This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'FOI Act complaints received by the OAIC in July 2022'.


 
Our reference: FOIREQ22/00225 
Attention:  Verity Pane 
By email: 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
Your Freedom of Information Request – FOIREQ22/00225 
Dear Verity Pane 
I refer to your request for access to documents made under the Freedom of 
Information Act 1982 (Cth) (the FOI Act) and received by the Office of the Australian 
Information Commissioner (OAIC) on 12 August 2022. 
In your request you seek access to the fol owing: 
“I request copy of al  Freedom of Information Act complaints received by the 
OAIC in July 2022. Let's see if you pul  this 100% exemption rubbish on me. 

Personal information of private individuals (excluding Commonwealth public 
servants and contractors) is irrelevant.” 

Decision 
I am an officer authorised under s 23(1) of the FOI Act to make decisions in relation to 
FOI requests. 
I have identified 33 documents within the scope of your request. I have decided that 
30 documents are exempt in full and 3 documents are exempt in part. The schedule 
and documents will be provided to you tomorrow, 13 September 2022.   
Reasons for Decision 
Material taken into account 
In making my decision, I have had regard to the following: 
•  your freedom of information request dated 12 August 2022; 
•  the documents at issue; 
•  the FOI Act, in particular s 22 and 47E(d); 
1300 363 992 
T +61 2 9284 9749  GPO Box 5218  
www.oaic.gov.au 
oaic.gov.au/enquiry 
F +61 2 9284 9666  Sydney NSW 2001  ABN 85 249 230 937 
 

•  the guidelines issued by the Australian Information Commissioner under s 
93A of the FOI Act (the FOI Guidelines), and; 
•  relevant case law 
Irrelevant material (s 22)  
I have found material in 3 documents contain irrelevant material, or material outside 
the scope of your request. 
Section 22(1)(b)(i ) of the FOI Act provides that an agency may prepare an edited 
copy of a document by deleting information that is exempt or that would reasonably 
be regarded as irrelevant to the request. 
The FOI Guidelines explain at [3.54] that a request should be interpreted as 
extending to any document that might reasonably be taken to be included within the 
description the applicant has used. 
In your FOI request you excluded personal information of private individuals 
(excluding Commonwealth public servants and contractors). Consistent with your 
request, I have deleted irrelevant material, including material that you have 
expressly excluded in your request. I have released 11 documents in part with 
personal information of private individuals deleted as irrelevant to your request in 
accordance with section 22 of the FOI Act.  I note that personal information is more 
than just names and contact details and includes representative details and details 
of the FOI requests where those details may identify an individual. 
Certain operations of agencies exemption – s 47E(d) 
I have decided to refuse access to 30 documents under s47E(d) of the FOI Act.  
Section 47E(d) of the FOI Act provides that: 
A document is conditionally exempt if its disclosure under this Act would, or 
could reasonably be expected to, do any of the following: 
… 
(d) have a substantial adverse effect on the proper and efficient conduct of 
the operations of an agency. 
 
Under s 47E(d) of the FOI Act, a document is conditionally exempt if its disclosure 
could reasonably be expected to have a substantial adverse effect on the proper and 
efficient conduct of the operations of an agency. 
The FOI Guidelines at [6.101] provides: 

 

For the grounds in ss 47E(a)–(d) to apply, the predicted effect needs to be 
reasonably expected to occur. The term ‘could reasonably be expected’ is 
explained in greater detail in Part 5. There must be more than merely an 
assumption or allegation that damage may occur if the document were to be 
released. 
Additionally, at [6.103] the FOI Guidelines further explain: 
An agency cannot merely assert that an effect would occur following 
disclosure. The particulars of the predicted effect should be identified during 
the decision making process, including whether the effect could reasonably 
be expected to occur. Where the conditional exemption is relied upon, the 
relevant particulars and reasons should form part of the decision maker’s 
statement of reasons, if they can be included without disclosing exempt 
material (s 26, see Part 3). 
The documents that I have found to be exempt under s 47E(d) of the FOI Act can be 
described as: 
•  documents related to current freedom of information complaint 
investigations being considered by the OAIC 
In order to determine whether disclosure would, or could reasonably be expected to, 
have a substantial adverse effect on the proper and efficient conduct of the 
operations of the OAIC, I have taken into consideration the functions and activities of 
the OAIC. 
In particular, I have had regard to the Australian Information Commissioner’s range 
of functions and powers promoting access to information under the FOI Act, 
including making decisions on Information Commissioner reviews and investigating 
and reporting on freedom of information complaints. 
The AAT has recognised in Telstra Australian Limited and Australian Competition and 
Consumer Commission [2000] AATA 71 (7 February 2000) [24] that the conduct of an 
agency’s regulatory functions can be adversely affected in a substantial way when 
there is a lack of confidence in the confidentiality of the investigation process.  In my 
view, the OAIC’s ability to carry out is regulatory functions in conducting FOI 
complaint investigation would be substantially and adversely affected if there was a 
lack of confidence in the confidentiality of the investigative process while the 
investigations are still on foot.  As such, I consider the release of information on 
current and ongoing matters that are not currently in the public domain would have 
a substantial adverse effect on the proper and efficient conduct of the operations of 
the OAIC. 

 

link to page 4 I have refused access in full to a number of documents that relate to complaints 
made to the OAIC that are current and ongoing. Given that these complaints remain 
open, I consider that while the investigation is on foot, disclosure of the relevant 
material at this stage can impede the efficient conduct of the case. Specifical y, the 
investigating officers are still in the process of formulating their views, and gathering 
facts and evidence, and no decisions or findings have been made regarding these 
complaints. Parties to the investigation will be provided an opportunity to respond if 
an adverse finding is likely to be made, for procedural fairness reasons. Further, if a 
finding is made regarding the complaint, it is appropriate for the parties to the 
complaint to be advised of that outcome. The OAIC’s Freedom of Information 
Regulatory Action Policy advises at paragraph 70 that the Information Commissioner 
wil  not comment publicly about ongoing complaint investigations as the FOI Act 
provides that investigations must be conducted in private (see s 76(1) of the FOI Act). 
Accordingly, I consider that at this time, disclosure of this material to you via the 
Right to Know website, when the complaint is still being investigated by the OAIC, 
and where the parties have not yet been advised of the outcome of the investigation, 
would, or could reasonably be expected to have a substantial adverse effect on the 
proper and efficient conduct of the OAIC’s operations in investigating FOI 
complaints. 
The public interest test – section 11A(5) 
An agency cannot refuse access to conditional y exempt documents unless giving 
access would, on balance, be contrary to the public interest (s 11A(5)). The FOI 
Guidelines explain that disclosure of conditionally exempt documents is required 
unless the particular circumstances at the time of decision reveal countervailing 
harm which overrides the public interest in giving access. 
In the AAT case of Utopia Financial Services Pty Ltd and Australian Securities and 
Investments Commission (Freedom of information) [2017] AATA 269, Deputy President 
Forgie explained that:1 
… the time at which I make my decision for s 11A(5) requires access to be given to a 
conditional y exempt document “at a particular time” unless doing so is, on balance, 
contrary to the public interest.  Where the balance lies may vary from time to time for it 
is affected not only by factors peculiar to the particular information in the documents 
but by factors external to them. 

 
Utopia Financial Services Pty Ltd and Australian Securities and Investments Commission (Freedom of 
information) [2017] AATA 269 [133]. 

 

In this case, I must consider whether disclosure of the documents at this time would 
be contrary to the public interest. 
Subsection 11B(3) of the FOI Act provides a list of public interest factors favouring 
disclosure. The FOI Guidelines at paragraph [6.19] also provide a non-exhaustive list 
of public interest factors favouring disclosure, as well as public interest factors 
against disclosure. In my view, the relevant public interest factor in favour of 
disclosure in this case is that the disclosure would promote the objects of the FOI Act 
and inform debate on a matter of public importance. Other factors are not relevant 
in this instance.  
The public interest factors favouring disclosure must be balanced against any public 
interest factors against disclosure. The FOI Guidelines at paragraph [6.22] contain a 
non-exhaustive list of factors against disclosure. In my view, the fol owing relevant 
public interest factor against disclosure in this case is that disclosure: 
 
•  could reasonably be expected to prejudice an agency’s ability to obtain 
confidential information’ and 
•  could reasonably be expected to prejudice the proper and efficient conduct of 
FOI complaint investigation functions of the OAIC. 
 
I have given significant weight to the factor that disclosure could reasonably be 
expected to prejudice the proper and efficient conduct of the FOI complaint 
investigation functions of the OAIC. The disclosure of the information to third parties, 
who is not a party to these reviews, of the material within this matter, while the 
complaints are being investigated, will impact on the willingness of parties to 
provide this information to the OAIC in the future and thus directly impact the 
efficient conduct of the OAIC.  Whilst I acknowledge the factors that support 
disclosure of this information, particularly that disclosure would promote the objects 
of the FOI Act, I am satisfied that giving access to the conditional y exempt material 
at this time would, on balance, be contrary to the public interest. 
Conclusion 
Please see the following page for information about your review rights and 
information about the OAIC’s disclosure log. 
Yours sincerely 
 

 


Emily Elliott 
Senior Lawyer 
12 September 2022   
 
   
 

 

If you disagree with my decision 
Internal review 
You have the right to apply for an internal review of my decision under Part VI of the 
FOI Act. An internal review will be conducted, to the extent possible, by an officer of 
the OAIC who was not involved in or consulted in the making of my decision. If you 
wish to apply for an internal review, you must do so in writing within 30 days. There 
is no application fee for internal review. 
If you wish to apply for an internal review, please mark your application for the 
attention of the FOI Coordinator and state the grounds on which you consider that 
my decision should be reviewed. 
Applications for internal reviews can be submitted to: 
Office of the Australian Information Commissioner 
GPO Box 5218 
SYDNEY NSW 2001 
Alternatively, you can submit your application by email to xxx@xxxx.xxx.xx, or by fax 
on 02 9284 9666. 
Further Review 
You have the right to seek review of this decision by the Information Commissioner 
and the Administrative Appeals Tribunal (AAT). 
You may apply to the Information Commissioner for a review of my decision (IC 
review). If you wish to apply for IC review, you must do so in writing within 60 days. 
Your application must provide an address (which can be an email address or fax 
number) that we can send notices to, and include a copy of this letter. A request for 
IC review can be made in relation to my decision, or an internal review decision. 
It is the Information Commissioner’s view that it wil  usually not be in the interests of 
the administration of the FOI Act to conduct an IC review of a decision, or an internal 
review decision, made by the agency that the Information Commissioner heads: the 
OAIC. For this reason, if you make an application for IC review of my decision, and the 
Information Commissioner is satisfied that in the interests of administration of the 
Act it is desirable that my decision be considered by the AAT, the Information 
Commissioner may decide not to undertake an IC review. 

 

Section 57A of the FOI Act provides that, before you can apply to the AAT for review 
of an FOI decision, you must first have applied for IC review. 
Applications for IC review can be submitted online at: 
https://forms.business.gov.au/smartforms/servlet/SmartForm.html?formCode=ICR_ 
Alternatively, you can submit your application to: 
Office of the Australian Information Commissioner 
GPO Box 5218 
SYDNEY NSW 2001 
Or by email to xxxxx@xxxx.xxx.xx, or by fax on 02 9284 9666. 
Accessing your information 
If you would like access to the information that we hold about you, please 
contact xxxxx@xxxx.xxx.xx. More information is available on the Access our 
information page on our website. 
Disclosure log 
Section 11C of the FOI Act requires agencies to publish online documents released to 
members of the public within 10 days of release, except if they contain personal or 
business information that it would be unreasonable to publish. 
The documents I have decided to release to you do not contain personal or business 
information that would be unreasonable to publish. As a result, an edited version of 
the documents will be published on our disclosure log. 
 
 

 

Document Outline