This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Fair work audit frequency in the hospitality industry'.


 
 
Our reference: FOI-1061 
 
28 March 2019 
 
Mr Henry Honner 
Email: [FOI #5284 email] 
 
Dear Mr Honner  
 
FREEDOM OF INFORMATION REQUEST 
Consultation Notice under section 24AB of the Freedom of Information Act 1982 
 
 

I refer to your email dated 1 March 2019 containing your request under the Freedom of 
Information Act 1982 (Cth)
 (FOI Act) for information held by the Office of the Fair Work 
Ombudsman (FWO).  
Scope of request 
 
I confirm you have sought access to - 
1.  The number of audits carried out in the hospitality industry annually over the last 10 years by 
FWO. Annual figures to show any growth or decline in visitation numbers. 
  

2.  A  breakdown  of  those  audits  instigated  by  employee  complaints  and  those  conducted 
randomly as part of normal operations if possible. 
 
3.  The cost to FWO of carrying out a random audit. 
 
4.  The cost to FWO of carrying out an average resolution for an employee complaint (in number 
of labour hours if financial costs are not known).  
 

5.  Percentage of complaints/underpayments that involved migrant workers over time. 
 
6.  Percentage of complaints that derived from migrant employers or employers from non-English 
speaking backgrounds over time.  
 
Purpose of this Notice 
 
I am an officer authorised under subsection 23(1) of the FOI Act to make decisions in relation to 
FOI requests. 
 
I confirm that my team has made a number of enquiries with several business units within the 
office  of  the  FWO  to  understand  what  relevant  documents  the  FWO  holds  in  relation  to  your 
request.  The  most  relevant  business  unit  is  the  Proactive  Compliance  team  (Proactive 
Compliance
). As a result of these enquiries and as detailed further below, I have now formed 
the view that a practical refusal reason exists within the meaning of section 24AA of the FOI Act.  
 
 
www.fairwork.gov.au 
Fair Work Infoline 13 13 94 
ABN: 43 884 188 232 
 

Subsection 24AA(1)(a) of the FOI Act states that a ‘practical refusal’ exists if the work involved 
in processing the request would ‘substantially and unreasonably divert the resources of the 
agency from its other operations’. 
 
If the FWO was to continue processing your request in its current form, we believe that it would 
take well over 100 hours just to locate and identify all relevant documents. A considerable 
amount of time (several hundred hours) would then be needed to review all those documents 
that may number well over 1000, undertake the required internal consultation and then prepare 
an appropriate decision in accordance with the FOI Act. 
 
The purpose of this notice is to invite you to consider refining the scope of your request if you 
wish, as part of the request consultation process referred to in section 24AB. If, after the 
consultation process concludes, the FWO is satisfied that the practical refusal reason still exists, 
the FWO may refuse to give access to requested information in accordance with section 24A. 
 
Why I consider a practical refusal reason exists 
 
In deciding whether the work involved in processing your request (in its current form) would meet 
the relevant voluminous threshold, I considered guidance provided by the Office of the Australian 
Information Commissioner (OAIC) (including Part 3 of the OAIC review decisions), and the FWO’s 
staffing and resources involved in processing information access requests. 
 
The OAIC’s FOI guidelines state that practical refusal grounds operate to ensure that the capacity 
of agencies to discharge their normal functions is not undermined by processing unreasonably 
burdensome FOI requests. In deciding if a practical refusal reason exists, an agency must have 
regards to the resources required to perform a number of activities, including: 
 
  identifying, locating or collating documents within the filing system of the agency; 
  deciding whether to grant, refuse or defer access; 
  consulting with other parties; 
  notifying an interim of final decision to the applicant; 
  the impact that processing a request may have on other work in an agency, including 
other information access requests; 
  whether there is a significant public interest in the documents requested; and 
  other steps taken by an agency or minister to publish information of the kind requested 
by an applicant.1 
 
There is no set number of hours of processing time that determines whether a practical refusal 
reason exists, but rather each case should be assessed on its own merits and in light of relevant 
AAT  or  OAIC  decisions.  Recent  decisions  by  the  Australian  Information  Commissioner  has 
affirmed decisions by departments and agencies to practically refuse requests when they entail 
approximately 70 or more hours of work.2 
 
The FWO’s information access team processes approximately 150 information access requests 
per  annum.  Approximately  three  team  members  work  on  information  access  (including  FOI 
matters) on a full-time basis. On the assumption that if three of our staff members worked 90% of 
their time on FOI matters over a whole year, we would spend over 5,400 hours on FOI matters. 
On  average,  this  means  the  processing  time  equates  to  roughly  36  hours  per  request.  We 
estimate that it would take several hundred hours to process your FOI request in its current form, 
which is many times longer than an average FOI request. 
                                           
1 OAIC Guidelines, [3.115]-[3.117]. 
2 For in ‘NX’ and Australian Trade and Investment Commission (Freedom of Information) [2018] AICmr 18 (2 
February 2018), a practical refusal decision was issued for an FOI request involving an estimated further 63 hours of 
processing of 610 documents, and involving consultation with five external third 
parties.see:https://www.oaic.gov.au/freedom-of-information/foi-decisions/ic-review-decisions/2018-aicmr-18). 
Page 2 of 6 
 

Identifying relevant information 
 
The  preliminary  enquiries  that  my  team  has  made  with  Proactive  Compliance  and  relevant 
searches have taken approximately six hours to date and included consultation with the following 
other FWO business units:  
 
  Policy 
  Community Engagement 
  Website 
  Strategic Research, Analysis and Reporting  
  International Labour  
  Media 
 
Points 1 to 3 of your request scope include: 
 
1.  The number of audits carried out in the hospitality industry annually over the last 10 years by 
FWO. Annual figures to show any growth or decline in visitation numbers. 
 
2.  A  breakdown  of  those  audits  instigated  by  employee  complaints  and  those  conducted 
randomly as part of normal operations if possible. 
 
3.  The cost to FWO of carrying out a random audit. 
 
With respect to points 1 to 3, Proactive Compliance has advised that the FWO does not hold this 
information  in  documentary  form  and  it  would  be  a  significant  task  to  attempt  to  identify  the 
numbers you are seeking given audits are not recorded with reference to specific industries or 
with reference to whether they were instigated by employees or randomly. 
 
We recommend  you  consider  the  information  available  on  the  FWO  website  about  campaigns 
relating to the hospitality industry (see below) and other more recent campaigns. Each campaign 
conducted  by  the  FWO  can  involve  hundreds  or  thousands  of  audits  of  particular  businesses, 
depending on the campaign’s breadth and focus. 
 
Proactive Compliance also advised that it would not be possible to determine whether a specific 
campaign involved businesses in the hospitality industry without looking at the business details 
of  each  employer  audited  as  part  of  that  campaign.  For  example,  a  regional  campaign  might 
involve businesses in the hospitality industry, but one could not ascertain this without searching 
through  the  employer  details  of  every  single  business  contacted  or  visited  as  part  of  that 
campaign. It would not be practical or reasonable, in light of the hundreds of campaigns over the 
last 10 years, to review every audit conducted, in order to establish the statistics you are seeking. 
  
The FWO is not obliged to create documents in order to respond to an FOI request. However, the 
FWO will consider taking steps to produce some requested documents if the resources required 
are not onerous.  That is not the situation here given the significantly large amount of resources 
need to analyse a very large amount of data. 
Another  complicating  factor  is  that  the  FWO’s  data  is  matched  with  that  from  the  Australian 
Business Register  database, which may not correctly identify the industry  in which  a particular 
business operates. For example, a business that is in the hospitality industry may not be listed as 
such.  Additionally,  we  would  have  to  review  all  documents  associated  with  each  audit  to 
determine how they  were instigated. There may also be a requirement to consult a number of 
third parties depending on what the documents contained.  
 
If the  FWO  was  to  process  your  request  in  its  current form,  in  addition to the  several  hundred 
hours  needed  to  search  for  relevant  information  held  in  databases  managed  by  Proactive 
Compliance’s  databases,  we  would  also  need  to  check  several  other  document  management 
Page 3 of 6 
 

systems  managed  by  the  above-mentioned  FWO  business  units.  This  will  in  turn  extend  the 
search and retrieval timeframe. 
 
Points 4 to 6 of your request scope cover: 
 
4.  The cost to FWO of carrying out an average resolution for an employee complaint (in number 
of labour hours if financial costs are not known).  
 

5.  Percentage of complaints/underpayments that involved migrant workers over time. 
 
6.  Percentage of complaints that derived from migrant employers or employers from non-English 
speaking backgrounds over time. 
 
With  respect  to  points  4  to  6,  I  have  found  that  the  FWO  does  not  hold  any  documents  that 
explicitly  address  these  questions.  However,  there  is  more  information  on  the  FWO  website 
(detailed  below)  that  addresses  your  requests  relating  to  statistics  of  complaints  by  migrant 
workers.  
 
Request consultation process 
 
Before I make a final decision in response to your request, you have the opportunity to revise 
the request in accordance with the ‘request consultation process’ referred to in section 24AB of 
the FOI Act.  
 
The OAIC’s FOI Guidelines note that a ‘broadly worded request is more likely to constitute an 
unreasonable diversion of resources than a request that is narrowly focused’. Revising your 
request can mean narrowing the scope of the request to make it more manageable or 
explaining in more detail the documents you wish to access.  
 
By providing more specific information about exactly what documents you are interested in, we 
may be able to pinpoint the documents more quickly and avoid using excessive resources to 
identify and review irrelevant documents. 
 
Publically available information 
 
Please  see  below  links  to  publically  available  documents  created  by  the  FWO.  Whilst  these 
documents do not expressly convey the precise statistical information you are seeking, you may 
find them useful to your purposes. 
 
In relation to: 
 
1.  The number of audits carried out in the hospitality industry annually over the last 10 years by 
FWO. Annual figures to show any growth or decline in visitation numbers.  
The following links refer to the FWO’s Hospitality industry campaigns since 2012: 
Hospitality campaign-takeaway foods report 
National hospitality industry campaign report - restaurants cafes and catering industries  
National hospitality campaign report 2012- 2013 
 
 
 
 
Page 4 of 6 
 

Additionally, on 1 May 2018, former FWO, Natalie James, addressed the Annual National Policy 
Influence Reform Conference discussing a number of points related to our experience with the 
hospitality industry. You may find the information in this article useful, in particular her comments 
on page 5 of the report where she speaks to the campaigns listed above:  
AIG PIR speech 2018 
 
The Fair Work Ombudsman’s annual reports also contain information about the hospitality 
industry. Please review the following link to information that may be useful to you about our Fast 
Food, Restaurants and Café’s strategy: Annual Report 2017-18 
 
In relation to: 
2.  A breakdown of those audits instigated by employee complaints and those conducted 
randomly as part of normal operations if possible. 
The FWO produced the following campaign reports last year about the hospitality industry which 
you may wish to review:  
Food Precincts Activities Report  
Western Sydney Campaign Report  
National Compliance Monitoring Campaign Report 
 
Finally, in relation to the last two points of your request scope:  
5.  Percentage of complaints/underpayments that involved migrant workers over time and  
 
6.  Percentage of complaints that derived from migrant employers or employers from non-

English speaking backgrounds over time.  
 
The FWO’s Annual Report 2017-18 contains the above information on page 17.  
 
The following public reports are also available relating to migrant workers:  
Inquiry into the procurement of cleaners in Tasmanian supermarkets 
Harvest trail inquiry 
417 visa inquiry report 
More broadly, other content on the website might be relevant such as the following reports that 
contain lists of all the finalised reports for our campaigns, inquiries and other activities.  
Campaign reports 
Inquiry reports  
Activity reports  
 
 
 
 
 
 
 
 

Page 5 of 6 
 


Next steps 
 
Under the legislation, you have 14 days to respond to this notice from the day after it is received 
in one of the ways set out below. Before the end of the consultation period, you are required to, 
in writing: 
 
  withdraw your request; 
  make a revised request; or 
  tell us why you do not wish to revise your request. 
 
During this period, please consider seeking the FWO’s assistance to revise your request scope. 
If you revise your request in a way that adequately addresses the practical refusal grounds 
outlined above, we will recommence processing it straight away. 
 
As mentioned in our initial response to you, if you wish to provide any further information or 
discuss the scope of your request, please consider contacting the FWO’s FOI team from a 
private email address with alternative contact details. I would be happy to discuss the matter 
with you too if you wish if you provide a suitable contact telephone number. 
 
Please also be aware that the FWO may still decide to issue a charges notice to cover the cost 
of processing this matter. 
 
Contact details 
 
I can be contacted via [FWO request email]. 
 
 
Sincerely 
 
 
 
Annabel Kent 
Director (a/g) – Customer Feedback and Information Access 
Fair Work Ombudsman 
Page 6 of 6