This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Statistics on requests sent to Secretary'.


LEX 50042 
 
 
Decision and Statement of reasons issued under the Freedom of 
Information Act 1982 
Decision and reason for decision of Brett (Position Number 62258141), 
Assistant Director, Information Access Unit,  
Client Access and Rehabilitation Branch, Department of Veterans’ Affairs 
 
Applicant: 

 
 
 
Julie A 
 
Date of primary decision:          

25 May 2022 
 
FOI reference number (Primary):    
LEX 49447 
 
Internal review decision date:   

5 July 2022 
 
Internal review reference number:  
LEX 50042 
 
Sent by email: 
 
 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
 
Dear Julie A, 
Freedom of Information Internal Review Request: LEX 49447 
Decision 
 
1.  The purpose of this letter is to give you a decision about your request for internal review for 
the decision made in LEX 49447 under the Freedom of Information Act 1982 (Cth) (FOI Act)     
 
2.  I have made the decision to affirm the original decision made by Isaac (Position Number 
62329534), Information Access Officer, Information Access Unit, Client Access Rehabilitation 
Branch. That decision was to refuse access to the document within the scope of your 
request.   
 
Authority to make decision 
 
3.  I, Brett (Position Number 62258141), Assistant Director, Information Access Unit, Client 
Access Rehabilitation Branch, am an officer authorised by the Secretary of the Department 


to make decisions about access to documents in the possession of the Department in 
accordance with section 23(1) of the FOI Act.  
 
Summary
 
 
Original Decision 
 
4.  On 3 May 2022 you made a request for access to a document in the possession of the 
Department. Your request sought access to: 
 
“…In a news article published by The Canberra Times on 19 July 2019 current 
Veterans Affairs Secretary Liz Cosson (best known for leaving a highly sensitive 
dossier of classified information in the Qantas Lounge, on the suicide of a veteran) 
'promised to change the adversarial culture of the agency ..  [known for its] ruthless 
way it has dealt with veterans for many years', stating 'we are changing ..  [and I 
urge] people to get in touch ..  [via] secretary @ dva.gov.au' if they had a problem 
with any member of Veterans Affairs. 
 
I've been advised that the Office of the Secretary of Veterans Affairs manages this 
secretary @ dva.gov.au inbox and maintains statistics regarding the emails this 
address receives as well as record of what action it chose to take or not to take. 
 
As this information is kept electronically, it is not available in a discrete hardcopy 
document and therefore can be prepared using resources ordinarily available to 
Veterans Affairs. 
 
I request a table listing the number of emails received by the secretary @ 
dva.gov.au group inbox (which is used only for this purpose) since its announcement 
on 1 July 2019, and the number of emails the Office of the Secretary of Veterans 
Affairs who manage this group inbox decided would be classified as 'no further 
action' (or in plain English, ignored or decided would receive no response from the 
Office of the Secretary of Veterans Affairs or the Secretary). 
 
To avoid doubt, I do not give consent for notices to be given in any other form other 
than in unencrypted PDF format sent directly to my address for notices, nor do I give 
consent for any s 22 redactions…” 

 
5.  On 6 May 2022, the Department acknowledged your request via email. 
 
 


 
6.  As no extensions of time have been applied to process your request, a decision on your 
request was due by 2 June 2022. 
 
7.  On 25 May 2022 the Department made a decision to refuse your request under 24A(1)(b)(ii) of 
the Freedom of Information Act 1982 (FOI Act), as the documents within the scope of your 
request do not exist. The decision was made considering the following provisions of the FOI 
Act:  
 
-  Section 15  
Request for Access; 
 
-  Section 17  
Requests involving use of computers etc. (e.g. requests for the 
Department to create a document) 
 
-  Section 24A 
Request may be refused if documents cannot be found or do not exist 
 
Internal Review 
 
8.  After receiving the Department’s decision on 25 May 2022, you contacted the Department 
on 6 June 2022 requesting an internal review of the handling of this FOI request. Your 
internal review request was made in the fol owing terms: 
 
“…I am writing to request an internal review of Department of Veterans' Affairs's 
handling of my FOI request 'Statistics on requests sent to Secretary'. LEX 49447…” 
 

9.  As your application was made within the 30 day of the original decision being made, the 
internal review decision is valid. 
 
10.  As no extension of time has been applied to process this internal review, a decision on your 
internal review application is due 6 July 2022. 
 
Material taken into account  
 
11.  In accordance with section 26(1)(a) of the FOI Act, my findings on any material question of 
fact, the material on which those findings were based and the reasons for my decision to 
grant partial access to the document follows 
 
12.  I have taken the fol owing material into account in making my decision. 
 
•  the terms of your original request made on 3 May 2022 and the original decision 
made on this request on 25 May 2022; 
 


•  the records of the searches carried out in processing your original request; 
 
•  the terms of your internal review request made on 6 June 2022; 
 
•  the types of information and documents that are in the Department’s possession; 
 
•  the content of the document that fal  within the scope of your request; 
 
•  Sections 3, 11 and 11A of the FOI Act which give the Australian community a legally 
enforceable right to obtain access to information held by the Government of the 
Commonwealth. I have also considered the fol owing provisions of the FOI Act 
relevant to my decision: 
 
-  Section 15  Request for Access 
-  Section 17   Requests involving use of computers etc. (e.g. requests for the 
Department to create a document) 
-  Section 24A  Request may be refused if documents cannot be found or do not exist 
-  Section 54C  Internal review – decision on internal review; and 
 
•  the Guidelines issued by the Australian Information Commissioner under section 93A 
of the FOI Act (FOI Guidelines); 
 
13.  A full extract of all FOI Act provisions used to make my decision are provided in Schedule 2.  
 
Reasons for decision 

 
14.  I have decided to affirm the original decision made on 25 May 2022 to refuse access to the 
document within the scope of your request, subject to the fol owing provisions in the FOI 
Act.  
 
15.  Section 24A(1) of the FOI Act provides that an agency or Minister may refuse a request for 
access to a document if: 
 
(a) al  reasonable steps have been taken to find the document; and  
 
(b) the agency or Minister is satisfied that the document: 
 
(i) is in the agency's or Minister's possession but cannot be found; or 
 
(ii) does not exist. 
 
16. 
I am satisfied that al  reasonable steps have been taken to find information relevant to 
your request, having regard to: 
 


• the terms of your request; 
 
• the subject matter of the documents; 
 
• the current and past file management systems and the practice of orderly 
destruction or removal of documents; 
 
• the Department’s record management systems and practices; and  
 
• the individuals and areas within the Department who may be able to assist with 
the location of the information you seek access to. 
 
17. 
Despite the reasonable searches undertaken, the Department has been unable to identify 
documents relevant to your request. A description of the searches undertaken to locate 
the documents which you are seeking to access is at Schedule 1.  
 
18. 
For these reasons, I am refusing your request for access to documents as described in your 
request in accordance with section 24A(1)(b)(i ) of the FOI Act, on the basis that the 
document does not exist. 
 
Requests involving use of computers etc. (section 17) 
 
19. 
 In making my decision to refuse your request I also considered the application of section 
17 of the FOI Act and whether a document could be created to meet the terms of this part 
of your request. 
 
20. 
Subject to section 17(2) I decided that the department was not in a position to create a 
written document, because to do so would substantial y and unreasonably divert the 
resources of the Department from its other operations. 
 
Your rights of review 
 
21. If you are dissatisfied with my decision you may apply for Information Commissioner 
Review of the decision through the Office of the Australian Information Commissioner 
(OAIC).  
 
OAIC review 

  22. Under section 54L of the FOI Act, you may apply to the OAIC to review my decision. An 
application for review by OAIC must be made in writing within 60 days of the date of this 
letter, and be lodged in one of the fol owing ways: 
 
Online: 

www.oaic.gov.au   


Post:   
Director of FOI Dispute Resolution 
Office of the Australian Information Commissioner 
GPO Box 5218, Sydney NSW 2001 
Facsimile:  
(02) 9284 9666 
Phone: 
1300 363 992 
Email:  
xxxxx@xxxx.xxx.xx 
 
23. More information about your review rights under the FOI Act is available in Fact Sheet 12 
published by the OAIC: https://www.oaic.gov.au/freedom-of-information/reviews-and-
complaints/information-commissioner-review/ 
 
 
Contact us 
 
24. If you wish to discuss this decision, please do not hesitate to contact the Information 
Access Unit using the fol owing details: 
 
Online:  
https://www.dva.gov.au/about-us/overview/reporting/freedom-
information/access-information  
 
Post: 
Information Access Unit 
Department of Veterans’ Affairs 
GPO Box 9998, Brisbane QLD 4001 
Phone: 
1800 838 372 
Email:   
xxxxxxxxxxx.xxxxxx@xxx.xxx.xx 
 
Yours sincerely, 
 
 
Brett (Position Number 62258141) 
Assistant Director 
Information Access Unit 
Client Access and Rehabilitation Branch 
Department of Veterans’ Affairs 
 
5 July 2022 
 
 



 
LEX 50042 
Schedule 1 
 
 
Summary of document searches 
 
The Department undertook the fol owing to identify any records that fal  within the scope of your 
request (relevant documents). 
 
1.  Searches undertaken 
 
The request and search minute were sent to the Secretary. The Secretary’s business area advised 
that the request cannot be actioned given that the group inbox email address, 
xxxxxxxxx@xxx.xxx.xx, doesn’t only receive emails from Veterans’ but from anyone. Therefore, 
there is no way to determine how many emails can be classified as ‘no further action’ without 
looking through every single email since 1 July 2019 in the inbox. 
 
We then sought the advice of IT Security whom could maybe advise us if there is way to get an 
answer to your request. They were unable to identify a solution other than going through every 
email. 
 
Therefore, to create a document with the information of how many requests/emails required ‘no 
further action’ from the Secretary, the tedious process of looking through every email would have 
to occur. This would be an unreasonable and an unfeasible diversion of Departmental resources 
given the time it wil  take to search for this information and result in a figure. 
 
 



 
LEX 50042 
Schedule 2 
 
 
Schedule of relevant provisions in the FOI Act 

3   
Objects—general 
(1) 
The objects of this Act are to give the Australian community access to information held by 
the Government of the Commonwealth or the Government of Norfolk Island, by: 
 
 
(a) 
requiring agencies to publish the information; and 
 
 
(b) 
providing for a right of access to documents. 
(2) 
The Parliament intends, by these objects, to promote Australia’s representative democracy 
by contributing towards the fol owing: 
(a) 
increasing public participation in Government processes, with a view to promoting 
better informed decision-making; 
(b) 
increasing scrutiny, discussion, comment and review of the Government’s 
activities. 
(3) 
The Parliament also intends, by these objects, to increase recognition that information held 
by the Government is to be managed for public purposes, and is a national resource. 
(4) 
The Parliament also intends that functions and powers given by this Act are to be 
performed and exercised, as far as possible, to facilitate and promote public access to 
information, promptly and at the lowest reasonable cost. 
 
11   
Right of access 
(1) 
Subject to this Act, every person has a legally enforceable right to obtain access in 
accordance with this Act to: 
 
 
(a) 
a document of an agency, other than an exempt document; or 
 
 
(b) 
an official document of a Minister, other than an exempt document. 
 
(2) 
Subject to this Act, a person’s right of access is not affected by: 
 
 
(a) 
any reasons the person gives for seeking access; or 
(b) 
the agency’s or Minister’s belief as to what are his or her reasons for seeking 
access. 
 
11A    Access to documents on request 
Scope 
 
(1) 
This section applies if: 
(a) 
a request is made by a person, in accordance with subsection 15(2), to an agency or 
Minister for access to: 
 
 
 
(i) 
a document of the agency; or 
 
 
 
(ii) 
an official document of the Minister; and 
(b) 
any charge that, under the regulations, is required to be paid before access is given 
has been paid. 
 
(2) 
This section applies subject to this Act. 
Note: 
Other provisions of this Act are relevant to decisions about access to documents, for example the fol owing: 
(a) 
section 12 (documents otherwise available); 
(b) 
section 13 (documents in national institutions); 
(c) 
section 15A (personnel records); 
(d) 
section 22 (access to edited copies with exempt or irrelevant matter deleted). 
 


Mandatory access—general rule 
(3) 
The agency or Minister must give the person access to the document in accordance with 
this Act, subject to this section. 
Exemptions and conditional exemptions 
(4) 
The agency or Minister is not required by this Act to give the person access to the 
document at a particular time if, at that time, the document is an exempt document. 
Note: 
Access may be given to an exempt document apart from under this Act, whether or not in response to a request 
(see section 3A (objects—information or documents otherwise accessible)). 
 (5) 
The agency or Minister must give the person access to the document if it is conditionally 
exempt at a particular time unless (in the circumstances) access to the document at that 
time would, on balance, be contrary to the public interest. 
Note 1:  Division 3 of Part IV provides for when a document is conditionally exempt. 
Note 2:  A conditionally exempt document is an exempt document if access to the document would, on balance, be 
contrary to the public interest (see section 31B (exempt documents for the purposes of Part IV)). 
Note 3:  Section 11B deals with when it is contrary to the public interest to give a person access to the document. 
 (6) 
Despite subsection (5), the agency or Minister is not required to give access to the 
document at a particular time if, at that time, the document is both: 
 
 
(a) 
a conditional y exempt document; and 
 
 
(b) 
an exempt document: 
 
 
 
(i) 
under Division 2 of Part IV (exemptions); or 
(ii) 
within the meaning of paragraph (b) or (c) of the definition of exempt 
document in subsection 4(1). 
 
 
15  

Requests for access (as related to the requirements for requests) 
Persons may request access 
 (1)    Subject to section 15A, a person who wishes to obtain access to a document of an agency 
or an official document of a Minister may request access to the document. 
Requirements for request 
(2)   
The request must: 
(a)   
be in writing; and 
(aa)    state that the request is an application for the purposes of this Act; and  
(b)   
provide such information concerning the document as is reasonably necessary to 
enable a responsible officer of the agency, or the Minister, to identify it; and  
(c)   
give details of how notices under this Act may be sent to the applicant (for 
example, by providing an electronic address to which notices may be sent by 
electronic communication). 
(2A)    The request must be sent to the agency or Minister. The request may be sent in any of the 
following ways:  
(a)   
delivery to an officer of the agency, or a member of the staff of the Minister, at the 
address of any central or regional office of the agency or Minister specified in a 
current telephone directory;  
(b)   
postage by pre-paid post to an address mentioned in paragraph (a); 
(c)  
sending by electronic communication to an electronic address specified by the 
agency or Minister. 
 
17  

Requests involving use of computers etc 
(1) 
Where:  
(a) 
a request (including a request in relation to which a practical refusal reason exists) 
is made in accordance with the requirements of subsection 15(2) to an agency; 


(b) 
It appears from the request that the desire of the applicant is for information that 
is not available in discrete form in written documents of the agency; and 
(ba) 
it does not appear from the request that the applicant wishes to be provided with 
a computer tape or computer disk on which the information is recorded; and 
(c)  
the agency could produce a written document containing the information in 
discrete form by: 
(i) 
the use of a computer or other equipment that is ordinarily available to the 
agency for retrieving or col ating stored information; or  
(ii)  the making of a transcript from a sound recording held in the agency;  
 
the agency shall deal with the request as if it were a request for access to a written 
document so produced and containing that information and, for that purpose, this Act 
applies as if the agency had such a document in its possession. 
(2) 
An agency is not required to comply with subsection (1) if compliance would substantial y and 
unreasonably divert the resources of the agency from its other operations.  
 
 
23   
Decisions to be made by authorised persons 
(1) 
Subject to subsection (2), a decision in respect of a request made to an agency may be 
made, on behalf of the agency, by the responsible Minister or the principal officer of the 
agency or, subject to the regulations, by an officer of the agency acting within the scope of 
authority exercisable by him or her in accordance with arrangements approved by the 
responsible Minister or the principal officer of the agency. 
(2) 
A decision in respect of a request made to a court, or made to a tribunal, authority or body 
that is specified in Schedule 1, may be made on behalf of that court, tribunal, authority or 
body by the principal officer of that court, tribunal, authority or body or, subject to the 
regulations, by an officer of that court, tribunal, authority or body acting within the scope 
of authority exercisable by him or her in accordance with arrangements approved by the 
principal officer of that court, tribunal, authority or body. 
 
24A 
Requests may be refused if documents cannot be found, do not exist or have not been received  
Document lost or non-existent  
(1)   
An agency or Minister may refuse a request for access to a document if:  
 
 
(a)   
al  reasonable steps have been taken to find the document; and 
 
 
(b)   
the agency or Minister is satisfied that the document:  
(i)   
is in the agency's or Minister's possession but cannot be found; or 
(ii)   
does not exist.  
Document not received as required by contract 
(2)   
An agency may refuse a request for access to a document if:  
(a)   
in order to comply with section 6C, the agency has taken contractual measures to 
ensure that it receives the document; and 
(b)   
the agency has not received the document; and 
(c)   
the agency has taken all reasonable steps to receive the document in accordance 
with those contractual measures.  
 
26   

Reasons and other particulars of decisions to be given 
(1) 
Where, in relation to a request, a decision is made relating to a refusal to grant access to a 
document in accordance with the request or deferring provision of access to a document, 
10 

the decision-maker shal  cause the applicant to be given notice in writing of the decision, 
and the notice shal : 
(a) 
state the findings on any material questions of fact, referring to the material on 
which those findings were based, and state the reasons for the decision; and 
(aa) 
in the case of a decision to refuse to give access to a conditionally exempt 
document—include in those reasons the public interest factors taken into account 
in making the decision; and 
Note: 
Access must generally be given to a conditionally exempt document unless it would be contrary to the public 
interest (see section 11A). 
(b) 
where the decision relates to a document of an agency, state the name and 
designation of the person giving the decision; and 
 
 
(c) 
give to the applicant appropriate information concerning: 
 
 
 
(i) 
his or her rights with respect to review of the decision; 
(ii) 
his or her rights to make a complaint to the Information Commissioner in 
relation to the decision; and 
(iii) 
the procedure for the exercise of the rights referred to in subparagraphs (i) 
and (ii); including (where applicable) particulars of the manner in which an 
application for internal review (Part VI) and IC review (Part VII) may be 
made. 
(1A) 
Section 13 of the Administrative Decisions (Judicial Review) Act 1977 does not apply to a 
decision referred to in subsection (1). 
(2) 
A notice under this section is not required to contain any matter that is of such a nature 
that its inclusion in a document of an agency would cause that document to be an exempt 
document. 
(see section 11A). 
 
54C 
Internal Review – decision on internal review 
Scope 
(1)  This section applies if an application for internal review of an access refusal decision or an access grant 
decision (the original decision ) is made in accordance with this Part. 
Decision 
(2)  The agency must, as soon as practicable, arrange for a person (other than the person who made 
the original decision) to review the decision. 
(3)  The person must make a fresh decision on behalf of the agency within 30 days after the day on 
which the application was received by, or on behalf of, the agency. 
Notice of decision 
(4)  Section 26 extends to a decision made under this section. 
 
11 

Document Outline