Services Assessment (ESAt)/Job Capacity Assessment (JCA) or Job Seeker 
Classification Instrument (JSCI) identifies factors likely to impact capacity 
When job seeker circumstances have been automatically flagged, these will contain minimal information and 
need to be reviewed and updated as appropriate during Human Services staff interactions, for example, 
failure investigations. 
When Human Services identify additional job seeker circumstances (such as, any not automatically flagged), 
these may be added manually. 
Disclosing information to providers 
Circumstances that are affecting compliance is information that providers require to ensure compulsory 
requirements are reasonable, they can identify appropriate support services and undertake their roles and 
responsibilities in relation to administration of social security law. 
Section 202 of the Social Security (Administration) Act 1999 provides Human Services with the authority to 
disclose information to providers which is relevant to their servicing and which assists the provider to deliver 
an effective service to the job seeker. 
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By using the Circumstances Impacting Compliance screen, Human Services ensures that relevant 
information about a job seeker’s circumstances which are ongoing in nature are made available to the job 
seeker’s provider in a manner that adheres to privacy principles. For certain circumstances, as long as the 
appropriate minimum evidence has been recorded, the information Human Services record is shared 
electronically with the provider as a Vulnerability Indicator. 
The Resources page contains attachments describing when the various job seeker circumstances categories 
can be added, updated or ended, and the evidence required for different circumstances. It also contains a 
high level overview of the Circumstances Impacting Compliance workflow. 
Related links 
Assessing reasonable excuse - drug or alcohol related reasons 
Roles and responsibilities for managing compliance with compulsory requirements 
Targeted Compliance Framework 
Job Seeker Compliance Model 
Conducting compliance investigations 
Participation Compliance workflow 
Homelessness Indicators 
Referring customers to Welfare Agencies 
 
 
 
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Process 
This page contains information about recording and reviewing circumstances affecting compliance for job 
seekers and ParentsNext participants who have compulsory requirements. 
Circumstances affecting capacity to comply with compulsory requirements 
Recording and reviewing job seeker circumstances 
This table contains information about recording and reviewing job seeker circumstances affecting capacity to 
comply with compulsory requirements. 
Item 
Description 
1 
Responsibility for identifying job seeker circumstance that may affect capacity to comply + 
Read more ... 
Participation Solutions Team (PST)-skilled Service Officers identify and record ongoing 
circumstances directly contributing to a job seeker's non-compliance during a compliance 
investigation, Capability Assessment or Comprehensive Compliance Assessment (CCA). 
All Department of Human Services staff who deliver services to job seekers have responsibility 
for identifying and flagging job seeker circumstances that may affect capacity to comply with 
compulsory requirements on an ongoing or adhoc/episodic basis. 
This includes: 
  Service Officers assisting job seekers during any face-to-face or smart centre contact 
  PST-skilled Service Officers during a compliance investigation, Capability Assessment or 
Comprehensive Compliance Assessment (CCA) 
  Social Worker assistance 
  Specialist officer contact - Community Engagement Officers, Multicultural Services 
Officers, Indigenous Service Officers 
  Prison Liaison Officers assisting job seekers recently released from prison 
Job seekers have a personal responsibility for ensuring their provider is aware of circumstances 
that affect their capacity to comply with requirements. The job seeker must be encouraged to 
talk with their provider about any circumstances that have been added or updated. 
For more information on consultation with a PST-skilled social worker, see Social work role in 
the Participation Solutions Team (PST). 
2 
Circumstances Impacting Compliance screen + Read more ... 
The Circumstances Impacting Compliance screen is the system tool used to flag identified job 
seeker circumstances. 
The screen can be accessed from the Participation menu by selecting Circumstances 
Impacting Compliance. 
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The screen is also accessed via the Participation Compliance workflow from the: 
  Compliance Investigation workflow, by selecting the: 
o  Circumstances impacting Compliance link on the Other Related Information 
page 
o  View Circumstance link on the Key Information page 
o  Job Seeker Circumstances link on the Investigation page 
o  Review Circumstances link on the Decision and Penalty page 
  Capability Assessment workflow, by selecting: 
o  Continue on the Capability Assessment page when 'Yes' has been selected for 
'Does the Job Seeker/Participant statement suggest there are ongoing 
circumstances directly impacting their ability to comply with requirements' 
o  the Existing circumstances impacting compliance require review to confirm 
they are up to date link, on the Capability Assessment Outcomes page 
  Capability Assessment workflow, by selecting the: 
o  Continue button on the CCA Commencement page 
Information recorded in the Circumstances Impacting Compliance screen is available to 
Human Services staff delivering services to job seekers. Job seeker circumstances are 
presented in the Participation Compliance workflow when compliance action has been 
generated. The Capability Management tool in the Employment Services System (ESS) also 
displays existing circumstances that are affecting compliance to providers as a Vulnerability 
Indicator. 
Before flagging a job seeker circumstance affecting compliance, Service Officers should 
consider the impact the circumstance is likely to have on the job seeker’s capacity to comply 
with compulsory requirements. For further information, see Item 4. 
A circumstance that is unlikely to affect the job seeker’s capacity to comply with their 
compulsory requirements should not be recorded and any existing circumstances that are no 
longer likely to impact should be ended, see Item 6. 
3 
Recording free text on the Circumstances Impacting Compliance screen + Read more ... 
Free text descriptions should: 
  Be written in a clear concise manner using a factual tone 
  Only information that is specific and relevant to both the circumstance and the 
requirements that it impacts should be included 
  Be logical and coherent, and 
  Consider the various audiences who use the information. They must be easily 
understood by both Human Services staff and providers 
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It is never appropriate to include: 
  sensitive information 
  acronyms that are not universally or commonly in use 
  special characters (for example, '<', ‘>’, ':', '&' or ','). These characters will not transition 
appropriately to the Employment Services System(ESS) which may affect the meaning 
Note: job seekers may request details of job seeker circumstances that have been recorded 
under Freedom of Information. 
4 
Adding a new circumstance + Read more ... 
The Human Services system will automatically add some circumstances based on information 
from other sources, including: 
  Certain responses recorded in the Job Seeker Classification Instrument (JSCI) 
suggesting a job seeker may have difficulty meeting some requirements 
  Homelessness Indicators recorded in the Homelessness Indicator workflow 
  Barriers and Risk of Non-compliance ratings recorded in an Employment Services 
Assessment (ESAt) 
  Barriers manually recorded by providers in the Capability Management Tool 
Before adding a new circumstance, review the summary of existing circumstances. 
When a job seeker circumstances category: 
  currently exists, it may be more appropriate to review this circumstance, see Item 5 
  already exists but has ended, select the category from the previous circumstances 
impacting compliance and update 
  has not previously been recorded, add a new circumstance 
The appropriate job seeker circumstances category (see Item 5) should be selected from the 
drop down menu. Depending on the category selected, the screen will display additional 
prompts to record further information about the nature of the job seeker circumstances that 
are affecting. 
Note: if more than 1 job seeker circumstance is affecting the job seeker’s capacity to comply, 
multiple job seeker circumstance categories may be recorded. 
A factual and succinct free text description of the circumstances identified and how they affect 
the job seeker’s capacity to comply with compulsory requirements must be recorded. 
Evidence + Read more ... 
Job seeker circumstances affecting compliance must be supported by appropriate and 
sufficient evidence. What is considered sufficient evidence will be dependent on how the 
circumstance will be used. For example, circumstances may only be used to inform a Capability 
Assessment where one of the identified minimum level evidence criteria has been provided. 
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The workflow will present a drop down list of the available evidence type(s) appropriate for 
each of the job seeker circumstance categories. In some circumstances a statement from the 
job seeker may be sufficient, other categories may require a medical certificate, Employment 
Services Assessment (ESAt), a specialist assessment or other third party verification. 
While all available evidence options presented for a category will allow the circumstance to be 
added, if the circumstance is being used to inform a Capability Assessment, a higher level of 
evidence is required. 
The screen will help to identify the appropriate evidence based on the category 
  When evidence was provided through consultation, select who was consulted from the 
drop down menu provided 
  Other evidence used to identify or support the impact of the circumstance on the job 
seeker’s capacity to comply should also be selected from the drop down menus 
provided 
See Resources for further information about the evidence required to assess job seeker 
capability 
Adding a circumstance via the Participation Compliance workflow + Read more ... 
Where a new job seeker circumstance is added while conducting a Capability Assessment, 
compliance investigation or Comprehensive Compliance Assessment (CCA) further information 
will be required before the Circumstances Impacting Compliance screen can be completed. 
This further information required relates to how the identified job seeker circumstances 
affects the compliance action currently being undertaken. The following may be required: 
  Explanation of how the circumstances impact the job seeker's ability to meet 
requirements and whether consultation occurred to assess the impact 
  When the circumstances started to impact the job seeker's ability to meet 
requirements 
  Whether the circumstance or the requirement have changed since a Capability 
Assessment was last conducted. Note: where a penalty decision is being made soon 
after completion of a Capability Assessment, if the impact of circumstances have 
already been considered and requirements have not changed it is unlikely it would be 
appropriate not to apply a financial penalty unless there were other factors impacting 
the job seeker's ability to comply and relevant to the decision on reasonable excuse 
  Whether job seeker circumstances have significantly changed since the last CCA was 
conducted 
When accessing the screen via the Capability Assessment workflow, the following additional 
information is required to assist with identifying specific Capability Assessment outcomes: 
  Whether the circumstances directly contributed to non-compliance events that 
occurred on or after the circumstances started to impact, and which requirements the 
circumstance is impacting and how they are affected 
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  Types of activities that can still be undertaken and dates and times the job seeker can 
attend. Care must be taken to ensure that dates and times recorded will still allow the 
job seeker to meet the minimum required hours for their current participation 
category 
5 
Circumstance categories + Read more ... 
Job seeker circumstance categories include: 
  Accommodation/living arrangements 
  Behavioural Issues 
  Caring Responsibilities 
  Cultural Issues 
  Drug and alcohol dependence 
  Family relationships/Domestic violence 
  Financial Issues 
  Geographic isolation or limited social networks 
  Job seeker in Transition 
  Legal Issues 
  Limited literacy/numeracy/English 
  Medical conditions - Cognitive/neurological impairment 
  Medical conditions - Mental health 
  Medical conditions - Other illness, injury requiring frequent treatment 
  Medical conditions - Other illness/not resulting in a VI being recorded 
  Other educational or vocational limitations (automatically recorded by system) but can 
be updated or ended manually 
  Other (automatically recorded by system but can be updated or ended manually) 
  Recent prison release 
  Technology access 
  Transport access 
See Resources for when categories can be added, ended or updated. 
6 
Reviewing or ending existing circumstances + Read more ... 
Service Officers are required to review existing circumstances when job seeker contact occurs. 
Job seeker circumstances no longer affecting the job seeker's capacity to comply must be 
ended. 
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The Participation Compliance workflow will prompt that a review of Circumstances Impacting 
Compliance is required. 
When the circumstance: 
  continues to affect capacity, update the current status of the circumstance if this has 
changed, the end date, and the description and evidence fields 
  was recorded in error, this must be immediately removed using the Delete button 
  no longer have any impact on requirements, the status will need to be updated 
Job seeker circumstances automatically end when the maximum duration is reached for the 
following categories: 
  Recent prison release 
  Job seeker in Transition 
 
 
 
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References 
This page contains links to legislation. 
Legislation 
Links to the Federal Register of Legislation site point to a 'Series' page which lists all available historical 
versions. Navigate to the appropriate legislative reference(s) listed below by selecting the ‘Latest’ 
compilation at the top of the list. 
Social Security (Administration) Act 1999 
  section 202, protection of personal information 
 
 
Resources 
This page contains attachments describing when the various job seeker circumstances categories can be 
added, updated or ended and what evidence is required to assess job seeker capability. It also contains a 
high level overview of the Circumstances Impacting Compliance workflow. Links on this page may not be 
available to external audiences. 
Job seeker circumstance category 
Job seeker circumstance category 
Evidence required to assess job seeker capability 
Evidence required to assess job seeker capability 
Circumstances Impacting Compliance workflow - high level overview 
This attachment may not be printed, broadcast or released externally. For contact details and more 
information, see Information Publication Scheme. 
Circumstances Impacting Compliance workflow 
 
 
 
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Training & Support 
This page contains training information. Links on this page may be unavailable to external audiences. 
Training packages 
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  CLK00888 - Circumstances impacting compliance 
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