This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'More specific information about the NDIS independent assessment trials and Plena/Healthstrong'.



Our reference: FOI 20/21-0804 
GPO Box 700 
Canberra   ACT   2601 
1800 800 110 
30 July 2021 
ndis.gov.au 
 
Karen Reynolds 
By email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
 
Dear Karen Reynolds 
 
Freedom of Information request — Notification of Decision 
 
Thank you for your correspondence of 1 June 2021, in which you requested access under the 
Freedom of Information Act 1982  (FOI Act) to documents held by the National Disability 
Insurance Agency (NDIA). 
 
The purpose of this letter is to provide you with a decision on your request. 
 
On 1 July 2021, the Office of the Australian information Commissioner granted the NDIA an 
additional 30 days to process your request, under section 15AB of the FOI Act. Accordingly, 
the new due date to provide a decision on access became 2 August 2021. 
 
Scope of your request 
You have requested access to documents about the National Disability Insurance Scheme 
(NDIS). Specifically, you requested access to: 
 
“1. In relation to the decision to engage two additional organisations to join the 
Independent Assessment pilot: 
 
a. could any notes, minutes, memoranda, letters, other external or internal 

correspondence, emails and/or Microsoft Office Communicator conversations relating to 
this decision be provided between CEO Martin Hoffman and representatives of Plena 
Healthcare and Healthstrong;  
 
b. How did the NDIA hear about the organisations Plena Healthcare and Healthstrong 

and determine that they were suitable for the provision of independent assessments, 
given that they both had new Directors and were new entrants to the market in this 
space?   
 
c. could any notes, minutes, memoranda, letters, other external or internal 

correspondence, texts messages or emails between the NDIA and representatives from 
the following organisations from the period between 1 May 2019 and 1 May 2021 *only* 
in relation to the appointment of Plena Healthcare and Healthstrong and any perceived 
or actual conflict of interest be provided:  
i. Plena Healthcare; 
i . Murto Pty Ltd; 
i i. Zenitas Healthcare; 
iv. HealthStrong; and 
v. Medibank. 
 
d. could any notes, minutes, memoranda, letters, other external or internal 

correspondence, texts messages or emails between the NDIA and representatives from 


 
the following individuals from between 1 May 2019 and 1 May 2021 only in relation to the 
appointment of Plena Healthcare and any perceived or actual conflict of interest:  
i. Mr Robert De Luca; 
i . Mr Anthony Vella; 
i i. Mr Trent Tolra; and 
iv. Mr Mark Rogers.” 
 
I note that searches have revealed that the NDIA is not in possession of any documents 
within Parts A, C and D of your request for information. 
 
I further note that the public information is relevant to Part B of your request can be found at 
NDIS News – Improvements to second independent assessment pilot and NDIS Participants 
- Independent Assessments.  
 
Decision on access to documents 
I am authorised to make decisions under the FOI Act. My decision on your request and the 
reasons for my decision are set out below.  
 
I have identified 16  documents,  including attachments, which fall within the scope of your 
request. 
 
The documents  were identified by conducting searches of NDIA’s systems, using all 
reasonable search terms that could return documents relevant to your request, and consulting 
with relevant NDIA staff who could be expected to be able to identify documents within the 
scope of the request. 
 
I have decided to refuse access to 16 documents in full.  
 
In reaching my decision, I took into account the following materials: 
•  your correspondence outlining the scope of your request 
•  the nature and content of the documents falling within the scope of your request 
•  the FOI Act 
•  the FOI Guidelines 
•  relevant case law concerning the operation of the FOI Act 
•  consultation with relevant NDIA staff 
•  factors relevant to my assessment of whether or not disclosure would be in the public 
interest 
•  the NDIA’s operating environment and functions. 
 
Reasons for decisions 

Deliberative processes (section 47C) 
Under Section 47C of the FOI Act a document is conditionally exempt if its disclosure would 
disclose deliberative matter. Deliberative matter is content that is in the nature of, or relating 
to either: 
•  an opinion, advice or recommendation that has been obtained, prepared or recorded; or 
•  a consultation or deliberation that has taken place in the course of, or for the purposes 
of, a deliberative process of the government, an agency or minister. 
 
Documents within the scope of your request contain advice and recommendations prepared 
in order to inform and brief executive level staff within the NDIA about agency considerations 
regarding current and future NDIA functions and processes. 
 
2 

 
Deliberative matter does not include purely factual material, however, where material was 
gathered as a basis for intended deliberations, it may be deliberative matter (see FOI 
Guidelines [6.67]). The FOI Guidelines [6.73] also explain that: 
 
‘Purely factual material’ does not extend to factual material that is an integral part of the 
deliberative content and purpose of a document, or is embedded in or intertwined with 
the deliberative content such that it is impractical to excise it. 
 
As the FOI Guidelines explain [6.59]: 
  ‘Deliberative process’ generally refers to the process of weighing up or evaluating 
competing arguments or considerations or to thinking processes – the process of 
reflection, for example, upon the wisdom and expediency of a proposal, a particular 
decision or a course of action’. 
 
The NDIA has the responsibility for weighing up or considering proposals and actions aimed 
at efficient and effective execution of functions of the NDIA. The material within the 
requested documents includes suggestions, opinions, advice and recommendations relating 
to the particular functions and activities of the NDIA, which are weighed and evaluated by 
the NDIA as part of the deliberative processes of the NDIA. 
 
I am satisfied that the documents considered as part of this decision contain deliberative 
material and that they are conditionally exempt under section 47C of the FOI Act. 
 
Personal privacy (section 47F)  
Section 47F of the FOI Act conditionally exempts a document if its disclosure would involve 
the unreasonable disclosure of personal information about any person. 
 
I have identified material in the documents falling within scope of your request which 
contains personal information of third parties. 
 
Under section 47F(2) of the FOI Act, in determining whether the disclosure of documents 
would involve unreasonable disclosure of personal information, regard must be had to: 
a.  the extent to which the information is well known; 
b.  whether the person to whom the information relates is known to be (or to have been) 
associated with the matters dealt with in the document;  
c.  the availability of the information from publicly accessible sources; and 
d.  any other matters that the agency considers relevant. 
 
Against these criteria, I take the view that: 
a.  it is apparent from the information that an individual is identifiable; and 
b.  the information referred to above is not readily available from publicly accessible 
sources. 
 
With reference to the assessment above, it would be unreasonable to disclose publicly this 
personal information and is therefore conditionally exempt under section 47F(1) of the FOI 
Act. 
 
Business Information (section 47G) 
Section 47G of the FOI Act conditionally exempts a document if its disclosure would disclose 
information concerning a person in respect of their business or professional affairs or 
concerning the business, commercial or financial affairs of an organisation or undertaking, in 
which the disclosure of the information: 
3 

 
•  would or could reasonably be expected to, unreasonably affect that person adversely in 
respect of their lawful business or professional affairs of that organisation or undertaking 
in respect of its lawful business, commercial or financial affairs; or 
•  could reasonably be expected to prejudice the future supply of information to the 
Commonwealth or an agency for the purpose of the administration of a law of the 
Commonwealth or of a Territory or the administration of matters administered by an 
agency. 
 
The information that is conditionally exempt includes sensitive business details of thirds 
parties that were provided to the Agency in confidence with an expectation that they would 
not be disclosed further.  
 
I am satisfied that the disclosure of this information could unreasonably and adversely affect 
the business affairs of a third party and affect any potential or current business relationship 
with the Agency. 
 
Public interest considerations – sections 47C, 47F and 47G 
Under the FOI Act, access to a document covered by a conditional exemption must be 
provided unless disclosure would be contrary to the public interest.  
 
After considering the public interest factors outlined in section 11B(3) of the FOI Act, I have 
determined that disclosure of the material identified as subject to conditional exemptions 
would, to some extent, oversight of public expenditure. However, I have also considered 
that: 
•  disclosure of the information would not contribute to the publication of information of 
sufficient public interest to justify the likely harm caused by release; and  
•  disclosure of the information would not inform debate on a matter of public importance or 
promote oversight of public expenditure of sufficient public interest to justify the likely 
harm caused by release. 
 
While there is limited public interest in the disclosure of information conditionally exempt 
under sections 47C, 47F and 47G, the harm that would result from disclosure is that it could 
reasonably be expected to:  
•  hinder the Agency’s thinking processes and the ability of Agency decision-makers to 
comply with their obligations and make informed decisions, which, in turn, helps to ensure 
the financial stability and integrity of the National Disability Insurance Scheme; 
•  affect an individual’s right to privacy by having their personal information in the public 
domain; and 
•  compromise the business or professional affairs of third parties and interfere with their 
ability to undertake their lawful business. 
 
I also note that the Minister for the NDIA has recently announced that independent 
assessments wil  not be implemented. I am satisfied that the factors against disclosure of the 
information outweigh the factors in favour of disclosure and that, on balance, it would be 
contrary to the public interest to release this information to you.  
 
The documents considered as part of this decision have been referenced in the Schedule of 
Documents at Attachment A
 
Access to edited copies with exempt or irrelevant material deleted (section 22) 
In accordance with section 22 of the FOI Act I have given to consideration to whether it would 
be practicable to prepare and provide to you an edited copy of any of the documents with 
exempt material deleted.  
 
4 


 
A number of documents  contain  deliberative matter that is exempt from disclosure under 
section 47C of the FOI Act. I have considered whether it would be practicable to edit the 
documents to delete the deliberative matter and produce copies that would not disclose 
exempt material.  
 
As the FOI Guidelines explain [6.73], factual material may be so embedded in deliberative 
matter that it becomes part of the deliberative matter and cannot be separated. The FOI 
Guidelines also explain [3.98] that a common sense approach should be taken in considering 
whether the number and extent of deletions would result in the remaining document being of 
little or no value to the applicant or would leave only a skeleton of the former document that 
conveys little of its content or substance.  
 
To the extent that the documents listed in the attached schedule contain factual material, it is 
so embedded in the deliberative matter that it is not possible to separate it. 
 
I consider that it would not be practicable to produce edited versions of the documents listed 
in the attached schedule. 
 
Release of documents 

The documents for release, as referred to in the Schedule of Documents at Attachment A
are enclosed. 
 
Rights of review 
Your rights to seek a review of my decision, or lodge a complaint, are set out at Attachment B
 
Should you have any enquiries concerning this matter, please do not hesitate to contact me 
by email at xxx@xxxx.xxx.xx. 
 
Yours sincerely 
 
 
 
 
Ausilia Woodhead  
 
Assistant Director 
Parliamentary, Ministerial & FOI Branch 
Government Division 
5 

 
Attachment A  
Schedule of Documents for FOI 20/21-0804 
 
Document 
Page 
number 
number 
Description 
Access Decision 
Comments 


Deed of Variation between supplier and 
REFUSED ACCESS 
 
NDIA. 
 
 
Exemptions claimed: 
 
s47F – personal privacy 
s47G – business information 
 


Spending Proposal for the provision of 
REFUSED ACCESS 
 
Pilot 3 Independent Assessments. 
 
 
Exemptions claimed: 
 
s47C – deliberative processes 
s47F – personal privacy 
s47G – business information 
 


Email 
REFUSED ACCESS 
 
Subject: FW: IA Pilot Contract and way   
forward 
Exemptions claimed: 
 
s47C – deliberative processes 
Date: 08/01/2021 
s47G – business information 
 
 
3.1 

Attachment to Document 3 
REFUSED ACCESS 
 
Email 
 
Subject: FW: IA contract extension – 
Exemptions claimed: 
corrected details re APM company 
s47C – deliberative processes 
name 
s47F – personal privacy 
 
s47G – business information 
Dated: 15/12/2020 
 
6 

 
Document 
Page 
number 
number 
Description 
Access Decision 
Comments 
3.1.1 

Attachment to Document 3.1 
REFUSED ACCESS 
 
Deed of Variation 2. 
 
 
Exemptions claimed: 
Dated: 14/12/2020 
s47F – personal privacy 
s47G – business information 
 


Email 
REFUSED ACCESS 
 
Subject: RE: FOR APPROVAL: IA Pilot   
- Spending Proposal and Draft 
Exemptions claimed: 
Contracts 
s47C – deliberative processes 
 
s47G – business information 
Date: 20/01/2021 
 
 


Email 
REFUSED ACCESS 
Additional attachment within 
Subject: RE: FOR APPROVAL: IA Pilot   
this email is a duplicate of 
- Spending Proposal and Draft 
Exemption claimed: 
Document 2, and has 
Contracts 
s47C – deliberative processes 
therefore been excluded. 
 
s47G – business information 
Date: 20/01/2021 
 
 
5.1 

Attachment to Document 5 
REFUSED ACCESS 
 
SPC1244 - Healthstrong IA Pilot 
 
final.docx 
Exemptions claimed: 
 
s47C – deliberative processes 
s47F – personal privacy 
s47G – business information 
 
7 

 
Document 
Page 
number 
number 
Description 
Access Decision 
Comments 
5.2 

Attachment to Document 5 
REFUSED ACCESS 
 
SPC1245 - Dimple IA Pilot final.docx 
 
 
Exemptions claimed: 
s47C – deliberative processes 
s47F – personal privacy 
s47G – business information 
 


Email 
REFUSED ACCESS 
 
Subject: Re: Pilot new orgs 
 
 
Exemption claimed: 
Date: 18/01/2021 
s47C – deliberative processes 
s47G – business information 
 


Email 
REFUSED ACCESS 
 
Subject: FW: Statement of work for IA 
 
Pilot V1 BB 
Exemption claimed: 
 
s47C – deliberative processes 
Date: 14/01/2021 
s47G – business information 
 
 


Email 
REFUSED ACCESS 
 
Subject: FW: IA Pilot Contract and way   
forward 
Exemption claimed: 
 
s47C – deliberative processes 
Date: 08/01/2021 
s47G – business information 
 
 
8 

 
Document 
Page 
number 
number 
Description 
Access Decision 
Comments 
8.1 

Attachment to Document 8 
REFUSED ACCESS 
 
Email 
 
Subject: FW: IA contract extension - 
Exemptions claimed: 
corrected details re APM company 
s47C – deliberative processes 
name 
s47F – personal privacy 
 
s47G – business information 
Date: 15/12/202 
 
8.1.1 

Attachment to Document 8.1 
REFUSED ACCESS 
 
20201214 APM Assessment Contract 
 
M000001271- DOV 2.pdf 
Exemptions claimed: 
 
s47F – personal privacy 
s47G – business information 
 


Email 
REFUSED ACCESS 
 
Subject: IA Pilot Contract and way 
 
forward 
Exemption claimed: 
 
s47C – deliberative processes 
Date: 04/01/2021 
s47G – business information 
 
10 

Email  
REFUSED ACCESS 
 
Subject: RE: IA Pilot 
 
 
Exemption claimed: 
Date: 29/12/2020 
s47C – deliberative processes 
s47G – business information 
 
9 


 
Attachment B 
Your review rights 
 
Internal Review 
The FOI Act gives you the right to apply for an internal review of this decision. The review 
wil  be conducted by a different person to the person who made the original decision. 
 
If you wish to seek an internal review of the decision, you must apply for the review, in 
writing, within 30 days of receipt of this letter. 
 
No particular form is required for an application for internal review, but to assist the review 
process, you should clearly outline your grounds for review (that is, the reasons why you 
disagree with the decision). Applications for internal review can be lodged by email to 
xxx@xxxx.xxx.xx or sent by post to: 
  Freedom of Information Section  
Parliamentary, Ministerial & FOI Branch  
Government Division 
National Disability Insurance Agency 
GPO Box 700 
CANBERRA   ACT   2601 
 
Review by the Office of the Australian Information Commissioner 
The FOI Act also gives you the right to apply to the Office of the Australian Information 
Commissioner (OAIC) to seek a review of this decision. 
 
If you wish to have the decision reviewed by the OAIC, you may apply for the review, in 
writing, or by using the online merits review form available on the OAIC’s website at 
www.oaic.gov.au, within 60 days of receipt of this letter.  
 
Applications for review can be lodged with the OAIC in the following ways: 
  Online:  www.oaic.gov.au 
Post:  
GPO Box 5218, Sydney NSW 2001 
Email: 
xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx 
Phone: 
1300 363 992 (local call charge) 
 
Complaints to the Office of the Australian Information Commissioner or the 
Commonwealth Ombudsman 
You may complain to either the Commonwealth Ombudsman or the OAIC about actions 
taken by the NDIA in relation to your request. The Ombudsman wil  consult with the OAIC 
before investigating a complaint about the handling of an FOI request. 
 
Your complaint to the OAIC can be directed to the contact details identified above. Your 
complaint to the Ombudsman can be directed to: 
  Phone:  1300 362 072 (local call charge) 
Email: 
xxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx.xx 
 
Your complaint should be in writing and should set out the grounds on which it is considered 
that the actions taken in relation to the request should be investigated