This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Operational Blueprint "Under Review" meaning'.

PO Box 7820 Canberra BC ACT 2610                            
2 August 2022 
Our reference:  LEX 68161 
Only by email:  
Dear OpenWelfare 
Freedom of Information Request – Reconsideration of Charges 
I  refer  to  your  request  under  the  Freedom  of  Information  Act  1982  (FOI  Act),  received  by 
Services Australia (the agency) on 2 June 2022. You revised your request on 15 June 2022 
as follows: 
As of writing 520 out of 5230 (About 10%) of all Operational Blueprint pages feature a 
warning at the top: 
"This procedure is under review. An Operational Message about this content exists." 
Normally, outside of Centrelink - reviews are made for reasons. This message is obtuse 
- as an outsider I don't fully understand what this message means. 
Could you please, in an administrative fashion, not under the FOI act - briefly explain 
these messages and why they exist to me and the rest of the public on right to know? 
in addition - 
I  request  under  the  Freedom  of  Information  act  1982,  copies  of  the  following 
*Internal documents providing advice on how to use this message should that exist 
*Written records of internal discussion (memo, email, etc) where a blueprint status was 
changed  to  “This  procedure  is  under  review.  An  Operational  Message  about  this 
content exists”, for the two most recent operational blueprints where this change has 
occurred with documentation to support them. 
On 29 June 2022, the agency notified you in accordance with section 29 of the FOI Act you 
were liable to pay a charge for the processing of your request.  
The preliminary assessment of the charge was $311.48 (preliminary charge), calculated as 
Search and retrieval time: 10 hours, at $15.00 per hour: 
Decision-making time (*after deduction of 5 hours): 8.07 hours, 
at $20.00 per hour 
*The FOI Act provides that the first five hours of decision-making time are free of charge and this is reflected in 
the calculation. 
PAGE 1 OF 9 

Reconsideration of preliminary charge 
On 3 July 2022, you responded to the preliminary charge notification, stating: 
This project has no funding, I am contesting the charges entirely that they should not be 
imposed at all. Unfortunately I don't have the energy right not for lengthy argument so I'll 
just start and finish with the description of the operational blueprint from your page: 
"The  Operational  Blueprint  explains  how  we  deliver  services.  It  also  holds  reference 
material to support staff delivering those services. It contains all service delivery operating 
procedures  in  simple,  clear  language  that  can  be  accessed  and  understood  by  staff, 
customers  and  stakeholders.  It  allows  for  greater  transparency  and  consistency  when 
making service delivery decisions." 
Key words by CUSTOMERS AND STAKEHOLDERS. If the public can't figure out what 
your 'operational messages' are then how are you meeting your goals. it's the public right 
to know. 
My decision 
I  have  reconsidered  the  preliminary  charge  and  have  decided  to  apply  a  50%  reduction  on 
public interest grounds. The reasons for my decision are set out below. 
What I took into account 
In reaching my decision I took into account: 
  the preliminary charge 
  your reconsideration request 
  the documents falling within the scope of your request 
  consultations with agency officers about: 
o  search and retrieval time for the documents within the scope of your request 
o  the agency’s operating environment and functions 
  the FOI Act 
  the Freedom of Information (Charges) Regulations 2019, and 
  the Guidelines issued by the Australian Information Commissioner under section 93A 
of the FOI Act (Guidelines). 
Relevant legislation 
Subsection 29(4) of the FOI Act provides that where an applicant has notified an agency they 
contend a charge should be reduced or not imposed in relation to a request under the FOI Act, 
the agency may decide the charge is to be reduced or not imposed. 
Subsection 29(5) of the FOI Act provides, without limiting the matters the agency may take into 
account when making a decision about whether to reduce or not impose a processing charge, 
the decision maker must consider: 
PAGE 2 OF 9 

  whether the payment of a charge, or part of it, would cause financial hardship to an 
applicant, and 
  whether the giving of access to the document in question is in the general public interest 
or in the interest of a substantial section of the public. 
Subsection  29(8)  of  the  FOI  Act  provides  that  if  an  applicant  makes  a  contention  about  a 
charge  as  mentioned  in  subsection  29(4),  and  the  agency  makes  a  decision  to  reject  the 
contention in whole or in part, the agency must give the applicant written notice of the decision 
and of the reasons for the decision. 
Reconsideration of the charge 
In  order  to  complete  a  comprehensive  reconsideration  of  the  preliminary  charge,  I  have 
assessed  the  calculations  forming  the  basis  of  the  preliminary  charge  and  set  out  my 
conclusions below. 
Search and retrieval time 
In processing your FOI request, the agency conducted searches of its records for any relevant 
documents. These searches included consultations with the relevant business areas within the 
agency to identify, retrieve and collate the relevant documents. 
The preliminary charge estimated 10 hours of search and retrieval time. The business areas 
that  undertook  the  searches  confirmed  this  was  an  accurate  reflection  of  the  time  taken  to 
complete this task.  
Accordingly, I have determined the search and retrieval component of the preliminary charge 
is accurate and should not be revised. 
Decision-making time 
When calculating the decision-making time component of the preliminary charge, I estimated 
the time required to: 
  examine the relevant pages 
  make redactions to the pages for release where required, and 
  prepare a statement of reasons. 
The preliminary charge was based on an 8.07 hours of decision-making time (after deducting 
the first 5 hours of decision-making time which is free of charge), which includes 2 minutes to 
review  each  page  within  scope  of  the  request,  an  additional  2  minutes  per  page  to  redact 
exempt material and the time required to draft a statement of reasons.  
Having carefully reviewed the documents I am satisfied that 13.07 hours is a fair reflection of 
the time that would be required to make a decision on your request (before the reduction of 5 
hours free processing time). 
Please note that, on reviewing the documents for the purpose of reconsidering the preliminary 
charge,  I  found  that  the  preliminary  charge  was  calculated  on  the  basis  that  your  request 
captured  63  pages  of  material.  However,  as  one  of  those  pages  has  been  released  to  you 
administratively, a decision will now be made on the 62 pages of material remaining in scope, 
PAGE 3 OF 9 

and I consider the inclusion of that page in the initial calculation did not materially affect  the 
preliminary charge amount.  
Reconsideration of the preliminary charge – other considerations 
Financial hardship 
Paragraph 29(5)(a) of the FOI Act provides an agency must take into account whether payment 
of a charge, or part of it, would cause financial hardship to the applicant. 
Paragraph 4.103 of the Guidelines provides: 
An  applicant  relying  on  this  ground  could  ordinarily  be  expected  to  provide  some 
evidence of financial hardship. For example, the applicant may rely upon (and provide 
evidence of) receipt of a pension or income support payment; or provide evidence of 
income, debts or assets… 
When assessing whether payment of the preliminary charge would cause financial hardship in 
this matter, I have considered paragraph 4.101 of the Guidelines which provides as follows: 
Whether payment of a charge will cause financial hardship to an applicant is primarily 
concerned with the applicant’s financial circumstances and the amount of the estimated 
charge. Financial hardship means more than an applicant having to meet a charge from 
his or her own resources. The decision in ‘AY’ and Australian Broadcasting Corporation 
referred to the definition of financial hardship in guidelines issued by the Department 
of Finance for the purpose of debt waiver decisions: 
Financial hardship exists when payment of the debt would leave you unable to provide 
food, accommodation, clothing, medical treatment, education or other necessities for 
yourself or your family, or other people for whom you are responsible. 
You have advised, “the project has no funding, I am contesting the charges entirely that they 
should not be imposed at all.” 
I  have  considered  your  reconsideration  request  outlining  the  absence  of  funding  by  Open 
Welfare. However, as you have not provided evidence that payment of the preliminary charge 
would result in financial hardship, I am have decided not to waive or reduce the preliminary 
charge on this ground. 
The public interest 
Paragraph  29(5)(b)  of  the  FOI  Act  provides  an  agency  must  take  into  account  whether  the 
giving of access to the document in question is in the general public interest or in the interest 
of a substantial section of the public. In other words, there must be a benefit flowing generally 
to the public or a substantial section of the public from disclosure of the documents in question. 
This requires me to consider the nature of the documents and the context of their release. 
Paragraph 4.107 of the Guidelines provides: 
An applicant relying on this ground should identify or specify the ‘general public interest’ 
or the ‘substantial section of the public’ that will benefit from this disclosure.  
PAGE 4 OF 9 

In your correspondence dated 4 May 2022, you noted the following: 
The giving of access to the documents is in the general public interest or in the interest 
of  a  substantial  section  of  the  public  as  this  information  affects  those  on  the  Age 
Pension.  And  as  of  2021  there  are  around  2.6  million  Age  Pension  recipients  in 
Paragraph 4.107 of the Guidelines provides:  
Matters to be considered include whether the information in the documents is already 
publicly available, the nature and currency of the topic of public interest to which the 
documents relate, and the way in which a public benefit may flow from the release of 
the documents. 
The  material  you  have  requested  (being  internal documents  on  how  Operational  Messages 
are used and written records of internal discussion about how these are added to Operational 
Blueprints) is contained within documents intended for use by agency staff when delivering the 
agency’s programmes and services.  
In my view there is some public interest in releasing documents falling within the scope of the 
request  as  disclosure  may  promote  access  to  government-held  information  and  increase 
transparency of the government’s administration of service delivery to some extent.  
However, I have also taken into account the fact that the material you have requested is not 
publicly available and the documents contain other information regarding the agency’s internal 
processes. To that end, I do not consider the information contained in the documents you have 
requested would meaningfully add to the public record on important aspects of the agency’s 
decision  making.  Moreover,  an  explanation  of  what  Operational  Messages  are  has  already 
been released to you administratively. 
Therefore, I am not persuaded the charge should be waived in full. 
However, having considered the factors identified above, I am satisfied in these circumstances 
that it is appropriate to reduce the preliminary charge by 50% on public interest grounds. 
Accordingly,  I  have  decided  to  impose  a  charge  of  $155.74  to  process  your  request 
(Reconsidered Charge). 
I am satisfied the search and retrieval time and the estimated decision making time set out in 
the preliminary charge was accurate. 
While I am not satisfied the charge should be reduced or waived on the grounds of financial 
hardship, I have decided to reduce the preliminary charge by 50% on public interest grounds. 
I have therefore decided to impose a Reconsidered Charge of $155.74. 
Required Action  
If  you  would  like  Services  Australia  to  continue  processing  your  request,  you  must  notify 
Services Australia in writing within 30 days of receiving this notice that you: 
a)  agree to pay the Reconsidered Charge (deposit or in full), or 
PAGE 5 OF 9 

b)  seek an internal review of the Reconsidered Charge. 
Alternatively, you  may  wish to seek an external review by the Information Commissioner or 
you may wish to withdraw your request for access to documents.  
Should you wish to withdraw your request, please confirm this in writing.  
Further information on options a) and b) is provided below. 
Please note the payment of a charge does not guarantee access to documents, in full or in 
Option a) - pay the charge 
As the Reconsidered Charge exceeds $25, you are required to pay a deposit of $38.94 within 
30 days of receiving this notice. You may, of course, elect to pay the charge in full at this point. 
You may select from one of the following payment methods: 
1.  Online payment via Government EasyPay - follow this link and enter the relevant 
details. You will need your FOI LEX reference number, LEX 68161, or 
2.  Cheque made out to the Collector of Public Monies and posted to Freedom of 
Information, Services Australia, PO BOX 7820, Canberra BC, ACT 2610, or  
3.  Money order made out to the Collector of Public Monies and posted to Freedom of 
Information, Services Australia, PO BOX 7820, Canberra BC, ACT 2610. 
email  to  advise  us  of  your  payment.  Please  quote 
reference number LEX 68161 in this correspondence.  
Option b) - seek review 
If you disagree with the decision to impose  the Reconsidered Charge, or the amount of the 
Reconsidered Charge, you can ask for a review. There are two ways you can do this. You can 
ask for an internal review from within Services Australia, or an external review by the Office of 
the Australian Information Commissioner. See Attachment A for more information.  
Time limits for processing your request  
Section 31 of the FOI Act provides that where a notice is sent to an applicant regarding the 
payment  of  a  charge  in  respect  of  a  request,  the  time  limit  for  processing  the  request  is 
suspended from the date the notice is received until either: 
a)  the day following payment of the charge (in full or the required deposit) or  
b)  if applicable, the day following the notification to the applicant of a decision not 
to impose the charge. 
Address for correspondence 
Please  send  all  correspondence  regarding  your  FOI  request  to  me  by  email  to 
PAGE 6 OF 9 

Further assistance 
If you have any questions please email  
Yours sincerely 
Authorised FOI Decision Maker 
Freedom of Information Team 
Information Access Branch | Legal Services Division 
Services Australia
PAGE 7 OF 9 

PO Box 7820 Canberra BC ACT 2610                            
Attachment A 

Asking for a full explanation of a Freedom of Information decision 

Before you ask for a formal review of a freedom of information decision, you can contact us 
to discuss your request. We will explain the decision to you. This gives you a chance to 
correct misunderstandings.  
Asking for a formal review of a Freedom of Information decision 
If you still believe a decision is incorrect, the FOI Act gives you the right to apply for a review 
of the decision. Under sections 54 and 54L of the FOI Act, you can apply for a review of an 
FOI decision by: 
  an Internal Review Officer in the agency, and/or 
  the Australian Information Commissioner. 
There are no fees for these reviews. 
Applying for an internal review by an Internal Review Officer 
If you apply for internal review, a different decision maker to the agency delegate who made 
the original decision will carry out the review. The Internal Review Officer will consider all 
aspects of the original decision and decide whether it should change. An application for 
internal review must be: 
  made in writing 
  made within 30 days of receiving this letter, or 
  sent to the address at the top of the first page of this letter. 
You do not need to fill in a form. However, it is a good idea to set out any relevant 
submissions you would like the Internal Review Officer to further consider, and your reasons 
for disagreeing with the decision.  
Applying for external review by the Australian Information Commissioner 
If you do not agree with the original decision or the internal review decision, you can ask the 
Australian Information Commissioner to review the decision.  
If you do not receive a decision from an Internal Review Officer in the agency within 30 days 
of applying, you can ask the Australian Information Commissioner for a review of the original 
FOI decision.  
You will have 60 days to apply in writing for a review by the Australian Information 
PAGE 8 OF 9 

You can lodge your application
Australian Information Commissioner 
GPO Box 5218 
The Office of the Australian Information Commissioner generally prefers FOI applicants to 
seek internal review before applying for external review by the Australian Information 
  if you are applying online, the application form the 'Merits Review Form' is available at  
  if you have one, you should include with your application a copy of the Services 
Australia decision on your FOI request  
  include your contact details, and 
  set out your reasons for objecting to the agency's decision. 
Complaints to the Australian Information Commissioner and Commonwealth 

Australian Information Commissioner 
You may complain to the Australian Information Commissioner concerning action taken by 
an agency in the exercise of powers or the performance of functions under the FOI Act, 
There is no fee for making a complaint. A complaint to the Australian Information 
Commissioner must be made in writing. The Australian Information Commissioner's contact 
details are: 
Telephone:      1300 363 992 
Commonwealth Ombudsman 
You may also complain to the Commonwealth Ombudsman concerning action taken by an 
agency in the exercise of powers or the performance of functions under the FOI Act. There is 
no fee for making a complaint. A complaint to the Commonwealth Ombudsman may be 
made in person, by telephone or in writing. The Commonwealth Ombudsman's contact 
details are: 
Phone:             1300 362 072 
The Commonwealth Ombudsman generally prefers applicants to seek review before 
complaining about a decision.