Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'OAIC Executive Committee Meeting Minutes 2022'.


On 15 August 2022 you wrote back to the OAIC, clarifying your request to be as follows:  
 
“1. I request the ful  copy of minutes for Executive Committee meeting in the calendar 
year of 2022, but if access is refused in full to those minutes, then the scope of this foi is 
for summary minutes in lieu. Summary minutes are not required if full minutes are 
provided. 
 
2. Information relating to the private personal relationship and household affairs of 
individuals in these documents is irrelevant. Information that is official information is 
relevant. 
 
In the course of processing your request, the personal information of third party entities 
identified within the documents the subject of your request. In light of this, on 2 September 
2022, you were informed that, under s 27A of the FOI Act, a third-party consultation was 
being undertaken in relation to your request. Under s 15(6) of the FOI Act the period for 
processing your request was extended for a further 30 days, making the due date of your 
request 5 October 2022. 
I note that, as outlined above, you agreed to exclude from the scope of your request 
“Information relating to the private personal relationship and household affairs of individuals”. 
I confirm that the relevant personal information in this matter did not relate to the private 
personal relationships or household affairs of individuals. I note that this personal 
information was therefore within scope of your request.  
Decision 
I am an officer authorised under s 23(1) of the FOI Act to make decisions in relation to FOI 
requests. 
I have identified 12 documents totalling 79 pages of material within the scope of your 
request. I have decided to grant access in part to these documents. 
Reasons for decision 
Material taken into account 
In making my decision, I have had regard to the following: 
•  your original freedom of information request of 5 August 2022  
•  all subsequent correspondence regarding your request, as outlined above, 
•  any submissions made by third parties, 
•  the documents at issue 
2 
 
•  the FOI Act, in particular s 22, s 47C, and s 47E(d) 
•  the Guidelines issued by the Australian Information Commissioner under s 93A of the 
FOI Act (the FOI Guidelines), and  
•  relevant case law  
Searches undertaken 
Section 24A requires that an agency take ‘all reasonable steps’ to find a requested document 
before refusing access to it on the basis that it cannot be found or does not exist. 
The FOI Guidelines at [3.89] explain: 
 
“Agencies and ministers should undertake a reasonable search on a flexible and   
common-sense interpretation of the terms of the request. What constitutes a 
reasonable search wil  depend on the circumstances of each request and will be 
influenced by the normal business practices in the agency’s operating environment. 
 
At a minimum, an agency or minister should take comprehensive steps to locate 
documents, having regard to: 
 
•  the subject matter of the documents 
•  the current and past file management systems and the practice of destruction or 
removal of documents 
•  the record management systems in place 
•  the individuals within an agency who may be able to assist with the location of 
documents, and 
•  the age of the documents” 
 
To locate documents within the scope of your request, a staff member of the Legal Services 
team contacted the Executive Assistant to the Australian Information  Commissioner and 
requested that the minutes of the 2022 OAIC Executive Committee Meetings within the scope 
of your request be provided. These documents were subsequently located by the Executive 
Assistant and provided to the Legal Services team. I am satisfied that all reasonable searches 
have been conducted to locate documents within the scope of your request. 
Irrelevant material (s 22) 
Section 22(1)(a)(i ) of the FOI Act provides that an agency may prepare an edited copy of a 
document by deleting information that is exempt or that would reasonably be regarded as 
irrelevant to the request. 
The FOI Guidelines explain at [3.54] that a request should be interpreted as extending to any 
document that might reasonably be taken to be included within the description the 
applicant has used.  
3 
 
Please note that I have excluded from release the material that you agreed is excluded from 
the scope of your request. I have excluded material relating to the personal leave taken by 
OAIC staff, with this being personal information regarding the “… household affairs of 
individual” as outlined above.  Where irrelevant material was within documents that were 
within the scope of your request, I have deleted this material in accordance with s 22(1)(a)(ii) 
of the FOI Act.   
Accordingly, I have deleted this material in accordance with s 22(1)(a)(i ) of the FOI Act. 
Deliberative material (s 47C) 
 
I have found documents within the scope of your request contain material that is 
conditionally exempt under s 47C of the FOI Act.   
 
Under s 47C of the FOI At, a document is conditionally exempt if its disclosure “…would 
disclose matter (deliberative matter ) in the nature of, or relating to, opinion, advice or 
recommendation obtained, prepared or recorded, or consultation or deliberation that has 
taken place, in the course of, or for the purposes of, the deliberative processes involved in the 
functions of: 
 
                     (a)  an agency; or 
 
                     (b)  a Minister; or 
 
                     (c)  the Government of the Commonwealth. 
 
The material and documents I have found to be conditionally exempt under s 47C of the FOI 
Act can be described as material related to:   
•  internal discussions regarding international events and the impact that such events 
may have on the OAIC, and 
•  internal deliberations regarding unfinalized budget decisions 
As noted in Amanda Hay and Australian Bureau of Statistics (Freedom of information) [2019] 
AICmr 7 (25 February 2019) at [28] The term ‘deliberative matter’ is a shorthand term for 
opinion, advice, recommendation, consultation and deliberation that is recorded or 
reflected in a document. 
 
In the AAT decision of Wood; Secretary, Department of Prime Minister and Cabinet and 
(Freedom of information) [2015] AATA 945 at [39], Deputy President Forgie explains that the 
meanings of the words ‘opinion’, ‘advice’ and ‘recommendation’ all involve consideration, 
followed by the formation of a view either about a certain subject or about a course of action 
and the subsequent transmission of that view 
 
The FOI guidelines state the following at [6.61]: 
4 
 
 
A deliberative process may include the recording or exchange of: 
•  opinions 
•  advice 
•  recommendations 
•  a collection of facts or opinions, including the pattern of facts or opinions 
considered 
•  interim decisions or deliberations 
 
In this instance, as noted above, the material at issue concerns deliberations and discussions 
of the OAIC Executive Committee. 
 
Owing to the nature of this material, I am satisfied that it meets the definition of ‘deliberative 
matter’ for the purpose of s 47C of the FOI Act and is therefore conditionally exempt under 
this provision. The public interest test in s 11A(5) will be considered below. 
Certain operations of agencies exemption (s 47E(d)) 
I have found documents within scope of your request conditionally exempt in part under 
section 47E(d) of the FOI Act. 
Under s 47E(d) of the FOI Act, a document is conditionally exempt if its disclosure could 
reasonably be expected to have a substantial adverse effect on the proper and efficient 
conduct of the operations of an agency. 
Section 47E(d) of the FOI Act states: 
A document is conditionally exempt if its disclosure under this Act would, or could 
reasonably be expected to, do any of the following: 
… 
(d) have a substantial adverse effect on the proper and efficient conduct of the 
operations of an agency. 
The FOI Guidelines at [6.101] provides: 
For the grounds in ss 47E(a)–(d) to apply, the predicted effect needs to be reasonably 
expected to occur. The term ‘could reasonably be expected’ is explained in greater 
detail in Part 5. There must be more than merely an assumption or allegation that 
damage may occur if the document were to be released. 
Additionally, at [6.103] the FOI Guidelines further explain: 
An agency cannot merely assert that an effect would occur following disclosure. The 
particulars of the predicted effect should be identified during the decision making 
process, including whether the effect could reasonably be expected to occur. Where 
5 
 
the conditional exemption is relied upon, the relevant particulars and reasons 
should form part of the decision maker’s statement of reasons, if they can be 
included without disclosing exempt material (s 26, see Part 3).  
The term ‘substantial adverse effect’ is explained in the Guidelines [at 5.20] and it broadly 
means ‘an adverse effect which is sufficiently serious or significant to cause concern to a 
properly concerned reasonable person’. 
The word ‘substantial’, taken in the context of substantial loss or damage, has been 
interpreted as ‘loss or damage that is, in the circumstances, real or of substance and not 
insubstantial or nominal’. 
The material that I have found to be conditional y exempt under s 47E(d) of the FOI Act can be 
described as information relating to: 
•  current matters being investigated by the OIAC 
•  discussion regarding ongoing legal proceedings 
•  information regarding the OAIC IT Network  
•  information regarding the OAIC’s Executive Meeting ID Codes 
•  discussion of OAIC’s budget position 
In order to determine whether disclosure would, or could reasonably be expected to, have a 
substantial adverse effect on the proper and efficient conduct of the operations of the OAIC, I 
have taken into consideration the functions and activities of the OAIC. 
In particular, I have had regard to the Australian Information Commissioner’s privacy 
powers, freedom of information powers and regulatory powers, under the Australian 
Information Commissioner Act 2010 (Cth) (AIC Act), the Privacy Act and the FOI Act. The 
Information Commissioner has a range of functions and powers directed towards protecting 
the privacy of individuals by ensuring the proper handling of personal information. In 
addition, under the AIC Act and the FOI Act, the Information Commissioner has a range of 
functions and powers promoting access to information under the FOI Act, including making 
decisions on Information Commissioner reviews and investigating and reporting on freedom 
of information complaints. 
Current matters 
A number of documents have information about current and ongoing matters (assessments, 
investigations and preliminary inquiry processes) being considered by the OAIC that are not 
publicly known.  The information includes details including the names of relevant parties, 
the subject matter being considered and the current status of the matter. The release of this 
information at this time may impact on both the ability of the OAIC to manage the specific 
mattes referred to and future matters if parties cannot be confident that their information 
will not be kept confidential.   
6 
 
The AAT has recognised in Telstra Australian Limited and Australian Competition and 
Consumer Commission [2000] AATA 71 (7 February 2000) [24] that the conduct of an agency’s 
regulatory functions can be adversely affected in a substantial way when there is a lack of 
confidence in the confidentiality of the investigation process.  In my view, the OAIC’s ability 
to carry out is regulatory functions would be affected if there was a lack of confidence in the 
confidentiality of the investigative process.  As such, I consider the release of information on 
current and ongoing matters that are not currently in the public domain would have a 
substantial adverse effect on the proper and efficient conduct of the operations of the OAIC. 
Legal proceedings 
The OAIC is currently involved in a number of legal proceedings. The material within the 
scope of your request contains discussion of ongoing litigation matters that involve the 
OAIC.  The OAIC’s ability to manage the relevant matters in accordance with its obligations 
would be adversely affected if this information was released.  In addition to any impact its 
release would have in relation to these proceedings, it may also adversely impact future 
legal proceedings if applicants cannot rely on the confidentiality of discussions held in 
relation to litigation matters.  As such, I consider the release of information in relation to the 
current litigation matter would have a substantial adverse effect on the proper and efficient 
conduct of the operations of the OAIC. 
Information regarding OAIC’s IT system 
This material includes information regarding the OAIC’s IT network and sever settings. I 
consider that disclosure of this information could compromise the safety and security of the 
storage of the information held by the OAIC. 
 
The OAIC collects and stores a range of personal and financial information about members 
of the public. The impact of any compromise to the safety and security of the OAIC’s 
information systems would result in a serious adverse impact on the functions and 
responsibilities of the OAIC.  
 
In the IC review case of ‘AW’ and Australian Taxation Office (Freedom of information) [2014] 
AICmr 1 (‘AW’), the then Freedom of Information Commissioner considered the decision by 
the Australian Taxation Office (ATO) to exempt user IDs under section 47E(d) of the FOI Act. 
The user IDs are used by ATO staff to access the ATO’s IT system. The Commissioner found 
that disclosing the user IDs “would have an adverse effect on the security of the ATO’s IT 
systems and could reasonably be expected to have a substantial adverse effect on the 
proper and efficient conduct of the ATO”. In a series of subsequent IC review decisions, the 
former Australian Information Commissioner agreed with the reasoning given by the 
Commissioner in ‘AW’ to find that user IDs used by ATO staff to access the ATO’s IT system 
were exempt under section 47E(d) of the FOI Act. 
 
I consider that the disclosure of the network and server settings of the OAIC  could 
reasonably be expected to have a substantial adverse effect on the proper and efficient 
7 
 
conduct of the OAIC’s operations. I have therefore decided that this material OAIC’s IT is 
conditionally exempt from disclosure under section 47E(d) of the FOI Act. 
 
Information regarding the OAIC’s Executive Meeting ID Codes 
 
The documents within the scope of your request contain the dial-in and conference ID 
information for the OAIC Executive meeting minutes. Were this information released, this 
would allow third parties to access the OAIC executive meetings. I consider that the 
reasoning in AW, as outlined above, is also applicable to this material.  The inability for of 
OAIC to conduct secure meetings without the risk of third-party incursion would have a 
substantial adverse effect on the proper and efficient conduct of the operations of the OAIC, 
due to a loss of ability to conduct meetings over a secure network. 
 
Discussion of OAIC’s budget position 
One document within scope of your request contains discussion of the OAIC’s budget 
position. This information is not in the public domain.  The level of funding provided to 
separate activities is subject to ongoing consideration by the Commissioner and the 
Department of Finance and may be subject to change over the financial year. The OAIC’s 
ability to manage its ongoing funding would be adversely affected if this information was 
released as it may impact on the ability of the Commissioner to undertake confidential 
engagement with the Department of Finance. As such, I consider the release of information 
in relation to the breakdown of additional funding would have a substantial adverse effect 
on the proper and efficient conduct of the operations of the OAIC. 
Findings 
For the above reasons, I am satisfied that the disclosure of the relevant materials in this case 
would, or could reasonably be expected to substantially and adversely affect the proper and 
efficient conduct of the operations of the OAIC in performing and managing its various 
functions outlined in the reasons above. 
The public interest test – s11A(5) 
An agency cannot refuse access to conditionally exempt documents unless giving access 
would, on balance, be contrary to the public interest (s 11A(5)). The FOI Guidelines explain 
that disclosure of conditionally exempt documents is required unless the particular 
circumstances at the time of decision reveal countervailing harm which overrides the public 
interest in giving access. In this case, I must consider whether disclosure of the documents at 
this time would be contrary to the public interest. 
8 
 
In the AAT case of Utopia Financial Services Pty Ltd and Australian Securities and Investments 
Commission (Freedom of information) [2017] AATA 269, Deputy President Forgie explained 
that[4]:  
… the time at which I make my decision for s 11A(5) requires access to be given to a 
conditional y exempt document “at a particular time” unless doing so is, on balance, 
contrary to the public interest.  Where the balance lies may vary from time to time for it 
is affected not only by factors peculiar to the particular information in the documents 
but by factors external to them. 
In this case, I must consider whether disclosure of the documents at this time would be 
contrary to the public interest. 
The FOI Guidelines provide a non-exhaustive list of factors favouring disclosure (see [6.19]). 
These factors include when disclosure will reveal the reason for a government decision and 
any background or contextual information that informed the decision and when disclosure 
will enhance the scrutiny of government decision making. I consider that the public interest 
factor favouring disclosure in this case is that disclosure would: 
•  promote the objects of the FOI Act generally through promoting access to 
government held information, 
•  promote effective oversight of public expenditure, and  
•  Inform debate on a matter of public importance, 
 
Against these factors, I must balance the factors against disclosure. The FOI Act does not 
specify factors against disclosure, however the FOI Guidelines at paragraph [6.22] provides a 
non-exhaustive list of factors against disclosure.  
I consider that the relevant factors against disclosure in this instance are as follows:  
 
•  disclosure could reasonably be expected to negatively impact OAIC’s ability to 
manage legal matters that are on foot involving the OAIC, 
•  disclosure could reasonably be expected to prejudice the OAIC’s ability to manage its 
investigations, 
•  disclosure could reasonably be expected to inhibit the frankness and candour of 
OAIC officials when discussing internal issues relating to budget decisions, 
•  disclosure could prejudice the security of OAIC internal meetings for internal staff 
members,  and 
•  disclosure could prejudice the security of the OAIC’s IT systems 
 
Regarding the public interest considerations related to s 47C, I note that, as per the FOI 
Guidelines at [6.85], ‘frankness and candour’ arguments may still be contemplated when 
 
[4]        Utopia Financial Services Pty Ltd and Australian Securities and Investments Commission (Freedom of 
information) [2017] AATA 269 [133]. 
9 
 
considering deliberative material and weighing the public interest. I note that, while the FOI 
Guidelines state at [6.83] that agencies “…should start with the assumption that public 
servants are obliged by their position to provide robust and frank advice at all times” and 
that for frank and candour claims to be successful they must relate to “some particular 
practice, process [or] policy”, I am satisfied that, due to this deliberative material relating 
specifically to internal budgetary decisions and considerations,  I am satisfied that this is a 
circumstance where public interest considerations necessitate that the relevant information 
not be released. I am satisfied that giving access to the conditionally exempt material at this 
time would, on balance, be contrary to the public interest. 
Therefore, in this case, I am satisfied that the public interest factors against disclosure 
outweigh the public interest factor in favour of disclosure. 
I have decided that at this time, giving you full access to the documents, which I have found 
to be conditionally exempt under the FOI Act, would, on balance, be contrary to the public 
interest. 
Please see the following page for information about your review rights and information 
about the OAIC's disclosure log. 
Yours sincerely 
Margaret Sui 
Senior Lawyer 
5 October 2022 
10 
 
 
If you disagree with my decision 
Internal review 
You have the right to apply for an internal review of my decision under Part VI of the FOI Act. 
An internal review will be conducted, to the extent possible, by an officer of the OAIC who 
was not involved in or consulted in the making of my decision. If you wish to apply for an 
internal review, you must do so in writing within 30 days. There is no application fee for 
internal review. 
If you wish to apply for an internal review, please mark your application for the attention of 
the FOI Coordinator and state the grounds on which you consider that my decision should be 
reviewed. 
Further Review 
You have the right to seek review of this decision by the Information Commissioner and the 
Administrative Appeals Tribunal (AAT). 
You may apply to the Information Commissioner for a review of my decision (IC review). If 
you wish to apply for IC review, you must do so in writing within 60 days. Your application 
must provide an address (which can be an email address or fax number) that we can send 
notices to, and include a copy of this letter. A request for IC review can be made in relation to 
my decision, or an internal review decision. 
It is the Information Commissioner’s view that it will usually not be in the interests of the 
administration of the FOI Act to conduct an IC review of a decision, or an internal review 
decision, made by the agency that the Information Commissioner heads: the OAIC. For this 
reason, if you make an application for IC review of my decision, it is likely that the 
Information Commissioner will decide (under s 54W(b) of the FOI Act) not to undertake an IC 
review on the basis that it is desirable that my decision be considered by the AAT. 
Section 57A of the FOI Act provides that, before you can apply to the AAT for review of an FOI 
decision, you must first have applied for IC review. 
Applications for internal review or IC review can be submitted to: 
Office of the Australian Information Commissioner 
GPO Box 5218 
SYDNEY NSW 2001 
11 
 
Alternatively, you can submit your application by email to xxx@xxxx.xxx.xx, or by fax on 
02 9284 9666. 
Accessing your information 
If you would like access to the information that we hold about you, please 
contact xxxxx@xxxx.xxx.xx. More information is available on the Access our 
information page on our website. 
Disclosure log 
Section 11C of the FOI Act requires agencies to publish online documents released to 
members of the public within 10 days of release, except if they contain personal or business 
information that it would be unreasonable to publish. 
The documents I have decided to release to you does contain exempt material. As a result, 
an edited version of the documents be published on our disclosure log within 10 days of 
providing you access. 
 
 
 
 
12