This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Number of citizenship applicants in Sydney metro councils who are approved and the number who have completed the citizenship ceremony'.


 
 
21 April 2021 
Lab, Jamun 
BY EMAIL:  xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
In reply please quote: 
FOI Request:       FA 21/03/00834 
File Number:        OBJ2021/9119 
 
Dear Lab, Jamun, 
 
Freedom of Information (FOI) request - Access Decision 
On 10 March 2021, the Department of Home Affairs (the Department) received a request for 
access to documents under the Freedom of Information Act 1982 (the FOI Act). 
The purpose of this letter is to provide you with a decision on your request for access under 
the FOI Act. 

Scope of request 
You have requested access to the fol owing documents: 
 
I would like to know the number of citizenship applicants who are waiting to complete the 
citizenship ceremony, residing in Sydney metro councils (listed below). Please consider only 
applicants who were approved on or before 31/01/2021. Also, please split the numbers by the 
council. 
 
I would like to know the number of citizenship applicants residing in Sydney metro councils 
(listed below), who are approved and the number who have completed the citizenship 
ceremony. 
 
Please group the numbers by council and month & year of approval (starting from applicants 
with approval date on or after 01-June-2020 til  present date) 
 
Bayside Council, NSW 
Hornsby shire, NSW 
City of Penrith, NSW 
City of Willoughby, NSW 
North Sydney Council, NSW 
City of Campbel town, NSW 
City of Liverpool, NSW 
Northern beaches council, NSW 
City of Parramatta, NSW 
City of Ryde, NSW 
City of Sydney, NSW 
City of Randwick, NSW 
Cumberland city council, NSW 
Lane Cove Council, NSW 
 
2 Lonsdale Street Melbourne VIC 3000 
PO Box 241 Melbourne VIC 3001  Telephone: 03 8682 2452  Fax:   www.homeaffairs.gov.au 
 
 


 
Municipality of Woollahra, NSW 
Municipality of Waverley, NSW 
Camden Council, NSW 
Inner West Council, NSW 
City of Canterbury-Bankstown, NSW 
City of Fairfield, NSW 
Georges River council, NSW 
Ku-ring-gai Council, NSW 
Central Coast Council, NSW 
City of Hawkesbury, NSW 
The Hil s Shire, NSW 
 

Authority to make decision 
I am an officer authorised under section 23 of the FOI Act to make decisions in respect 
of requests to access document or to amend or annotate records. 

Relevant material  
In reaching my decision I referred to the fol owing:  
  the terms of your request 
  the document relevant to the request 
  the FOI Act 
  Guidelines published by the Office of the Information Commissioner under section 
93A of the FOI Act (the FOI Guidelines) 
  advice  from  Departmental  officers  with  responsibility  for  matters  relating  to  the 
document to which you sought access 
 

Document in scope of request 
The Department has consulted with the relevant area of the business in relation to the 
documents you have requested access to and finds no relevant document holdings.  
Searches  
The Department does not hold an existing discrete document that contains the data you 
are seeking. 
The  Department  has  considered  whether  it  can  extract  this  data  in  accordance  with 
section 17(1) of the FOI Act.  
The obligation for retrieving or col ating information stored in a computer system arises 
if: 
  the  Department  could  produce  a  written  document  containing  the  information 
using a computer or other equipment that is ordinarily available to the agency for 
retrieving or col ating stored information, and  
  producing a written document would not substantial y and unreasonably divert 
the resources of the agency from its other operations (s17(2)) 
 
- 2 – 


 
In  Col ection  Point  Pty  Ltd  v  Commissioner  of  Taxation  the  ful   bench  of  the  Federal 
Court decided that if a new computer program is required to be written to produce the 
document then a computer is not being used in a manner that is ordinarily available to 
the agency because an extraordinary step is required to be taken1. 
The  Department’s  ordinary  use  of  computer  systems  includes  measures  to  produce 
regular reports on citizenship data; however the data you have requested is of a type 
that is not produced as part of this regular business reporting cycle.  
To compile the information you have requested into a discrete document would require 
that additional and extraordinary measures be undertaken. This is not what section 17 
of the FOI Act requires. Section 17 only requires a new document to be created when it 
is possible to do so using a computer or other equipment to extract data.  
The  data  you  have  requested  is  of  a  detail  that  cannot  be  reported  on  from  the 
Department’s computer systems.  Either the data is not col ected to that level of detail, 
or  it  is  not  possible  to  extract  the  data  using  a  computer  system  in  a  manner  that  is 
ordinarily available to it.  
I am satisfied that the Department is not able to produce a written document containing 
the information you seek in your request in a discrete form using a computer or other 
equipment ordinarily available to it. 
Having regard to your request and the types of document that may fal  within the scope 
of your request I am satisfied that the searches conducted were extremely thorough and 
al  reasonable steps have been taken to locate any document relevant to your request. 

Decision 
Section  24A  of  the  FOI  Act  provides  that  the  Department  may  refuse  a  request  for 
access to a document if al  reasonable steps have been taken to find the document and 
the Department is satisfied that the document does not exist. 
I am satisfied that the Department has undertaken reasonable searches in relation your 
request and that no documents were in the possession of the Department on 10 March 
2021 when your FOI request was received. As such, I am refusing your request based 
on the application of section 24A of the FOI Act.  

Legislation 
A copy of the FOI Act is available at 
https://www.legislation.gov.au/Series/C2004A02562. If you are unable to access the 
legislation through this website, please contact our office for a copy. 
 
 
                                               
 
 
1 Collection Point Pty Ltd v Commissioner of Taxation [2013] FCAFC 67 [20].   
- 3 – 


 
 

Your Review Rights 
Internal Review 
If you disagree with this decision, you have the right to apply for an internal review by 
the Department of this decision.  Any request for internal review must be provided to the 
Department within 30 days of you being notified of the decision.  Where possible please 
attach  reasons  why  you  believe  a  review  of  the  decision  is  necessary.    The  internal 
review wil  be carried out by an officer other than the original decision maker and the 
Department must make a review decision within 30 days.   
Applications for review should be sent to: 
By email to: xxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx  
OR 
By mail to: 
Freedom of Information Section 
Department of Home Affairs 
PO Box 25 
BELCONNEN   ACT  2617 
Review by the Office of the Australian Information Commissioner 
You may apply directly to the Office of the Australian Information Commissioner (OAIC) 
for a review of this decision.  You must apply in writing within 60 days of this notice.  For 
further information about review rights and how to submit a request for a review to the 
OAIC, please see Fact Sheet 12 "Freedom of information – Your review rights", available 
online at https://www.oaic.gov.au/freedom-of-information/foi-review-process.   

Making a Complaint 
You may complain to the Australian Information Commissioner about action taken by 
the Department in relation to your request. 
Your enquiries to the Australian Information Commissioner can be directed to: 
Phone 1300 363 992 (local cal  charge) 
Email  xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx 
There is no particular form required to make a complaint to the Australian Information 
Commissioner. The request should be in writing and should set out the grounds on which 
it is considered that the action taken in relation to the request should be investigated 
and identify the Department of Home Affairs as the relevant agency. 
- 4 – 


 

Contacting the FOI Section 
Should  you  wish  to  discuss  this  decision,  please  do  not  hesitate  to  contact  the  FOI 
Section at xxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx.    
 
 
Signed electronically 
 
Glen  
Position number 60081621 
Authorised Decision Maker | Freedom of Information Section 
FOI and Records Management Branch 
Data Division | Strategy and Law Enforcement Group 
Department of Home Affairs 
- 5 –