Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Letter to APRA from Nicholas Brookes - Re: Foster's Group Superannuation Fund'.


 
 
 
 
Internal review decision made under the Freedom of Information Act 1982  
Applicant: 
 
Phillip Sweeney 
Decision-maker: 
Ben  (person number 2355), an authorised officer of the 
Australian  Prudential Regulation Authority (APRA) for the 
  purposes of section 23(1) of the Freedom of Information Act 
1982 (‘FOI Act’).  
FOI reference: 
FOI 20 – 11  
Decision: 
Grant access to the document listed in the Schedule.  
Affirm the original FOI decision to refuse access to the other 
documents subject to your request because the documents 
could not be found or do not exist. 
Summary 
 
1. 
On 9 August 2019 you made the following FOI request: 
“The documents I seek are: 
 
(i) a copy of the letter provided to APRA by Nicholas Brookes, the then CEO of 
Corporate Combined Superannuation (CCSL Ltd) {RSE Licence L0000758}, the then 
purported corporate trustee of this regulated superannuation fund (R 1004830); and 
(ii) copies of all the documents which were attached to this letter signed by Mr 
Brookes.” 
 
(‘your original FOI request’) 
 
2. 
On 4 October 2019 APRA made the decision to refuse access to the documents on the 
basis of section 24A of the FOI Act in response to your original FOI request (‘the original 
FOI decision’).  
 
3. 
On 10 October 2019 APRA received your email request for an internal review of APRA’s 
original FOI decision (‘the internal review application’).  
Material taken into account  
4. 
I relied on the following evidence and material in making my decision: 
a) 
your original FOI request; 
b) 
acknowledgment of FOI request from FOI Officer to the Applicant dated 9 August 
2019; 
c) 
email correspondence between APRA staff between 26 August and 4 September 
2019 and 4 October 2019; 
d) 
file note dated 4 October 2019; 

e) 
notice of decision dated 4 October 2019; 
f) 
the internal review application; 
g) 
memorandum from FOI Officer dated 4 November 2019; 
h) 
relevant sections of the Australian Prudential Regulation Authority Act 1998 (Cth) 
(APRA Act); 
i) 
relevant sections of the FOI Act; and 
j) 
guidelines issued by the Office of the Australian Information Commissioner to date 
(FOI Guidelines). 
Reasons  
5. 
Paragraphs of the original FOI decision are reproduced below: 
“APRA has conducted all reasonable searches of its records in order to identify all 
documents relevant to your FOI request (relevant documents).  
I have decided to refuse access to the relevant documents for the following reason:  
Documents cannot be found, do not exist or have not been received. 
Based on the information before me, APRA has taken all reasonable steps to locate 
the documents relevant to the request and I am satisfied that the documents cannot 
be found/do not exist. Accordingly, I refuse access under section 24A of the FOI Act.” 
6. 
You made the following statement in support of your internal review application: 
 
“I have a copy of the letter from Mr Nicholas Brookes to APRA dated 24 June 2010 
which lists the attached documents numbered 1 to 7.  
 
Documents listed at item 5 were:  
(a)  Rules dated 19 August 1985 
(b)  Amendments dated 26 August 1986  
(c)  Amendments dated 15 December 1986  
(d)  Register of executed deeds 
Therefore APRA must have in its possession a copy of these documents otherwise 
they have been deliberately destroyed.”  
7. 
I considered your statement in detail and reviewed all relevant documentation and the 
process of investigation undertaken by the FOI Officer. I identified an additional 
document in making the internal review decision. I have decided to grant you access to 
the document set out in the schedule.  
8. 
In relation to the other documents subject to your request, I am satisfied APRA 
conducted all reasonable searches of its records in order to locate these  documents 
having regard to:   
a) 
APRA’s record management systems and practices;  
b) 
the areas within APRA who are able to assist with the location of these documents; 
and  
 
 
AUSTRALIAN PRUDENTIAL REGULATION AUTHORITY 
2 

c) 
the current and past file management systems and the practice of orderly 
destruction or removal of documents.  
9. 
APRA undertook searches of its file index and searches of its electronic file systems. 
APRA also circulated emails internally to relevant areas requesting they conduct 
searches of their respective file systems.  
10.  Following these searches, these documents cannot be found, do not exist or have not 
been received. I have affirmed the remainder of the original FOI decision to refuse 
access to the other documents subject to your request because the documents could 
not be found or do not exist. 
Rights of review  
11.  Under section 54L of the FOI Act, you have the right to apply to the OAIC for a review 
of my decision. The application for review by the OAIC must be made in writing within 
60 days of the date of this letter, and be lodged in one of the following ways: 
Online 
https://forms.business.gov.au/aba/oaic/foi-review-/ 
Post 
GPO Box 5218, Sydney NSW 2001 
Email 
xxxxx@xxxx.xxx.xx 
Facsimile 
(02) 9284 9666 
Street address 
Office of the Australian Information Commissioner 
Level 3, 175 Pitt Street 
Sydney NSW 2000 
 
12.  More information about your review rights under the FOI Act is available here: 
https://www.oaic.gov.au/freedom-of-information/foi-guidelines/part-10-review-by-the-
information-commissioner/  
 
Ben (person number 2355)  
FOI Officer 
 
11 November 2019 
 
  
 
 
AUSTRALIAN PRUDENTIAL REGULATION AUTHORITY 
3 

 
 
 
 
Schedule  
Doc 
Description  
Exemption(s) 
Access  
No.  
1 
Letter 
 
Granted 
 
 
 

FREEDOM OF INFORMATION ACT 1982 
11A Access to documents on request  
Scope 
             (1)  This section applies if: 
                     (a)  a request is made by a person, in accordance with subsection 15(2), to an agency or 
Minister for access to: 
                              (i)  a document of the agency; or 
                             (ii)  an official document of the Minister; and 
                     (b)  any charge that, under the regulations, is required to be paid before access is given 
has been paid. 
             (2)  This section applies subject to this Act. 
Note:          Other provisions of this Act are relevant to decisions about access to 
documents, for example the following: 
(a)    section 12 (documents otherwise available); 
(b)    section 13 (documents in national institutions); 
(c)    section 15A (personnel records); 
(d)    section 22 (access to edited copies with exempt or irrelevant matter 
deleted). 
Mandatory access—general rule 
             (3)  The agency or Minister must give the person access to the document in accordance with 
this Act, subject to this section. 
Exemptions and conditional exemptions 
             (4)  The agency or Minister is not required by this Act to give the person access to the 
document at a particular time if, at that time, the document is an exempt document. 
Note:          Access may be given to an exempt document apart from under this Act, 
whether or not in response to a request (see section 3A (objects—information 
or documents otherwise accessible)). 
             (5)  The agency or Minister must give the person access to the document if it is conditionally 
exempt at a particular time unless (in the circumstances) access to the document at that 
time would, on balance, be contrary to the public interest. 
Note 1:       Division 3 of Part IV provides for when a document is conditionally exempt. 
Note 2:       A conditionally exempt document is an exempt document if access to the 
document would, on balance, be contrary to the public interest (see 
section 31B (exempt documents for the purposes of Part IV)). 
Note 3:       Section 11B deals with when it is contrary to the public interest to give a 
person access to the document. 
             (6)  Despite subsection (5), the agency or Minister is not required to give access to the 
document at a particular time if, at that time, the document is both: 
                     (a)  a conditionally exempt document; and 
                     (b)  an exempt document: 
                              (i)  under Division 2 of Part IV (exemptions); or 
                             (ii)  within the meaning of paragraph (b) or (c) of the definition of exempt document 
in subsection 4(1). 
 
 
AUSTRALIAN PRUDENTIAL REGULATION AUTHORITY 
5 

24A  Requests may be refused if documents cannot be found, do not exist or have not been 
received 
Document lost or non-existent 
 
(1)  An agency or Minister may refuse a request for access to a document if: 
 
(a)  all reasonable steps have been taken to find the document; and 
 
(b)  the agency or Minister is satisfied that the document: 
 
(i)  is in the agency’s or Minister’s possession but cannot be found; or 
 
(ii)  does not exist. 
Document not received as required by contract 
 
(2)  An agency may refuse a request for access to a document if: 
 
(a)  in order to comply with section 6C, the agency has taken contractual measures to 
ensure that it receives the document; and 
 
(b)  the agency has not received the document; and 
 
(c)  the agency has taken all reasonable steps to receive the document in accordance 
with those contractual measures. 
 
38  Documents to which secrecy provisions of enactments apply 
 
(1)  Subject to subsection (1A), a document is an exempt document if: 
 
(a)  disclosure of the document, or information contained in the document, is prohibited 
under a provision of an enactment; and 
 
(b)  either: 
 
(i)  that provision is specified in Schedule 3; or 
 
(ii)  this section is expressly applied to the document, or information, by that 
provision, or by another provision of that or any other enactment. 
 
(1A)  A person’s right of access to a document under section 11 or 22 is not affected merely 
because the document is an exempt document under subsection (1) of this section if 
disclosure of the document, or information contained in the document, to that person is 
not prohibited by the enactment concerned or any other enactment. 
 
(2)  Subject to subsection (3), if a person requests access to a document, this section does 
not apply in relation to the document so far as it contains personal information about the 
person. 
 
(3)  This section applies in relation to a document so far as it contains personal information 
about a person if: 
 
(a)  the person requests access to the document; and 
 
(b)  disclosure of the document, or information contained in the document, is prohibited 
under section 503A of the Migration Act 1958 as affected by section 503D of that 
Act. 
 
(4)  In this section: 
enactment includes a Norfolk Island enactment. 
 
 
AUSTRALIAN PRUDENTIAL REGULATION AUTHORITY ACT 1998 
56  Secrecy—general obligations  
 
(1)  In this section: 
body regulated by APRA includes a body that has at any time been a body regulated 
by APRA. 
 
 
AUSTRALIAN PRUDENTIAL REGULATION AUTHORITY 
6 

court includes a tribunal, authority or person having the power to require the production 
of documents or the answering of questions. 
financial sector entity has the same meaning as in the Financial Sector (Collection of 
Data) Act 2001. 
officer means: 
 
(a)  an APRA member; or 
 
(b)  an APRA staff member; or 
 
(c)  any other person who, because of his or her employment, or in the course of that 
employment: 
 
(i)  has acquired protected information; or 
 
(ii)  has had access to protected documents; 
 
  other than an employee of the body to which the information or document relates. 
personal information has the same meaning as in the Privacy Act 1988. 
produce includes permit access to. 
protected document means a document given or produced (whether before or after the 
commencement of this section) under, or for the purposes of, a prudential regulation 
framework law and containing information relating to the affairs of: 
 
(a)  a financial sector entity; or 
 
(b)  a body corporate (including a body corporate that has ceased to exist) that has at 
any time been, or is, related (within the meaning of the Corporations Act 2001) to a 
body regulated by APRA or to a registered entity; or 
 
(c)  a person who has been, is, or proposes to be, a customer of a body regulated by 
APRA or of a registered entity;; or 
 
(ca)  a person in relation to whom information is, or was, required to be given under a 
reporting standard made in accordance with subsection 13(4A) of the Financial 
Sector (Collection of Data) Act 2001; 
other than: 
 
(d)  a document containing information that has already been lawfully made available to 
the public from other sources; or 
 
(e)  a document given or produced under, or for the purposes of, a provision of the 
Superannuation Industry (Supervision) Act 1993: 
 
(i)  administered by the Commissioner of Taxation; or 
 
(ii)  being applied for the purposes of the administration of a provision 
administered by the Commissioner of Taxation. 
It also includes a document that is given to APRA under Part 7.5A of the Corporations 
Act 2001, other than a document containing information that has already been lawfully 
made available to the public from other sources. 
protected information means information disclosed or obtained (whether before or after 
the commencement of this section) under, or for the purposes of, a prudential regulation 
framework law and relating to the affairs of: 
 
(a)  a financial sector entity; or 
 
(b)  a body corporate (including a body corporate that has ceased to exist) that has at 
any time been, or is, related (within the meaning of the Corporations Act 2001) to a 
body regulated by APRA or to a registered entity; or 
 
(c)  a person who has been, is, or proposes to be, a customer of a body regulated by 
APRA or of a registered entity;; or 
 
(ca)  a person in relation to whom information is, or was, required to be given under a 
reporting standard made in accordance with subsection 13(4A) of the Financial 
Sector (Collection of Data) Act 2001; 
other than: 
 
(d)  information that has already been lawfully made available to the public from other 
sources; or 
 
(e)  information given or produced under, or for the purposes of, a provision of the 
Superannuation Industry (Supervision) Act 1993: 
 
 
AUSTRALIAN PRUDENTIAL REGULATION AUTHORITY 
7 

 
(i)  administered by the Commissioner of Taxation; or 
 
(ii)   being applied for the purposes of the administration of a provision 
administered by the Commissioner of Taxation. 
It also includes information that is given to APRA under Part 7.5A of the Corporations Act 
2001, other than information that has already been lawfully made available to the public 
from other sources. 
registered entity means a corporation that is, or has at any time been, a registered 
entity within the meaning of the Financial Sector (Collection of Data) Act 2001. 
 
(2)  A person who is or has been an officer is guilty of an offence if: 
 
(a)  the person directly or indirectly: 
 
(i)  discloses information acquired in the course of his or her duties as an officer 
to any person or to a court; or 
 
(ii)  produces a document to any person or to a court; and 
 
(b)  the information is protected information, or the document is a protected document; 
and 
 
(c)  the disclosure or production is not in accordance with subsection (3), (4), (5), 
(5AA), (5A), (5B), (5C), (6), (7), (7A), (7B) or (7C). 
Penalty:  Imprisonment for 2 years. 
Note: 
Chapter 2 of the Criminal Code sets out the general principles of criminal 
responsibility. 
 
(3)  It is not an offence if the disclosure of protected information or the production of a 
protected document by a person is for the purposes of a prudential regulation framework 
law. 
Note: 
A defendant bears an evidential burden in relation to the matters in 
subsection (3) (see subsection 13.3(3) of the Criminal Code). 
 
(4)  It is not an offence if the disclosure of protected information or the production of a 
protected document by a person: 
 
(a)  is by an employee of the person to whose affairs the information or document 
relates; or 
 
(b)  occurs after the person to whose affairs the information or document relates has 
agreed in writing to the disclosure or production. 
Note: 
A defendant bears an evidential burden in relation to the matters in 
subsection (4) (see subsection 13.3(3) of the Criminal Code). 
 
(5)  It is not an offence if the disclosure of protected information or the production of a 
protected document by a person: 
 
(a)  occurs when the person is satisfied that the disclosure of the information, or the 
production of the document, will assist a financial sector supervisory agency, or any 
other agency (including foreign agencies) specified in the regulations, to perform its 
functions or exercise its powers and the disclosure or production is to that agency; 
or 
 
(b)  is to another person and is approved by APRA by instrument in writing. 
Note: 
A defendant bears an evidential burden in relation to the matters in 
subsection (5) (see subsection 13.3(3) of the Criminal Code). 
 
(5AA)  It is not an offence if the disclosure of protected information or the production of a 
protected document is made: 
 
(a)  by an officer of an agency to which the information or document has been 
disclosed or produced under paragraph (5)(a); and 
 
(b)  for the same purpose as the information or document was so disclosed or 
produced to that agency. 
Note: 
A defendant bears an evidential burden in relation to the matters in 
subsection (5AA) (see subsection 13.3(3) of the Criminal Code). 
 
 
AUSTRALIAN PRUDENTIAL REGULATION AUTHORITY 
8 

 
(5A)  It is not an offence if the production by a person of a document that was given to APRA 
under section 9 or 13 of the Financial Sector (Collection of Data) Act 2001 is to the 
Australian Statistician for the purposes of the Census and Statistics Act 1905. 
Note: 
A defendant bears an evidential burden in relation to matters in subsection (5A) 
(see subsection 13.3(3) of the Criminal Code). 
 
(5B)  It is not an offence if the production by a person of a document that was given to APRA 
under section 9 or 13 of the Financial Sector (Collection of Data) Act 2001 is to: 
 
(a)  the Reserve Bank of Australia; or 
 
(b)  another prescribed authority. 
Note: 
A defendant bears an evidential burden in relation to matters in subsection (5B) 
(see subsection 13.3(3) of the Criminal Code). 
 
(5C)  If: 
 
(a)  a document is a reporting document given to APRA under section 13 of the 
Financial Sector (Collection of Data) Act 2001; and 
 
(b)  either: 
 
(i)  a determination has been made under section 57 that the document does not, 
or documents of that kind do not, contain confidential information; or 
 
(ii)  a determination has been made under section 57 that a specified part of the 
document, or of documents of that kind, does not contain confidential 
information; 
it is not an offence to disclose the document or that part of the document, or any 
information contained in the document or that part of the document, to any person 
(including by making the document, the part of the document or the information available 
on APRA’s website). 
 
(6)  It is not an offence if the disclosure of protected information or the production of a 
protected document is to: 
 
(a)  an APRA member; or 
 
(b)  an APRA staff member; 
for the purposes of the performance of APRA’s functions, or the exercise of APRA’s 
powers, under a law of the Commonwealth or of a State or a Territory. 
Note: 
A defendant bears an evidential burden in relation to the matters in 
subsection (6) (see subsection 13.3(3) of the Criminal Code). 
 
(6A)  It is not an offence if the disclosure of protected information or the production of a 
protected document is to: 
 
(a)  an auditor who has provided, or is providing, professional services to a general 
insurer, authorised NOHC or a subsidiary of a general insurer or authorised NOHC; 
or 
 
(b)  an actuary who has provided, or is providing, professional services to a general 
insurer, authorised NOHC or a subsidiary of a general insurer or authorised NOHC; 
and the disclosure is for the purposes of the performance of APRA’s functions, or the 
exercise of APRA’s powers, under a law of the Commonwealth or of a State or Territory. 
 
(7)  It is not an offence if the information, or the information contained in the document, as 
the case may be, is in the form of a summary or collection of information that is prepared 
so that information relating to any particular person cannot be found out from it. 
Note: 
A defendant bears an evidential burden in relation to the matters in 
subsection (7) (see subsection 13.3(3) of the Criminal Code). 
 
(7A)  It is not an offence if the information, or the information contained in the document, as 
the case may be, is all or any of the following: 
 
(a)  the names of bodies that are regulated by APRA; 
 
(b)  the addresses at which bodies referred to in paragraph (a) conduct business; 
 
(c)  any other information that is reasonably necessary to enable members of the public 
to contact persons who perform functions in relation to bodies referred to in 
paragraph (a). 
 
 
AUSTRALIAN PRUDENTIAL REGULATION AUTHORITY 
9 

Note: 
A defendant bears an evidential burden in relation to the matters in 
subsection (7A) (see subsection 13.3(3) of the Criminal Code). 
 
(7B)  It is not an offence if the information, or the information contained in the document, as 
the case may be, is: 
 
(a)  a statement of APRA’s opinion as to whether or not a body regulated by APRA is 
complying, or was complying at a particular time, with a particular provision of a 
prudential regulation framework law; or 
 
(b)  a description of: 
 
(i)  court proceedings in relation to a breach or suspected breach by a person of a 
provision of a prudential regulation framework law; or 
 
(ii)  activity engaged in, or proposed to be engaged in, by APRA in relation to such 
a breach or suspected breach; or 
 
(c)  a description of action under a prudential regulation framework law that APRA has 
taken or is proposing to take in relation to: 
 
(i)  a body regulated by APRA; or 
 
(ii)  an individual who holds or has held a position with or in relation to such a 
body. 
Note: 
A defendant bears an evidential burden in relation to the matters in 
subsection (7B) (see subsection 13.3(3) of the Criminal Code). 
 
(7C)  If information referred to in subsection (7A) or paragraph (7B)(a) that relates to a body 
that is, or has at any time been, regulated by APRA under the Superannuation Industry 
(Supervision) Act 1993 is disclosed to the Registrar of the Australian Business Register 
established under section 24 of the A New Tax System (Australian Business Number) 
Act 1999, the Registrar may enter the information in that Register. 
Note: 
A defendant bears an evidential burden in relation to the matters in 
subsection (7C) (see subsection 13.3(3) of the Criminal Code). 
 
(8)  A person who is, or has been, an officer cannot be required to disclose to a court any 
protected information, or to produce in a court a protected document, except when it is 
necessary to do so for the purposes of a prudential regulation framework law. 
 
(9)  If a person discloses information or produces a document under this section to another 
person, the first person may, at the time of the disclosure, impose conditions to be 
complied with in relation to the information disclosed or the document produced. 
 
(10)  A person is guilty of an offence if the person fails to comply with a condition imposed 
under subsection (9). 
Penalty:  Imprisonment for 2 years. 
Note: 
Chapter 2 of the Criminal Code sets out the general principles of criminal 
responsibility. 
 
(11)  A document that: 
 
(a)  is a protected document; or 
 
(b)  contains protected information; 
is an exempt document for the purposes of section 38 of the Freedom of Information Act 
1982. 
Note: 
For additional rules about personal information, see the Privacy Act 1988. 
 
(12)  A disclosure of personal information is taken to be authorised by this Act for the 
purposes of paragraph 6.2(b) of Australian Privacy Principle 6 if: 
 
(a)  the information is protected information and the disclosure is made in accordance 
with any of subsections (4), (5), (5AA), (6), (7A), (7B) and (7C); or 
 
(b) 
the information is contained in a protected document and the disclosure is made by the 
production of the document in accordance with any of those subsections. 
 
 
 
AUSTRALIAN PRUDENTIAL REGULATION AUTHORITY 
10 

Document Outline