This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Documents not available for download from your FOI disclosure log / reasoning'.






















FOI LEX 39604
  Addendum 
 
ADDENDUM NUMBER: 12 
RFT NUMBER: 1000401959 
REQUEST FOR TENDER (RFT) FOR THE PROCUREMENT OF A SYSTEMS 
INTEGRATOR PANEL 
 
In  accordance  with  clause  15  (Addenda  and  notices)  of  RFT  Number  1000401959,  the 
Department  of  Human  Services  is  advising  Tenderers  of  the  receipt  of,  and  answers  to 
questions received on this RFT. 
 
Question 1: 
Is the recommended page limit a hard requirement, or is there scope to provide responses 
above the recommended threshold? 
Answer 1:  
Schedule 3 – Statement of Requirements and Evaluation Criteria contain guidance on the 
suggested number of pages for each requirement. Please note that this is for guidance only 
and is not a page limit. 
 
Question 2: 
Can the department provide the scenarios that they wil  be using to calculate the total cost 
ownership from the rate cards? For example, can you provide volume of days and pyramid of 
resources? 
Answer 2:  
No.  This information wil  not be provided. 
 
Question 3: 
What is the expected duration of overall transformation target date to reach target state? 
Answer 3:  
The Welfare Payments Infrastructure Transformation (WPIT) Programme is anticipated to be 
delivered and completed by 2022. At this future date, it is anticipated that the target state 
processes  and  services  wil   be  fully  completed  and  operational  in  the  business  as  usual 
environment. Details regarding Tranche content and sequencing for the WPIT Programme are 
contained in Programme Overview (Attachment H, Part 5) of the SI RFT pack. Please note 
that the tranche sequencing and delivery dates of transformed services are subject to change. 
 
Question 4: 
Is customer (Citizen) enablement considered part of transformation? 
Answer 4:  
Yes. The customers wil  be enabled through end to end “Omni-Channel” digital services, using 
the device of their choice. Supporting services wil  include a Virtual Assistant and self-service 
85 of 400

FOI LEX 39604
terminals in the offices supported by a service offer to assist customers who are new to the 
self-service capabilities. Authentication services are expected to be consumed via myGov. 
 
Question 5: 
The RFT process wil  result in a ranking of participants, the top 2 of which proceed to the 
competitive  dialogue.  From  CD  a  participant  wil   be  selected  to  lead  tranche  2.  By  what 
process wil  participants be ranked for tranches 3 and so on? 
Answer 5:  
No procurement decision has been made for tranches of work beyond Tranche Two. The 
establishment  of  the  Systems  Integrator  Panel  does,  however,  provide  the  department 
flexibility to procure systems integrator services over the whole life of the WPIT programme 
(see Section 1.2 of the RFT). 
 
Question 6: 
With WPIT and Defence insight in progress there are potentially going to be huge demands 
on SAP skil s in Canberra. There are only a handful of SI’s that can bring these resources to 
bear for one project – not 2 programs. Wil  there be any relaxing of security requirements for 
non-Australian resources to cope with this demand? All SI’s today use 457 visa’s to resource 
work. 
Answer 6:  
For clarity, non-Australian citizens are not excluded from involvement in the WPIT Programme. 
Guidance on the security requirements for the involvement of non-Australian citizens in the 
programme can be found in the Physical Data Room.  The relevant document is located in 
Folder  9(a)  Project  Management  Documents,  Document  11,  DHS  Security  Framework 
(Security Participation Information).  
Whilst non-Australian citizens are not excluded from involvement in the WPIT Programme, 
there are security requirements that would prevent an individual on a 457 visa from being able 
to work in certain programme roles. The Security Participation Information document provides 
details on when the department may waive security requirements. It is not possible to make a 
decision to waive any security requirements at this point of the WPIT Programme. 
 
Question 7: 
Will DHS provide to any organisation that asks a question through to the tender box (but which 
DHS determined not to answer) a response declining to respond? 
Answer 7:  
Where it is possible to do so, the department wil  notify an organisation if it exercises the right 
not to respond to that organisation’s enquiry or request for clarification. Please refer to Section 
10 of the Request for Tender documentation for more information regarding the process for 
all enquiries or requests for clarification. 
 
 
86 of 400


FOI LEX 39604
  Addendum 
 
ADDENDUM NUMBER: 13    
RFT NUMBER: RFT1000401959 
REQUEST FOR TENDER (RFT) FOR THE PROCUREMENT OF A SYSTEMS 
INTEGRATOR PANEL 
 
In  accordance  with  clause  15  (Addenda  and  notices)  of  RFT  Number  1000401959,  the 
Department  of  Human  Services  is  advising  Tenderers  of  the  receipt  of,  and  answers  to, 
questions received on this RFT. 
 
Question 1: 
Question relating to Attachment F - Pricing, Table 1.3 Assumptions on the tab entitled "1. 
Labour Rates". This table does not appear to be editable.  
 
Can you please confirm if there have been edits / updates to this table? 
 
Answer 1: 
No, there have not been edits or updates to Attachment F - Pricing, Table 1.3 Assumptions. 
The question asked does, however, correctly identify a flaw in the table.  
 
In Table 1.3, the first column, titled ‘Table Name’, erroneously contains a drop-down list. The 
drop-down list prevents data being entered into the column. Should tenderers wish to use 
Table 1.3, they wil  need to remove the drop-down list. To do this, tenderers can fol ow the 
instructions below.  
 
To remove the drop-down list: 
 
1. Select the column of values that contains the drop-down list. 
2. Click ‘Data’, then ‘Data Validation’. 
3. On the ‘Settings’ tab, click ‘Clear Al ’. 
 
These instructions can also be found in the Excel ‘Help Menu’ by typing ‘remove a drop-
down list’. 
 
Alternatively, tenderers may wish to use the revised At achment F – Pricing worksheet as 
attached.  This has had the erroneous drop-down lists already removed. 
 
87 of 400


FOI LEX 39604
  Addendum 
 
ADDENDUM NUMBER: 14    
RFT NUMBER: RFT1000401959 
REQUEST FOR TENDER (RFT) FOR THE PROCUREMENT OF A SYSTEMS 
INTEGRATOR PANEL 
 
In  accordance  with  clause  15  (Addenda  and  notices)  of  RFT  Number  1000401959,  the 
Department  of  Human  Services  is  advising  Tenderers  of  the  receipt  of,  and  answers  to, 
questions received on this RFT. 
 
Question 1: 
Does DHS have plans to rationalise their online services and online claims service on one 
platform? Is there a roadmap for applications like ‘Janus Workflow’, ‘Staff assisted claims’, 
‘M204’ and ‘3270 Screens’? 
Answer 1: 
Yes. The  department  intends that  online  services  and  online  claims  wil   be  based  on  one 
platform. Staff applications have been consolidated on Customer First which is based on the 
SAP Platform. 
No. A roadmap is not available. The strategy and roadmap for doing this is not part of the 
response required for this RFT. 
 
Question 2: 
What  is  DHS’  strategy  and  plan  around  mobile  enablement  of  DHS’  ‘online  services’  and 
‘online claim services’? What are the apps already available? 
Answer 2: 
The department currently operates a range of mobile applications, such as the ‘Express Plus’ 
suite,  which  are  available  for  iOS  and  Android  operating  systems.    However,  the  mobile 
enablement strategy for WPIT is not relevant to this RFT.  
 
Question 3: 
Please confirm [the] current ‘Online claims’ application is hosted and published on Websphere 
stack and both Websphere application server and portal server are used only for [the] ‘online 
claims’ application. 
Answer 3: 
Most Online Claims and Online Services have been migrated to SAP WCEM. Some Online 
Claims and Online Services stil , however, remain in WebSphere. 
 
Question 4: 
What are DHS’ enterprise architecture principles (Business, Application, Data, Technology 
etc.)? 
88 of 400

FOI LEX 39604
Answer 4: 
The information requested can be found in the SI RFT Data Room. The appropriate document 
is titled ‘DHS Enterprise Architecture Principles (Folder No. 2, Document No. 3). For further 
information on the SI Data Room, please see Section 24 (Data Room) and Section 25 (Data 
Room Access) of the RFT documentation.  
 
Question 5: 
What are the CTI (IVR and Telephony) systems being considered for [the] target stage? Many 
of the Call centre functionality [elements] is dependent of these interfacing systems. 
Answer 5: 
The Computer Telephony Integration (CTI) systems are not relevant to this RFT.  
 
Question 6: 
Do we see the user base for Aged Care, Child Care and WPIT – [to] be [the] same – this is 
important to understand the end state functional architecture diagram and R2PMatrix. 
Answer 6: 
There wil  be overlaps between the Aged Care and WPIT Programme user base. Child Care 
payments are part of the Centrelink programme and are, therefore, the same user base for 
the WPIT programme. 
 
Question 7: 
SAP PI/PO system wil  receive/send data to other Departmental systems. Is the Departmental 
system outside [the] DHS network? 
Answer 7: 
DHS systems are within the department's network. Other departments' systems that WPIT wil  
interface with wil  remain outside DHS's network. 
 
Question 8: 
Does SAP PI/PO system integrate with ‘Income Security Integrated System’? 
Answer 8: 
Yes, SAP Process Integration / Process Orchestration (PI/PO) system integrates with ‘Income 
Security Integrated System’. 
89 of 400


FOI LEX 39604
  Addendum 
 
ADDENDUM NUMBER: 15 
RFT NUMBER: RFT1000401959 
REQUEST FOR TENDER (RFT) FOR THE PROCUREMENT OF A SYSTEMS 
INTEGRATOR PANEL 
 
In  accordance  with  clause  15  (Addenda  and  notices)  of  RFT  Number  1000401959,  the 
Department  of  Human  Services  is  advising  Tenderers  of  the  receipt  of,  and  answers  to, 
questions received on this RFT. 
 
Question 1: 
In Attachment I – Commercial Terms, Page 17, Definition of SI Background IP – Should it 
read “….which are made available by the SI to the Department for the WPIT Programme” 
rather than “….which are made available by the Department to the SI for the WPIT 
Programme”. 
 
Answer 1: 
Yes. At achment I – Commercial Terms, Page 17, Definition of SI Background IP should 
read ‘….which are made available by the SI to the department for the WPIT Programme’.  
 
Attachment I – Commercial Terms should be read as if the above change has been made, 
but the department wil  not issue a replacement Attachment I - Commercial terms at this 
stage.  
 
The department wil  issue a replacement version of At achment I – Commercial Terms to the 
Tenderers selected as preferred Tenderers following the evaluation of the SI RFT.  
 
90 of 400


FOI LEX 39604
  Addendum 
 
ADDENDUM NUMBER: 16 
RFT NUMBER: RFT 1000401959 
REQUEST FOR TENDER (RFT) FOR THE PROCUREMENT OF A SYSTEMS 
INTEGRATOR PANEL 
 
In  accordance  with  clause  15  (Addenda  and  notices)  of  RFT  Number  1000401959,  the 
Department  of  Human  Services  is  advising  Tenderers  of  the  receipt  of,  and  answers  to 
questions received on this RFT. 
 
 
Question 1: 
Is there a criteria that would make a new starter company like us are disqualified for bidding 
for this program? 
 
Answer 1: 
No. There is no criteria disqualifying a ‘new starter’ company from submit ing a response to 
the RFT. 
Tenderers should note, however, that Schedule 3 of the RFT - Statement of Requirements 
and Evaluation Criteria, section 75, states that: ‘The department requires the SI to have recent 
experience as a principal systems integrator delivering a large-scale business transformation 
enabled by ICT (“relevant project”).’ 
Tenderers that are not able to satisfy the full range of Evaluation Criteria in Schedule 3 are 
reminded that the RFT explicitly allows for the use of subcontractors by a prime contractor. 
For more information, Tenderers should refer to section 36 of the RFT.  
91 of 400


FOI LEX 39604
  Addendum 
 
ADDENDUM NUMBER: 17 
RFT NUMBER: RFT 1000401959 
REQUEST FOR TENDER (RFT) FOR THE PROCUREMENT OF A SYSTEMS 
INTEGRATOR PANEL 
 
In  accordance  with  clause  15  (Addenda  and  notices)  of  RFT  Number  1000401959,  the 
Department  of  Human  Services  is  advising  Tenderers  of  the  receipt  of,  and  answers  to 
questions received on this RFT. 
 
Question 1: 
Do DHS measure CSAT for user interfacing application and overall services separately? If 
yes, please provide current CSAT at each level. 
Answer 1: 
Yes.  The  department  measures  customer  satisfaction  for  web-based  online  services  (not 
mobile applications), and this is separated into relevant programmes (Centrelink, Medicare, 
etc.). Additional information in relation to Customer Satisfaction (CSAT) is available in the 
virtual data room. (Please refer to Attachment D of the RFT and Addendum 2 to the RFT on 
how to access the data room.) 
 
 
92 of 400


FOI LEX 39604
  Addendum 
 
ADDENDUM NUMBER: 18 
RFT NUMBER: RFT 1000401959 
REQUEST FOR TENDER (RFT) FOR THE PROCUREMENT OF A SYSTEMS 
INTEGRATOR PANEL 
 
In  accordance  with  clause  15  (Addenda  and  notices)  of  RFT  Number  1000401959,  the 
Department  of  Human  Services  is  advising  Tenderers  of  the  receipt  of,  and  answers  to 
questions received on this RFT. 
 
Question 1 
Wil  the Department accept a Tenderer participating in this RFT on the basis of terms and 
conditions contained in a separate pre-existing agreement with the department? 
Answer 1 
The department’s proposed contractual structure is as follows: 
a)  each  SI  Panel  member  wil   enter  into  the  SI  Panel  Deed  with  the  department 
substantially in the form of the deed at At achment J – SI Panel Deed; 
b)  the department wil  seek to negotiate variations to the SI Panel Deeds in parallel with 
the CD process to incorporate comprehensive terms. The comprehensive terms wil  
capture the key commercial terms outlined in At achment I – Commercial Terms, as 
wel  as other more operational and boilerplate terms; and 
c)  as work is required from the SI (as engaged from time to time), the department wil  
issue Work Orders. The terms of the Work Orders wil  be determined in accordance 
with the SI Panel Deed (as varied to incorporate comprehensive terms).  
The department intends that the contractual terms of the SI Panel Deed entered into with each 
SI on the SI Panel wil  not be materially different to each other, and that the initial terms of the 
SI Panel Deed wil  not be materially different to those terms outlined in the draft SI Panel Deed 
at At achment J – SI Panel Deed and Attachment I – Commercial Terms. 
Any non-compliance with Attachment I or Attachment J wil  be taken into account in evaluating 
risk. Substantial or full non-compliance with provisions in Attachment I or Attachment J wil  
increase the Tenderer’s risk rating. 
For more information, Tenderers should refer to: 
•  section 11 of the RFT; and  
•  the Response instructions and additional information in Attachment E – Contractual 
and Commercial Terms Acceptance. 
 
Question 2: 
If our company is included as a sub-contractor in the tender response of another Systems 
Integrator organisation, would this exclude us from: 
a)  Being engaged for other WPIT work in any other capacity?  
b)  Other non WPIT / SI work? 
93 of 400

FOI LEX 39604
Answer 2: 
No, to both questions.  
For part a), the final sentence in Paragraph 42.1, No Guarantee of Work, states that, ‘The 
department may also continue to source services through other tender processes’.
  This 
statement means that a tenderer is not excluded from other WPIT programme work on the 
basis of the sub-contractor arrangements presented in the question. 
For part b) the sub-contractor arrangements outlined in the question wil  not exclude a tenderer 
from other non-WPIT programme SI work. 
 
 
94 of 400


FOI LEX 39604
  Addendum 
 
ADDENDUM NUMBER: 19   
RFT NUMBER: RFT 1000401959 
REQUEST FOR TENDER (RFT) FOR THE PROCUREMENT OF A SYSTEMS 
INTEGRATOR PANEL 
 
In  accordance  with  clause  15  (Addenda  and  notices)  of  RFT  Number  1000401959,  the 
Department  of  Human  Services  is  advising  Tenderers  of  the  receipt  of,  and  answers  to 
questions received on this RFT. 
 
Answer 2 of Addendum 18 was published in error. 
 
Please disregard Answer 2 of Addendum 18. Please be advised that this answer is the correct 
answer to Question 2.  
 
Question 2: 
If our company is included as a sub-contractor in the tender response of another Systems 
Integrator organisation, would this exclude us from: 
a)  Being engaged for other WPIT work in any other capacity?  
b)  Other non WPIT / SI work? 
Answer 2: 
No, to both questions. Nothing in the SI RFT prevents a Tenderer or a subcontractor of a 
Tenderer from being engaged for: 
a)  other WPIT work in any other capacity; or  
b)  other non WPIT / SI work. 
 
 
95 of 400


FOI LEX 39604
  Addendum 
 
ADDENDUM NUMBER: 20 
RFT NUMBER: RFT 1000401959 
REQUEST FOR TENDER (RFT) FOR THE PROCUREMENT OF A SYSTEMS 
INTEGRATOR PANEL 
 
In  accordance  with  clause  15  (Addenda  and  notices)  of  RFT  Number  1000401959,  the 
Department  of  Human  Services  is  advising  Tenderers  of  the  receipt  of,  and  answers  to 
questions received on this RFT. 
 
Question 20: 
What  is  the  scope  of  the  WPIT  Programme?  Could  systems  developed  for  the  WPIT 
Programme  be  utilised  for  other  departmental  programmes,  such  as  health-related 
programmes or Child Support Scheme Payments? 
 
Answer 1: 
The WPIT Programme is primarily focussed on business transformation for the delivery of 
Payments  and  associated  services  (that  is,  welfare  or  other  comparable  government 
programme  disbursements  paid  to  Customers  by  or  on  behalf  of  the  department  or  the 
Department of Veterans’ Affairs).  
The WPIT Programme does not directly include the department’s health-related programmes 
or  Child  Support  Scheme  payments,  services  or  systems.  However,  the  future  System 
developed by the WPIT Programme wil  need to have the ability to interact with these systems 
and other health and welfare systems such as Aged Care, Child Care and National Disability 
Insurance  Scheme  (NDIS)  and  Child  Support  Scheme  payment  systems,  including  the 
exchange of data. These interfaces therefore wil  need to be part of the System’s design. For 
more  information, Tenderers  should refer  to  Part  2  –  Scope  and  Rationale  for  Change of 
Attachment H – Programme Overview.  
While  the  System  wil   be  developed  specifically  for  the  delivery  of  welfare  Payments  and 
associated services in the first instance, the department may use parts of the System, or the 
whole System, for other departmental purposes. 
 
96 of 400




FOI LEX 39604
  Addendum 
 
ADDENDUM NUMBER: 22   
RFT NUMBER: RFT 1000401959 
REQUEST FOR TENDER (RFT) FOR THE PROCUREMENT OF A SYSTEMS 
INTEGRATOR PANEL 
 
In  accordance  with  clause  15  (Addenda  and  notices)  of  RFT  Number  1000401959,  the 
Department  of  Human  Services  is  advising  Tenderers  of  the  receipt  of,  and  answers  to 
questions received on this RFT. 
 
Question 1: 
When entering pricing into “At achment F Pricing Schedule, Labour Rates tab”, the GST for 
the offshore rows is a greyed out cell (but an enterable field).  The formula in the total ‘per day 
labour rate’ column does calculate the GST component.  Can you please confirm that it is 
acceptable to enter the GST value for of shore resources into this greyed-out field, or are there 
other instructions we should be following given GST is chargeable on all resources. 
Answer 1: 
Where a Tenderer intends to apply GST to offshore rates, it should note that GST is applicable, 
and the percentage rate to be applied,  in the comments column of Table 1.1 Labour Rates 
for  the  roles  and  capabilities  required  for  the  WPIT  Programme  and  Table  1.2  Additional 
Recommended Roles and labour rates (if applicable). 
Any additional information on the application of GST to offshore rates should be included in 
Table 1.3 
 
98 of 400


FOI LEX 39604
  Addendum 
 
ADDENDUM NUMBER: 23 
RFT NUMBER: RFT 1000401959 
REQUEST FOR TENDER (RFT) FOR THE PROCUREMENT OF A SYSTEMS 
INTEGRATOR PANEL 
 
In  accordance  with  clause  15  (Addenda  and  notices)  of  RFT  Number  1000401959,  the 
Department  of  Human  Services  is  advising  Tenderers  of  the  receipt  of,  and  answers  to 
questions received on this RFT. 
 
 
Answer 1 of Addendum 22 was published in error. 
 
Please disregard Answer 1 of Addendum 22. Please be advised that this answer is the correct 
answer to Question 1.  
 
Question 1: 
When entering pricing into “At achment F Pricing Schedule, Labour Rates tab”, the GST for 
the offshore rows is a greyed out cell (but an enterable field).  The formula in the total ‘per day 
labour rate’ column does calculate the GST component.  Can you please confirm that it is 
acceptable to enter the GST value for of shore resources into this greyed-out field, or are there 
other instructions we should be following given GST is chargeable on all resources. 
Answer 1: 
Where a Tenderer intends to apply GST to offshore rates, it should note that GST is applicable, 
and the percentage rate to be applied,  in the comments column of Table 1.1 Labour Rates 
for  the  roles  and  capabilities  required  for  the  WPIT  Programme  and  Table  1.2  Additional 
Recommended Roles and labour rates (if applicable). 
Any additional information on the application of GST to offshore rates should be included in 
Table 1.3. 
Tenderers should rely on their own tax advice in connection with the applicability or otherwise 
of Australian taxes such as Goods and Services Tax to the services they offer. 
 
 
99 of 400


FOI LEX 39604
 
 
 
 
 
 
 
 
Request for Tender (RFT) for the procurement of a Systems 
Integrator Panel 
 
 
 
RFT No:   
 
1000401959 
Contact:  
 
[email address]  
Release Date: 
 
1 August 2016 
Closing Date: 
 
26 August 2016 
Closing Time: 
 
2:00pm AEST 
Lodgement Address: 
Tenders must be lodged electronically via AusTender (see Section 16, AusTender).  
 
 
 
 
 
 
 
 
100 of 400


FOI LEX 39604
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
This page is intentionally left blank.
101 of 400